helder,
maar wel even wennen
Praktijkervaringen
Optimaliseren
Rutger Kleinmann
Richard Lieuwes
module begon met een terugblik op de vorige, waarin we vroe
gen hoe medewerkers de nieuwe manier van werken hadden
ervaren", vertelt ze. "De tijd tussen de trainingen was niet altijd
voldoende om de nieuwe manier van werken toe te passen."
Jacob de Kempenaer, projectleider van het project 'Borging
Fundament Vuurtoren': "Het is niet altijd makkelijkje oude ver
trouwde werkwijze los te laten, ook al is dat in het belang van de
organisatie", zegt hij. "Ik begrijp dat niet iedereen loopt te jui
chen. Maar uiteindelijk gaat het erom dat we het beste resultaat
halen."
Waarin wijken de nieuwe werkprocessen af van de oude en hoe
hielp de opleiding bij die veranderingen? "Op zichzelf verandert
mijn werk niet eens zo sterk", aldus Richard Lieuwes, horecaver-
tegenwoordiger bij Heineken Brouwerijen Drachten. "Alles moet
nu alleen volgens standaardprocedures. Tijdens de opleiding is
uitgelegd wat er is veranderd en hoe de nieuwe aanpak in elkaar
steekt. Ik moet bijvoorbeeld veel meer aan mijn commercieel
assistent overlaten, met name de planning. Dat lukt nog niet
altijd. "Kijk, die nieuwe werkprocessen zijn helder, maar het is
voor iedereen wennen. Niet alles loopt van de ene op de andere
dag goed. Ik neem wel eens een taak over om sneller te kunnen
handelen. Maar eigenlijk moet je dit zien te voorkomen."
Rutger Kleinmann bevestigt Richards lezing. Ook voor hem is de
grootste verandering de invoering van standaardprocedures
waarvan hij nog niet altijd het voordeel ziet. "Met name de com
municatie met TSO, de Technische Service Organisatie die ervoor
zorgt dat bijvoorbeeld de installaties in de horeca werken, is ver
anderd. Voorheen konden we vaak via-via wat regelen, tegen
woordig zijn overal formulieren voor. Ik geloof wel dat die unifor
me manier van werken uiteindelijk winst oplevert, maar
voorlopig ben ik er meer tijd aan kwijt."
"De vertegenwoordigers hebben meer tijd voor de klant, maar
de commercieel assistenten komen door hun taakuitbreiding
soms inderdaad tijd tekort", erkent Jacob. En dus wordt er de
komende tijd geschaafd. "We gaan nu de werkprocessen optima
liseren. Tijdens de opleiding is al veel aandacht besteed aan het
maken van rayon- en marktbewerkingsplannen - de basis voor
het planwerk van de commercieel assistenten en de bezoeken
van vertegenwoordigers aan klanten. Daarnaast is er in
Zoeterwoude een centraal punt ingericht waar iedereen wijzigin
gen in klantgegevens moet doorgeven. Dat scheelt vertegen
woordigers en commercieel assistenten veel tijd en het zorgt er
ook voor dat het aantal fouten in onze systemen drastisch
afneemt. En we zijn nog niet klaar: de komende periode blijven
we in nauw overleg met de 'key users' over mogelijke verbeterin
gen. Zo'n nieuwe werkwijze is best even wennen voor iedereen."
Vers van 't Vat, april 2005
