Vrumona B.V.
Doe niet via Via wat je zelf direkt kunt doen
Ook in Bunnik is men hard op weg de informati
sering te decentraliseren. Ook hier wordt eerst
gewerkt aan de vervanging en uitbreiding van
de (centrale) Zoeterwoudse systemen, waarna
het de bedoeling is tot vernieuwingen, nieuwe
ontwikkelingen, te komen. Evenals in Zoeter-
meer staat hier een (centrale) computer, sys
teem 38. In januari 1988 hoopt men het groot
ste deel van de huidige centrale systemen
overgebracht te hebben naar Bunnik. Het sala
rissysteem en het personeelsinformatiesys
teem blijven, op voorschrift van Heineken Ne
derlands Beheer, in Zoeterwoude. Onder het
motto "Wat goed is voor een organisatie van
5.000 mensen, hoeft dat nog niet te zijn voor
een organisatie met 500 medewerkersmaakt
men in Bunnik systemen die passen bij de Vru
mona schaalgrootte.
De kantoorautomatisering, die nu 40 gebrui
kers kent, zal uitgebreid worden, zodat erin de
toekomst 80 medewerkers mee gaan werken.
Het is de gebruiker die bepaalt wat er moet ge
beuren: bijvoorbeeld de administratie heeft
zelf de touwtjes in handen op het informatise
ringsterrein: beeldbuizen, afdrukmachine en
het zelf bepalen wanneer "de maand wordt af
gesloten en overzichten worden vervaardigd.
Bij Vrumona is men er alert op dat qua informa
tisering er daadwerkelijk gedecentraliseerd
wordt en dat niet domweg opnieuw gecentrali
seerd wordt, maar dan één niveau lager! Dat
heeft de kreet "Doe niet via Via wat uzelf direct
kunt doen" opgeleverd. Terverduidelijking: Via
staat voor Vrumona Informatie/Automatise
ring. Door invoering van informatiesystemen
verandert de organisatie. Informatiestromen
beperken zich niet tot afzonderlijke afdelingen
maar doorbreken juist de afdelingsgrenzen die
tussen afdelingen opgeworpen zijn. Medewer
kers zullen zelf gaan ontdekken dat herverde
ling van taken over afdelingen belangrijk is.
Mensen moeten groeien naar die verandering
in taken. Belangrijk is dat voor het acceptatie
proces de tijd wordt genomen. Liever een half
jaar waarin schijnbaar niets gebeurt, maar
waarin het ondertussen "gist" in de organisa- f
tie, dan veel langere vertragingen doordat
mensen zich "veranderden" in plaats van
zich "veranderaars" voelen. 9
In principe wordt er in Bunnik niet gekozen
voor het plaatsen van grote aantallen p.c. 's. Op
enkele korte termijn uitzonderingen na, wordt f
gewerkt via systeem 38 op terminals. In Bunnik
is men van mening dat p.c. 's vele nadelen be-
zitten, waarvan de belangrijkste is dat elke p.c.
op zijn eigen werkgebied informatiestromen
beheerst, terwijl een medewerker op een an-
der werkgebied veel baat zou kunnen hebben
bij die informatie, die echter niet voor hem be
schikbaar is. "Informatiestromen gaan niet f
door muren heenwordt treffend opgemerkt
bij Vrumona.
Met terminals aangesloten op systeem 38 is f
men ervan overtuigd meer communicatiemo
gelijkheden te hebben. Ondermeer met tekst
verwerking, spread-sheet, kaartenbak, elec-
tronische post, agenda en gebruikersopvraag-
taal, die in samenhang met de door de formele
systemen in de computer gebrachte gegevens
kunnen worden gebruikt. Hierbij is systeem 38
een personal computer voor veel personen te-
gelijk. Onderkend wordt dat het in eerste in
stantie eenvoudiger lijkt personal computers in
te voeren. Het veranderingsproces in de orga-
nisatie door de informatisering staat bij Vrumo
na echter voorop, niet slechts een ogenschijn
lijk snelle invoering. Medewerkers gebruiken 0
samen een hulpmiddel en komen, via dat hulp
middel, er achter dat taken en werkwijzen gaan
veranderen. 0
Echter, als een werkwijze niet goed is en men
gaat het werk toch automatiseren, dan zal het
sneller fout gaan, en niet beter. Door goede be-
geleiding en opleiding en het vroegtijdig be
trekken van de medewerkers wordt verwacht
dat (bijna) iedereen in staat zal zijn mee te gaan
in het veranderingsproces.
