John Yonce,
team Probleembeheer
Voor meer informatie kunt u het BrowseHuis
raadplegen:
http://browsehuis:8080/lnformationServices.
Foto: Henk de Graaf Fotografie
mail
moet a
Information Services (IS) voert per 1 mei
2001 een nieuw beleid met betrekking tot
de hoeveelheid Notes-mail die medewer
kers van Heineken Nederland mogen be
waren. Het bewaren van elektronische
post gebeurt op de mailservers die op de
verschillende locaties van Heineken
Nederland staan. Deze servers hebben
een bepaalde capaciteit of schijfruimte,
net zoals uw eigen computer. Het niet op
schonen van oude post kan tot gevolg
hebben dat Notes-mailservers vollopen.
De harde schijf van de server zit dan zo
vol dat het verzenden en ontvangen van
Notes-mail niet meer mogelijk is. Dit
heeft zich in het recente verleden voorge
daan in Zoeterwoude. Medewerkers kon
den door deze storing anderhalve dag
geen gebruikmaken van e-mail.
Gevraagd naar de overlast die klanten van
Information Services hierdoor hadden, zei een
medewerker van Verpakken Zoeterwoude: "Als
ik enkele uren niet kan werken met Notes dan
staat mijn werk gewoon stil." John Leune, de
coördinator van het Server- en Mini Support
team (SMS) van Information Services (zij in
stalleren en bewaken de servers op technisch
gebied) geeft aan dat het niet alleen de kosten
zijn van uitbreiding van servers of het extra werk
dat nodig is om de servers uit te breiden. "Het
gaat ook om de service die wij willen verlenen.
Die komt in gevaar op het moment dat er geen
beperkingen gelden op het gebied van de groot
te van een mailfile. Als zich op een server sto
ringen voordoen door onbeperkte groei van
Notes-mail, heeft iedereen daarvan te lijden."
In totaal heeft het SMS-team ruim tweehon
derd servers in beheer. Hiervan zijn er dertig in
gericht als Notes-server. De gemiddelde capa
citeit (schijfruimte) op een Notes-server is 50
Gigabyte. John Leune geeft aan: "Financiële
overwegingen zijn slechts ten dele de oorzaak
van het nieuwe beleid. Er zijn uit technisch oog
punt nog andere overwegingen: het beheren
van al die grote mailfiles wordt steeds moeilij
ker. Als de hoeveelheid informatie op een ser
ver zo groot is, zal het langer duren voordat er
een back-up is gedraaid. Deze draait meestal
's avonds laat zodat klanten hiervan geen last
ondervinden. Alleen kan het zijn dat de server
's morgens nog loopt door de grote hoeveelheid
informatie die moet worden weggeschreven."
Gert van Kempen is de technische beheerder
van Notes voor Heineken Nederland. Voor hem
is het overzetten van de informatie van server
naar server het grootste probleem van een
grote mailfile. "Veel Heineken-medewerkers
verhuizen van de ene werkmaatschappij naar
een andere of wisselen binnen Heineken
Nederland van functie. Het verplaatsen van een
mailfile van bijvoorbeeld Zoeterwoude naar
Noordwijk neemt dan meer dan vijf uur in be
slag." Hij vervolgt: "Dan hebben we het nog niet
eens gehad over de extra netwerkbelasting die
dat teweegbrengt." Ook het terugzetten van
een door een storing verwijderde mailfile duurt
voor hem soms meer dan een uur. "Er zijn klan
ten die mailfiles hebben van 500 Mb, oftewel
een halve Gigabyte! Daarvan is echt niet alles
zo belangrijk dat het bewaard moet blijven."
Maximale grens
Collega Maarten van der Meer van het team
Administratie en Beheer zegt hierover: "Niet al
leen heeft IS voordeel van het nieuwe beleid,
ook onze klanten gaan merken dat storingen en
aanvragen sneller afgehandeld kunnen worden.
Het verschaft veel meer inzicht in het gebruik of
het misbruik van Notes. Een van de maatrege
len is de aanpassing van de mailtemplate. Er
verschijnt in de inbox een extra kolom waarin zij
kunnen zien hoe groot een bepaald mailtje is.
Medewerkers kunnen dan selectiever te werk
gaan bij het bewaren van hun mail. Vanaf 1 mei
krijgt iedereen een waarschuwing zodra de mail
file de maximale grens heeft overschreden."
Op de Helpdesk is men druk beziggeweest met
het tijdig communiceren van dit nieuwe beleid.
Meta Hooyberg van dit team geeft aan:
"Vroeger was het beleid vastgesteld op 30 Mb.
Nu wordt dat 50 Mb. Bij overschrijding van die
grens zal het verzenden van mail in de toe
komst niet mogelijk zijn, totdat de mailfile is
verkleind. Informatie over hoe de eigen mailfile
verkleind kan worden en andere tips en trucs
zijn te vinden op het BrowseHuis. Uiteraard
staan we op de Helpdesk klaar als mensen door
de bomen het bos niet meer zien."
Van links noor rechts: John Vonce (team Probleembeheer),
Maorten von der Meer (team Administatie Beheer), Gert van Kempen
(team Server en Mini Support) en Meto Hooyberg (team Helpdesk)
