Boekhouden nieuwe stijl
Jullie gaan dus over de centen?
Wat is er dan zo modern?
Waarom zijn de accountteams gevormd?
Heineken brouwt heerlijk bier, maar zonder
solide financiële basis zou daar maar bar weinig
van terechtkomen. Voor die basis zorgen de
mensen van Financial Services. De afdeling is
onderdeel van Administrative Services
Finance. Binnen Financial Services zijn drie
accountteams actief: voor Heineken Nederland
Supply, Heineken Nederland Business Services
en Heineken Brouwerijen. Ed Prins, Richard
Beukhof en Emil Affourtit, over het nut van een
goede financiële administratie.
"Wij bemoeien ons juist niet met geld. Onze functie is niet het
geven van financieel advies. Wij gaan ervan uit dat klanten hun
budget heel goed zelf kunnen bewaken. Mochten ze daarbij
hulp nodig hebben, dan kunnen ze terecht bij bijvoorbeeld de
fiscale juristen en de verzekeringsadviseurs van Administrative
Services Finance. Wij houden voor onze klanten de
verschillende geldstromen in de gaten. Eigenlijk zijn we op een
moderne manier aan het boekhouden."
"We houden ons tegenwoordig actief bezig met de verbetering
van bepaalde processen. Daarvoor sluiten we met onze klanten
zogenoemde 'service level agreements'. Dat wil zeggen dat we
zwart op wit afspraken vastleggen over het niveau van onze
dienstverlening. Een factuur bijvoorbeeld moet binnen
vierentwintig uur op juistheid zijn gecontroleerd. 'Matchen',
noemen wij dat. Maar om dat te kunnen doen, moeten de
goederen op die factuur op tijd zijn ingeboekt. We zijn dus
mede afhankelijk van wat anderen doen. Kunnen wij ons niet
aan zo'n afspraak houden, dan hebben we een probleem.
In overleg met de betreffende klant moeten we ervoor zorgen
dat het proces beter gaat lopen.
Modern is ook, dat we niet meer domweg alleen vóór,
maar juist ook mét onze klanten werken. We ontplooien in
samenwerking met hen nieuwe initiatieven. Zo zijn we met
onze klant HNS bezig met het project 'self-billing'. Self-billing wil
eigenlijk zeggen dat niet de leveranciers, maar wijzelf facturen
opstellen. Nu is het zo, dat een leverancier goederen of
diensten levert en daarvoor een rekening stuurt. Wij willen
naar een ander systeem. Zodra wij iets geleverd krijgen, sturen
we de leverancier een creditnota, die automatisch wordt
betaald. Voorlopig concentreren we ons daarbij op vijftig tot
zestig grote leveranciers. Geen kleinigheid, als je bedenkt dat
wij per jaar ongeveer 80.000 inkoopfacturen behandelen.
Self-billing is bij onze collega's in Spanje al een succes: van de
60.000 facturen wordt daar tachtig procent via self-billing
voldaan."
"In de eerste plaats natuurlijk vanuit de servicegedachte.
De mensen in de verschillende teams zijn expert op het
gebied van hun klant. Het accountteam voor Heineken
Brouwerijen bijvoorbeeld heeft regelmatig contact met hun
klant in Leidschendam. Tijdens die gesprekken komen
ontwikkelingen, die nu lopen of in de toekomst mogelijk
Heineken
Nederlands Beheer
Tekst Wilma Gertenaar en Arno Verbaas