Selfbilling logische stap volgens leverancier A&R Carton 'Omgekeerde factuur' Gegevens moeten kloppen Leverancier van voorbedrukt karton A&R Carton in Sneek was niet verrast toen Heineken vroeg of het bedrijf aan selfbilling wilde meewerken. "Dit is nog maar het begin", zegt Jelle de Haan, verantwoordelijk voor de ontvangst van 'omgekeerde facturen' bij zijn bedrijf. "De elektronische marktplaatsen zijn straks heel gewoon. Het gaat steeds meer de kant op van een gezamenlijke productieplanning, voorraadbeheer en distributie van aanbieder en afnemer. Hoe efficiënter die informatiestroom, hoe beter." A&R Carton werkt niet met het SAP-systeem dat Heineken gebruikt. "Dat is ook niet nodig", zegt De Haan. "De elektronische marktplaatsen zullen in de toekomst met allerlei tools toegankelijk zijn via internet." Selfbilling levert A&R Carton nu nog weinig voordeel op, maar kost ook geen tijd, zo bevestigt De Haan. "De controle van wat er is geleverd, liep onder meer via de factuur. Die controle is weggevallen. De aandacht richt zich nu meer op de pakbon ofwel het verzenddocument waarin precies staat wat er de deur uitgaat. Tot nu toe zijn daar geen misverstanden over ontstaan tussen ons en Heineken." Vers van 't Vat, juni 2003 Senior medewerker Floris van der Hulst van Financial Services in Zoeterwoude legt nog even uit hoe het normaal gesproken gaat. "Als Heineken tien orders plaatst, krijg je tien facturen. Dat betekent ook tien keer controleren of de goederen zijn ontvangen. Daarna moeten we de facturen inboeken, zodanig dat ze te verwerken zijn voor het SAP-systeem van Heineken. Daar ben je al gauw een aantal minuten per factuur mee bezig." Laat de leverancier alles zoveel mogelijk op één factuur zetten, zou je zeggen. Maar nee, dat heeft weer andere nadelen. Van der Hulst: "Heb je een twistpunt over één onderdeeltje van zo'n factuur, dan moet Heineken de betaling van de hele factuur ophouden. Dat is nogal vervelend voor de leverancier. Bovendien is zo'n grote verzamelfactuur voor ons niet altijd te hanteren. We winnen er niet veel tijd mee, want de ontvangstcontrole duurt net zo lang als met aparte facturen." De oplossing is selfbilling, de 'doe-het-zelf-factuur' of, beter gezegd, de 'omgekeerde factuur'. De leverancier stuurt alleen een pakbon mee waarop de goederen staan vermeld. Vervolgens maakt Heineken zelf een omgekeerde factuur voor de leverancier, op grond van wat er feitelijk is binnengekomen. Dit scheelt veel tijd, omdat de facturen die Heineken maakt, meteen bijna automatisch uit het SAP-systeem voortkomen. SAP is nog lang geen gemeengoed voor alle inkoopstromen binnen Heineken Nederland, maar al wel bij de inkoop en ontvangst van verpakkingsmateriaal. Vandaar dat enige tijd geleden met een van de leveranciers, A&R Carton in Sneek, een test is opgezet door de sectie kartonnen verpakkingen van Purchasing en Sourcing Management in Zoeterwoude, samen met Financial Services en BSS. De test met selfbilling richting A&R Carton is op 2 juni gestart. Department manager kartonnen verpakkingen Aaltje Heinsius: "Het is de bedoeling dat de komende jaren ook General Expense, Zeevracht en Grondstoffen mee gaan doen. Die werken nu nog met andere systemen." Uit een enquête onder leveranciers bleek dat dertig procent ervaring heeft met klanten die zelf een factuur versturen. "Toch wil Heineken niet alleen met deze leveranciers werken, want ervaring met selfbilling zegt niet alles. Minstens zo belangrijk is dat het huidige factureerproces ook goed verloopt", zegt Van der Hulst. Als er regelmatig problemen zijn met de traditionele manier van factureren, is het volgens Aaltje Heinsius bijna zeker dat selfbilling dit niet oplost. "Als de gegevens van de leverancier of van ons niet kloppen, geeft dit alleen maar extra werk aan beide kanten." A&R Carton in Sneek, de grootste leverancier van voorbedrukt karton, is de eerste die meedoet. Het bedrijf had nog geen ervaring met selfbilling, maar verzond in het verleden wel betrouwbare facturen. Daarom vertrouwt Heineken erop dat het factureerproces net zo soepel zal verlopen.

Jaarverslagen en Personeelsbladen Heineken

Vers van 't Vat | 2003 | | pagina 13