Kosten
met zakenreizen
Terwijl bij veel bedrijven het vliegen kort na de
aanslagen van 11 september een dieptepunt beleefde,
was het bij onze onderneming ook na die bewuste datum
wat vliegreizen betreft 'business as usual'. Bij Heineken
wordt per jaar voor miljoenen euro's gevlogen, tegen zo
gunstig mogelijke tarieven. De afdeling Travel zorgt in
samenwerking met de externe reisagent ATP Online voor
gunstige contracten en realiseert zo aanzienlijke
kostenbesparingen.
Kostenverlagend
Elektronisch boeken
Heineken
Tekst Marguerite de Ruijter
besparen
Travel dat deel uitmaakt van de afdeling General Expenses van
Corporate Purchasing in Zoeterwoude, werd in eerste instantie
als project opgestart. "We kregen van de Purchasing Board de
opdracht om binnen de Nederlandse werkmaatschappijen de
hoog oplopende kosten van zakenreizen tegen te gaan en het
kwaliteitsniveau van het zakelijk reizen te verhogen.
Uitgangspunten daarbij waren onder meer een grote mate van
flexibiliteit van reiziger en organisatie, maar ook het
realiseren van kostenbesparingen door goede
contractonderhandelingen en interne procesverbeteringen",
vertelt accountmanager Travel Leonie Geenen.
"De eerste aanpak bestond eruit de operationele
reisactiviteiten door één reisagent te laten uitvoeren in plaats
van twee. Dat leverde voordelen op: we kregen te maken met
één aanspreekpunt, één administratie en één eenduidig
managementinformatiesysteem. Helaas bleek de reisagent die
in 2000 hiervoor was uitgekozen, geen gelukkige keuze. Na
een jaar van vallen en opstaan, waarbij we vooral hebben
geleerd hoe het niet moet, zijn we in mei 2001 met een
nieuwe reisagent in zee gegaan: ATP Online. Deze externe
reisagent verzorgt de boekingen en bemant de voormalige
interne reisbureaus van Heineken in Amsterdam en
Zoeterwoude met elk één ATP'er. Zij zijn hier elke dag
aanwezig, boeken ook reizen en onderhouden nauw contact
met hun ATP-collega's die vanaf Schiphol-Rijk voor Heineken
werken. Annemarie Ammerlaan houdt op operationeel gebied
als Heineken Travel Operations manager het toezicht op ATP
en is meteen de Heineken-'vraagbaak' voor zowel ATP als onze
eigen medewerkers."
Travel heeft er het afgelopen jaar voor gezorgd, dat de kosten
van het zakelijk reizen voor Heineken zijn verlaagd. Leonie:
"Er zijn contracten gesloten voor onze belangrijkste
bestemmingen met diverse luchtvaartmaatschappijen,
wat aanzienlijke besparingen oplevert. Ook hebben we
hotelcontracten in Nederland gebundeld in het
boekingssysteem van onze reisagent. Daarnaast is er een
helder managementinformatiesysteem opgezet, zodat de
kosten van het zakelijk reizen per werkmaatschappij
zichtbaar worden."
Maar er liggen meer besparingen voor het grijpen:
"Wij willen in de toekomst nauwer gaan samenwerken met de
buitenlandse werkmaatschappijen van Heineken om door
bundeling van inkoopkracht nog betere contracten te kunnen
sluiten. Verder zou het mooi zijn als onze afdeling Travel tijdig
op de hoogte wordt gebracht van verwacht intensief
vliegverkeer op bepaalde bestemmingen. Daarbij valt te
denken aan nieuwbouw of uitbreiding van brouwerijen, grote
congressen, beurzen, enzovoort. Zo konden wij vorig jaar
gunstig inspelen op de bouw van de nieuwe brouwerij in
Nigeria."
Het is de bedoeling dat medewerkers in de toekomst hun reis
ook elektronisch kunnen boeken. "In dat kader zijn wij onlangs
een pilot gestart onder secretaresses met een elektronisch
boekingssysteem, Ticket Window genaamd. Zij kunnen met dit
systeem sneller en effectiever een reisaanvraag doen, die de
reisagent dan weer verder verwerkt. Het mooiste zou
natuurlijk zijn, als zowel de reisaanvraag als de toestemming
voor die reis binnen Heineken in één elektronisch formulier
zouden kunnen worden gecombineerd. Een belangrijke
uitdaging voor de toekomst."
Meer informatie over de afdeling Travel, het reisbeleid van
Heineken en de aanvraag van een zakelijke vliegreis, vind je
op het Heineken Travel Web van het BrowseHuis.
14
Nederlands Beheer
