Compleet en actueel
inzicht in de administratie
RRF.W. de financiële hnrcnahulp
s
Onlangs vond de presentatie van BREW plaats. Een op
initiatief van Heineken Brouwerijen ontwikkeld financieel
administratiesysteem. BREW kan alleen gebruikt worden
door de Heineken-horecaondernemers.
Deelname
Hoewel het mogelijk is om zonder computer
aan BREW deel te nemen, heeft het bezit
van een pc toch de voorkeur. De pc dient wel
te beschikken over minimaal een Pentium-
processor, Windows95 en een modem
verbinding.
Wilt u zich aanmelden of eerst nog meer
weten, neem dan vrijblijvend contact op met
uw Heineken Brouwerijen vertegenwoordiger.
Het bijhouden van de financiële administratie
hoeft niet langer een tijdrovende bezigheid te zijn.
Het 'toverwoord' is BREW, een door Heineken
Brouwerijen, in samenwerking met de accountants
van Ernst Young en met medewerking van de
Rabobank en ABN AMRO, ontwikkeld systeem.
BREW staat voor Benchmarking, Rapportering en
Early Warning. BREW beoogt ondernemers te hel
pen bij het opzetten en, vooral ook, het voeren van
hun financiële administratie. De accountants van
Ernst Young zijn daarbij de administrateurs op
afstand, die met regelmaat verslag doen van hun
bevindingen.
Die bevindingen slaan niet alleen op de financiële
administratie van de ondernemer zelf. Door
'benchmarking' kunnen bedrijfsgegevens onderling
worden vergeleken, waardoor de deelnemende
ondernemer inzicht krijgt in zijn positie in de markt
en in hoe zijn bedrijf het in die markt doet.
Alles gebeurt anoniem
Uiteraard worden alle bedrijfsgegevens volledig
anoniem verzameld en komen de namen van de
bedrijven niet in de rapportages voor. Wel worden
vergelijkbare soorten bedrijven zoveel mogelijk bij
elkaar gezet. De gegevens die op deze manier met
BREW worden verzameld, hebben onder meer
betrekking op omzetgrootte, de omzetsamenstel-
ling, de regio, de juridische vorm en het aantal
medewerkers. Daarbij maakt BREW gebruik van
informatie over omzetontwikkelingen en kosten
structuren van het bedrijfschap Horeca en Catering.
Gedetailleerde rapportage
BREW voorziet in het voeren van een complete
financiële administratie voor elke deelnemende
ondernemer, door accountants van Ernst Young.
Vanuit die administratie leveren zij op hun beurt
met regelmaat managementinformatie in de vorm
van resultatenoverzichten.
Aan de hand van kengetallen uit de sector kan de
ondernemer zelf zien of en in hoeverre zijn finan
ciële positie is gewijzigd en wat de eventuele
effecten daarvan zijn op de bedrijfsvoering en de
omzetontwikkeling. Verder geven de kengetallen
inzicht in zaken zoals de ontwikkeling van de bruto
marge, de personeelskosten in verhouding tot de
omzetontwikkeling en de gerealiseerde omzet per
gewerkt uur.
Doordat Heineken Brouwerijen de inkoopgegevens
elektronisch aan Ernst Young doorgeeft, vindt
extra tijdsbesparing plaats. De inkoopfacturen van
Heineken Brouwerijen hoeven nu immers niet lan
ger meer zelf te worden vastgelegd in de boekhou
ding. De financiële verwerking gebeurt via intranet,
een veilig en gesloten communicatiecircuit.
Voor het elektronisch verwerken van bankmutaties
zijn de Rabobank en ABN AMRO bij BREW betrok
ken. Bankmutaties worden na goedkeuring van de
betrokken ondernemer door de banken doorgege
ven aan Ernst Young, die de gegevens verwerkt.
BREW in het kort:
Tijdsbesparing bij de verwerking van de
financiële administratie
Direct toegang tot het wereldwijde inter
net
Mogelijkheid tot vergelijking met col
lega-bedrijven
Periodieke managementinformatie
Geautomatiseerde financiële verwerking
via intranet
Waarschuwing bij overschrijding van
vooraf bepaalde grenzen
Een gewaarschuwd mens...
BREW houdt ook de vinger aan de pols.
Doordat vooraf in overleg met betrokken partijen
grenzen zijn vastgesteld wat betreft de bedrijfs
voering, kan BREW op basis van de financiële
gegevens tijdig waarschuwen als er iets mis dreigt
te gaan. De ondernemer kan hierdoor op zijn
beurt ook weer tijdig maatregelen nemen en daar
mee eventuele negatieve ontwikkelingen voor zijn.
Uiteraard is het optimaliseren van BREW van groot
belang, wil het een waardevol en gebruiksvrien
delijk systeem blijven. Met het oog daarop is er
een gebruikerswerkgroep samengesteld, die
bestaat uit ondernemers en vertegenwoordigers
van Heineken Brouwerijen en Ernst Young. De
werkgroep komt een aantal malen per jaar bijeen
Pilot-deelnemer Klaas Luning:
"BREW houdt je alert."
Tijdsbesparing, dat is volgens Klaas Luning
van café-restaurant Luning aan de Brink in
de Drentse 'Heerlijkheid Ruinen', het groot
ste voordeel van BREW.
En dus is BREW voor Klaas zonder meer een
uitkomst.
Klaas Luning was een van de ondernemers
die het afgelopen jaar BREW aan een test
onderwierp. Een pilot, die getuige zijn reac
tie en die van zijn collega's, tot volle tevre
denheid verliep.
De 35-jarige ondernemer: "Voordat ik BREW
had, besteedde ik drie tot vier uur per week
aan mijn boekhouding. Met BREW is dat nog
maar een uurtje. Het aardige daarbij is dat je
bedrijfsvoering door die accountants in de
gaten wordt gehouden. Gaat het niet goed,
dan gaat er een rood lampje branden. Het
houdt je dus ook alert."
Ook bij de heer Luning ging er een lampje
branden. "Maar de grenzen waren ook wel
heel scherp gesteld", aldus de ondernemer.
Samen met zijn echtgenote Patty vormt Klaas
de vijfde generatie Luning, die sinds 1880 de
uit 1632 daterende sfeervolle Saksische
boerderij als horecagelegenheid uitbaat.
en organiseert een jaarlijkse bijeenkomst van
gebruikers.
Aan het BREW-project werd van de zijde van
Heineken Brouwerijen deelgenomen door
Wilfred Jacobs, landelijk unitcontroller Horeca,
Erik Schuckink Kool en Maarten Schuurman,
regionaal unitcontrollers.
Bron: Bierblad juni/juli 2001
Tekst: Eddy Esman
