Selfbilling logische stap volgens leverancier A&R Carton
'Omgekeerde factuur'
Gegevens moeten kloppen
Leverancier van voorbedrukt karton A&R Carton in Sneek was niet verrast
toen Heineken vroeg of het bedrijf aan selfbilling wilde meewerken.
"Dit is nog maar het begin", zegt Jelle de Haan, verantwoordelijk voor de
ontvangst van 'omgekeerde facturen' bij zijn bedrijf. "De elektronische
marktplaatsen zijn straks heel gewoon. Het gaat steeds meer de kant op van
een gezamenlijke productieplanning, voorraadbeheer en distributie van
aanbieder en afnemer. Hoe efficiënter die informatiestroom, hoe beter."
A&R Carton werkt niet met het SAP-systeem dat Heineken gebruikt.
"Dat is ook niet nodig", zegt De Haan. "De elektronische marktplaatsen
zullen in de toekomst met allerlei tools toegankelijk zijn via internet."
Selfbilling levert A&R Carton nu nog weinig voordeel op, maar kost ook
geen tijd, zo bevestigt De Haan. "De controle van wat er is geleverd,
liep onder meer via de factuur. Die controle is weggevallen. De aandacht
richt zich nu meer op de pakbon ofwel het verzenddocument waarin
precies staat wat er de deur uitgaat. Tot nu toe zijn daar geen
misverstanden over ontstaan tussen ons en Heineken."
Vers van 't Vat, juni 2003
Senior medewerker Floris van der Hulst van Financial Services in
Zoeterwoude legt nog even uit hoe het normaal gesproken gaat.
"Als Heineken tien orders plaatst, krijg je tien facturen.
Dat betekent ook tien keer controleren of de goederen zijn
ontvangen. Daarna moeten we de facturen inboeken, zodanig
dat ze te verwerken zijn voor het SAP-systeem van Heineken.
Daar ben je al gauw een aantal minuten per factuur mee bezig."
Laat de leverancier alles zoveel mogelijk op één factuur zetten,
zou je zeggen. Maar nee, dat heeft weer andere nadelen.
Van der Hulst: "Heb je een twistpunt over één onderdeeltje van
zo'n factuur, dan moet Heineken de betaling van de hele factuur
ophouden. Dat is nogal vervelend voor de leverancier.
Bovendien is zo'n grote verzamelfactuur voor ons niet altijd te
hanteren. We winnen er niet veel tijd mee, want de
ontvangstcontrole duurt net zo lang als met aparte facturen."
De oplossing is selfbilling, de 'doe-het-zelf-factuur' of, beter
gezegd, de 'omgekeerde factuur'. De leverancier stuurt alleen
een pakbon mee waarop de goederen staan vermeld.
Vervolgens maakt Heineken zelf een omgekeerde factuur voor
de leverancier, op grond van wat er feitelijk is binnengekomen.
Dit scheelt veel tijd, omdat de facturen die Heineken maakt,
meteen bijna automatisch uit het SAP-systeem voortkomen.
SAP is nog lang geen gemeengoed voor alle inkoopstromen
binnen Heineken Nederland, maar al wel bij de inkoop en
ontvangst van verpakkingsmateriaal. Vandaar dat enige tijd
geleden met een van de leveranciers, A&R Carton in Sneek,
een test is opgezet door de sectie kartonnen verpakkingen van
Purchasing en Sourcing Management in Zoeterwoude,
samen met Financial Services en BSS.
De test met selfbilling richting A&R Carton is op 2 juni gestart.
Department manager kartonnen verpakkingen Aaltje Heinsius:
"Het is de bedoeling dat de komende jaren ook General Expense,
Zeevracht en Grondstoffen mee gaan doen. Die werken nu nog
met andere systemen."
Uit een enquête onder leveranciers bleek dat dertig procent
ervaring heeft met klanten die zelf een factuur versturen.
"Toch wil Heineken niet alleen met deze leveranciers werken,
want ervaring met selfbilling zegt niet alles. Minstens zo
belangrijk is dat het huidige factureerproces ook goed verloopt",
zegt Van der Hulst. Als er regelmatig problemen zijn met de
traditionele manier van factureren, is het volgens Aaltje Heinsius
bijna zeker dat selfbilling dit niet oplost. "Als de gegevens van de
leverancier of van ons niet kloppen, geeft dit alleen maar extra
werk aan beide kanten."
A&R Carton in Sneek, de grootste leverancier van voorbedrukt
karton, is de eerste die meedoet. Het bedrijf had nog geen
ervaring met selfbilling, maar verzond in het verleden wel
betrouwbare facturen. Daarom vertrouwt Heineken erop dat het
factureerproces net zo soepel zal verlopen.