Inkoop Vrumona wil
geld zien
De rol van de afdelingen Inkoop in de verschillende werkmaatschappijen verandert de
komende tijd radicaal. In het kader van Shared Services gaat een deel van de inkoopactiviteiten
naar HNBS en wordt de relatie met Corporate Purchasing (CP) veel intensiever. Het doel: kosten
besparen door centraal in te kopen. Maar wat blijft er aan werk over voor bijvoorbeeld de
afdeling Inkoop bij Vrumona? Dat weten Jeroen Tjepkema, Jeroen Preseun, Piet-Hein Timp, Petra
van Wijk en René Witvliet.
Geen wissewasjes meer
Kijken waar de winst zit
Management wil geld zien
Tekst
Arno Verbaas
De inkopers van Vrumona doen nu nog alles: van het
inkopen van uitzendwerk tot het afsluiten van grote
investeringscontracten met leveranciers van bijvoorbeeld
een afvullijn. Afwisselend, maar uit kostenoogpunt niet
altijd handig. Daarom verzorgt de Shared Services
organisatie (HNBS) inmiddels de inkoop van alle 'general
expense', ofwel algemene zaken die in alle
werkmaatschappijen worden gebruikt. Denk aan
bijvoorbeeld uitzendkrachten en kantoorartikelen.
Internationaal voert CP de prijsonderhandelingen voor
onder meer labels, kroonkurken en blik. Ook op andere
gebieden wordt meer en meer samengewerkt.
"Eigenlijk is onze afdeling in 2003 compleet vernieuwd",
vertelt manager Inkoop Jeroen Tjepkema. "Direct
ingekochte materialen en diensten bepalen meer dan 70
procent van de kostprijs binnen Vrumona. Dat is bijzonder
hoog. Tel daarbij het feit dat Vrumona in een vechtersmarkt
zit en het is duidelijk dat de impact van kostenbesparingen
bij Inkoop groot is. De afgelopen jaren hebben we de
afdeling dan ook drastisch geprofessionaliseerd. Nu zit er
een team van medewerkers met een gezonde 'business
attitude'. Elke dag zijn we bezig daadwerkelijk de kosten
omlaag te brengen, zodat het resultaat rechtstreeks
bijdraagt aan de financiële doelstellingen."
Zo worden momenteel zogenoemde raamcontracten met
leveranciers gesloten, waarin de commerciële afspraken
voor een langere periode worden vastgelegd. "Inkoop hoeft
zich niet meer te bekommeren om elk wissewasje.
Medewerkers kunnen rechtstreeks met een leverancier
contact opnemen als ze bepaalde producten willen
bestellen. Van 'bel en bestel' voor medewerkers zijn we
naar strategische inkoop gegaan", vat Jeroen Preseun de
omslag op de afdeling samen.
Als alles volgens plan loopt, zit eind 2004 meer dan de helft
van de inkoopomzet bij CP en HNBS. Het portfolio karton
(trays en dozen) en de 'compounds' (de siropen)
bijvoorbeeld. Wat voor de inkopers overblijft is de inkoop
van Vrumona-specifieke materialen als suiker, zoetstoffen,
plastic doppen en diensten als co-packing en
marktonderzoek. Heeft dit gevolgen voor de afdeling?
Jeroen Tjepkema: "Op korte termijn zeker niet. Je moet
gewoon de juiste activiteiten op de juist plaats leggen. We
voeren prijsonderhandelingen nu in samenwerking met
Zoeterwoude. Dat grotere volume levert direct
prijsvoordeel op. In Bunnik blijven we nog steeds de
daadwerkelijke contracten met leveranciers afsluiten, de
leverbetrouwbaarheid meten en meer kosten uit de keten
halen. Op termijn behalen we meer resultaat door de
bestaande wensen en eisen op het gebied van onder meer
logistiek, innovatie en productsamenstelling ter discussie te
stellen." Petra van Wijk: "Kostenbesparingen zitten overal.
Een andere bedrukking op een pak of een fles, een
leverancier die zijn processen verbetert, een efficiëntere
verpakkingsmethode. We beoordelen leveranciers
bijvoorbeeld al op de mate waarin ze daarover met ons
meedenken."
Inkoop speelt bij het realiseren van deze ketenbesparingen
weliswaar een belangrijke signalerende, maar zeker niet
altijd een leidende rol. Een multidisciplinaire benadering is
onmisbaar. Piet-Hein Timp: "Neem onze Bag In Box-
Heineken
