h A mtJ Deze afbeelding is een eerste schets voor een dubbele pagina - met een col lage van foto's, etiketten en tekeningen - in het Heineken jaarverslag 1984. Ook het vorige jaarverslag bevatte enkele collages. Het jaarverslag 1982 werd geïllustreerd met aquarellen van Mart Kempers. Foto's van de New Yorkse fotograaf Art Kane vormden het jaar daarvoor de illustraties. Ook met die artistieke aankleding houdt de jaarverslagcommissie zich bezig. tekstleveranciers' grafische blokken'. Europa, Azië/ Oceanië, het Westelijk Halfrond en Afrika leveren elk hun eigen tekstbij drage. De reactie die ontstaat als wordt gevraagd om de tekstuele bijdrage van bijvoorbeeld Europa laat zich nog het beste vergelijken met een steen die in een vijver wordt geworpen. De cirkel breidt zich steeds verder uit. Want de activiteiten van Heineken in Europa zijn legio en vinden in tal van landen plaats. Een groot aantal mensen wordt op alle vestigingen ingeschakeld om de informatie van al de verschillende onderdelen - zoals bijvoorbeeld de pro- duktie, research, verpakken, afzet in de horeca en in de thuisverbruikmarkt, export, etc. - aan te dragen aan de hoofdleveranciers die op hun beurt weer de commissie van tekstmateriaal voorzien. Afstemmen Dat verklaart ook de uitspraak van de heer Kappelle dat een 'heel leger van tekstleveranciers' meewerkt aan het jaarverslag, want van alle kanten wordt het materiaal aangedragen. En het verklaart ook waarom de commis sie de kunst van afwegen en afstem men goed moet beheersen. Zo niet, dan zou het jaarverslag zo uitgebreid en detaillistisch worden dat het amper meer leesbaar zou zijn. Om juist die leesbaarheid te bevorde ren worden veel bijdragen door de commissie herschreven. Die bijdra gen, aangeleverd in verschillende talen, lopen nogal uiteen wat lengte en stijl betreft. Die moeten dus tot één verhaal verwerkt worden. Waarbij enerzijds doublures door de commissie geschrapt worden en waarbij de com missie er tevens op moet toezien dat alle punten van belang aan de orde komen. Sommige zaken moeten zelfs wettelijk verplicht in het jaarverslag opgenomen worden. Voordat de leiding van het concern zich kan vinden in de uiteindelijk op te nemen tekst, zijn er al zeker vijf con cept-teksten besproken. Is dat stadium eenmaal afgerond, dan worden de eer ste drukproeven vervaardigd. Ook daarin worden weer tal van wijzigin gen, verbeteringen en correcties aan gebracht alvorens ze worden goedge keurd. Het jaarverslag heeft dan al in grote lijnen de definitieve vorm aange nomen, zij het dat de zo belangrijke jaarrekening nog ontbreekt. Het stra mien voor dat deel van het jaarverslag is wel bekend, maar in afwachting van de jaarcijfers zijn in alle tabellen alleen nog maar 'nullen' opgenomen. Ook de grafieken zijn in dat stadium nog niet op maat gesneden. Jaarrekening Het vergaren van alle cijfers van de bedrijven over de gehele wereld om de jaarrekening samen te stellen is een zeer intensieve bezigheid. Al halver wege het jaar worden formulieren met uitleg naar alle vestigingen gestuurd. Die formulieren - verkrijgbaar in drie talen - zijn zo opgesteld dat al rekening is gehouden met de specifieke Heine ken situatie en nationale en internatio nale richtlijnen. Toch vereist het een goede instructie en veelvuldig schrifte lijk en mondeling contact om al die for mulieren overal op de juiste wijze te laten invullen. Mede doordat door de vertaling in de eigen landstaal over en weer interpretatie-verschillen kunnen ontstaan. Ook de per land wisselende wijzen waarop men bijvoorbeeld de accijnzen vaststelt en berekent, en het werken met verschillende valuta maken dit werk tot een complexe materie. Degenen die bij Heineken dit werk ver richten, hebben 't met name in decem ber, januari en februari erg druk. Dan komt al het cijfermateriaal binnen, en dat moet op de realiteitswaarde onder zocht worden. Alleen op die manier kan immers een betrouwbaar jaarver slag tot stand worden gebracht, waar de register-accountant zijn goedkeu ring aan kan geven. En dat een jaarver slag met een accountants-verklaring wordt gepubliceerd is een wettelijke eis. Lezerskring Die accountants-verklaring is in feite het laatste stukje ontbrekende tekst voor het jaarverslag. Als dan echt al het materiaal binnen is, kan de druk pers in werking worden gezet. Niet meteen in een razend tempo, want menig jaarverslag - en ook dat van Hei neken - is werkelijk een hoogstandje wat betreft de druktechnische uitvoe ring. Om al die kleurige en fraai vorm gegeven pagina's te vermenigvuldigen (voor Heineken hebben we het dan over een oplage van het jaarverslag van meer dan 10.000 stuks) vraagt de nodige precisie en vooral vakman schap van de drukkerij. Het zijn gespe cialiseerde bedrijven die zich met dit werk bezighouden. Behalve kwalita tief hoogaangeschreven is het ook een vertrouwensambacht waarbij een geheimhoudingsplicht geldt. Die geldt trouwens voor iedereen die nauw betrokken is bij de vervaardiging van het jaarverslag. In het algemeen wordt nog weieens kri tiek geuit op de luxueuze uitvoering van jaarverslagen. Een veelgehoorde kreet in dat kader is bijvoorbeeld 'pres tige-object'Daar staat tegenover dat degenen die zo een jaarverslag lezen - aandeelhoudersbeleggings-deskundi- gen, overheden, universiteiten, perso neel etc. - daar toch zekere eisen aan stellen. Van een groot concern dat kwa- liteitsprodukten brengt verwacht men een jaarverslag dat kwaliteit uitstraalt en waaraan met veel aandacht en inzet is gewerkt. En dat het daaraan niet ont breekt, hebben we met het boven staande willen aantonen. 21

Jaarverslagen en Personeelsbladen Heineken

Vers van 't Vat | 1985 | | pagina 21