"Een heel leger van tekstleveranciers" zo luidt het korte, krachtige antwoord van mr. J.Th. Kappelle (Hoofd Concern Public Relations) op de vraag wie de schrijvers zijn van het Heineken jaarverslag. Op 10 april wordt het jaarverslag over 1984 openbaar gemaakt als in de namiddag de Raad van Bestuur aanwezig is bij een persconferentie waarbij dat verslag centraal staat. Iets meer dan twee weken later vindt de jaarlijkse algemene vergadering van aandeelhouders plaats en daar vormt het verslag over het boekjaar 1984 het voornaamste agendapunt. TOTSTANDKOMING HEINEKEN JAARVERSLAG "Met een heel leger Die twee gebeurtenissen - aandeelhoudersvergadering èn persconferentie - worden halverwege het jaar geëva lueerd door de jaarverslagcommissie (waarover straks meer) die dan alweer aan het werk gaat voor het volgende jaarverslag. Want hoewel dat circa vijf tig pagina's tellende boekwerk maar eenmaal per jaar verschijnt, gaat er aanmerkelijk meer werk en organisa tie schuil achter de totstandkoming dan menigeen vermoedt. Om die reden heeft Heineken, zoals trouwens veel grote ondernemingen, een jaar verslagcommissie in het leven geroe pen waar dat werk wordt gepland, gecoördineerd en uitgevoerd. Vijf personen hebben zitting in deze commissie. De al eerder genoemde heer Kappelle, mw. F.N. Tjaarda (plaatsvervangend Hoofd Concern PR), H.A.H. Verlinden (Hoofd Con cern Verslaggeving), J.C. van de Mer- bel (Hoofd Externe Verslaggeving en Concern Administratie) en drs. H. Mock, een externe adviseur die aan het hoofd staat van een bureau voor public relations op financieel gebied. Reacties Zoals eerder al aangegeven komt de jaarverslagcommissie kort na de aan deelhoudersvergadering alweer bijeen om zich te buigen over de verschijning van het eerstvolgende jaarverslag. Dan wordt vooral bekeken hoe het net verschenen jaarverslag is ontvangen door alle belanghebbendenMet name de reacties van de aandeelhouders en de artikelen die naar aanleiding van het jaarverslag zijn verschenen in de fianciële pers wegen zwaar voor de commissie. In de volgende uitgave pro beert men zoveel mogelijk rekening te houden met die opmerkingen. Tijdschema Zo halverwege de zomer stelt de jaar verslagcommissie het tijdschema op. De totstandkoming van het jaarverslag doorloopt namelijk zowel intern als extern zoveel stappen - denk daarbij aan o.a. de drukkerijde zetters, vorm gevers, illustratoren, vertalers, foto grafen etc. - dat een strak tijdschema een eerste vereiste is. En het opstellen van dat schema is vooral een kwestie van terugrekenen. Vast uitgangspunt is de datum waarop de aandeelhouders- De jaarverslag commissie bijeen. Overigens niet compleetwant extern adviseur drs. H. Mock ont breekt op de foto. Vooraan zitten H.A.H. Verlinden (rechts) en J.C. van de Merbel. Daarachter zitten mw. F.N. Tjaarda en J.Th. Kappelle. vergadering wordt gehouden. Statu tair is vastgelegd hoeveel dagen vóór die vergadering het jaarverslag open baar moet zijn, zodat de aandeelhou ders de mogelijkheid hebben om het jaarverslag en vooral de cijfers te bestuderen voorafgaande aan de jaar vergadering. Die ene datum is bindend voor de drukkerij, want dan moet het druk werk klaar zijn. Voor tal van anderen ligt de sluitingtermijn waarop hun aan deel klaar moet zijn al veel eerder. De drukker immers kan pas met het eigen lijke drukken aan de slag als het kant en-klare manuscript bij hem is aangele verd. Dus als hij de beschikking heeft over de goedgekeurde en correcte tek sten, en de juiste vertalingen daarvan (het jaarverslag verschijnt ook in een Engelse en een Franse versie). Ook de foto's en illustraties en de gehele vorm geving moeten 'persklaar' zijn als ze voor de definitieve versie van het jaar verslag aangeleverd worden. Concepten Voordat het sein voor de drukker op groen wordt gezet, zijn er al heel wat concepten door de commissie gemaakt. Naast coördineren, afstem men, eenheid aanbrengen, afwegingen maken en zorgen voor één stijl en cor rect Nederlands is het ook een taak voor de commissie om tekst weg te laten. Dat lijkt op het eerste gezicht wat vreemd, maar dat is het allerminst. De oorzaak daarvan zit 'm in het feit dat er ontzettend veel tekstmateriaal wordt aangedragenwaarvan maar een klein gedeelte wordt gebruikt. Voor het Heineken jaarverslag wordt de basistekst aangeleverd door een tiental 'hoofdleveranciers' die binnen hun eigen organisatie verder afdalen om alle informatie te vergaren. Export levert een deel aan, zoals ook Marke ting dat doet evenals Financiën en Sociale Zaken. De grootste leveran ciers zijn echter de verschillende 'geo- 120

Jaarverslagen en Personeelsbladen Heineken

Vers van 't Vat | 1985 | | pagina 20