Noodzakelijke
integratie administraties
zorgvuldig proces
Het vorig jaar opgevatte plan om de Administraties Horeca en Financial Services HNBS in elkaar
te schuiven, werd ingegeven door de doelstelling een efficiency- en kwaliteitsslag te maken.
Dat in de bochtige weg naar de integratie de nodige valkuilen zitten en dat zorgvuldigheid en
snelheid niet altijd samengaan, vertellen Ed Prins (manager Financial Services) en Loek Werring
(National controller Horeca).
Kwaliteitsniveau handhaven
Tekst
Loes Iedema
De adviesaanvragen voor beide afdelingen werden in
november 2003 ingediend, maar het adviestraject duurde
lang en in maart 2004 kwam de COR pas met een advies.
Ed: "Het illustreert hoe complex het proces is en dat de
consequenties voor de ruim 200 medewerkers groot zijn."
Hij vervolgt: "Het overgrote deel van 2003 hebben we de
huidige werkprocessen en systemen bekeken. Hoe konden
we zaken efficiënter aanpakken? Activiteiten centraal
organiseren was een belangrijke voorwaarde, evenals
nieuwe software. Een belangrijke vraag was ook hoe de
afdeling er straks uit moet zien om de verbeterde
processen te operationaliseren. We hebben op een
behoorlijk detaillistisch niveau overlegd met de organisatie.
Bij Horeca deden we dat met de groepsleiders en bij
Financial Services met de hoofden administratie."
Loek: "Het overleg binnen Horeca heeft ertoe geleid dat
daar twee functies blijven bestaan: Debiteurenbeheerder
en Allround medewerker Administratie. Uit commerciële en
praktische overwegingen is het beter dat deze taken dicht
bij de commerciële organisatie blijven."
De horecaondernemers ontvangen straks al hun facturen
uit Zoeterwoude. "Dat zal niet zo'n schok voor ze zijn", zegt
Ed Prins
Heineken
Nederlands Beheer