"V e beslissing is genomen: de commerciële afdelingen van Heineken Nederland en de daar-
i E bij betrokken afdelingen EFI en DCS gaan 17 juni als eerste over op SAP. Dat vertelde
1 commercieel directeur Theo de Rond al in zijn column in het januarinummer van Vers
van 't Vat. Geen big bang dus, maar een gefaseerde introductie in drie afgebakende gedeelten.
Over de redenen hiervan, de tot nu bereikte resultaten en toekomstige verwachtingen spraken wij
met Marien Kakebeeke, directeur Supply Chain Management.
Bij aanvang van het STAR Chain project is een
strakke planning aangehouden. Oktober 2001
was de absolute deadline om 'live' te gaan met
de nieuwe informatiesystemen. Tijdens de
workshop voor stakeholders in Garderen op
21 december 2000 is besloten hiervan af te
stappen en STAR Chain in drie fasen in te voeren.
Waarom is daarvoor gekozen?
"Aan het begin van het project dachten we nog dat
we één absolute datum konden aanhouden. Dat
alle betrokken werkmaatschappijen (Heineken
Nederland, Heineken USA en Heineken Export) in
één keer zouden kunnen overgaan. Gaandeweg
het project zijn we erachter gekomen dat we bij
de invoering van teveel nieuwe systemen en pro
cessen op hetzelfde moment te veel risico's zou
den nemen. Daarom hebben we besloten om de
introductie in drie afgebakende gedeelten te
doen", vertelt Marien Kakebeeke.
"De eerste fase staat voor 17 juni gepland en
omvat systemen die vooral worden gebruikt door
Commercie Heineken Nederland (gewestelijke
kantoren, drankenhandels), DCS (verkoop en dis
tributie) en EFI (financiële administratie). Deze
gaan als eerste over, omdat er voor deze syste
men al veel voorwerk is verricht. Veel van de busi-
nessprocessen worden al toegepast en zijn inge
bouwd in SAP CORE, het integrale informatiesys
teem dat specifiek is ontwikkeld voor toepassing bin
nen Heineken (zie ook Vers van 't Vat 1, red.). Het
gaat hier dus in feite om een overgang zonder grote
veranderingen in de bedrijfsprocessen."
"De invoering van de tweede fase in oktober 2001 is
veel lastiger. Deze fase betreft Heineken USA en
Heineken Export. Dan moeten alle systemen die be
trekking hebben op de bierstromen voor de export
en de planning die deze stromen aanstuurt, live
gaan. Het betreft hier bovendien de invoering van
een andere afhandeling van het werk, in tegenstel
ling tot de Nederlandse situatie en een veel groter
klantengebied (alle klanten van Heineken Export en
Heineken USA). In februari 2002 maken we de laat
ste slag. Deze betreft de infosystemen binnen de
Nederlandse brouwerijen (Den Bosch, Maastricht,
Zoeterwoude en Wijlre) om de productie daar goed
te laten verlopen."
Is deze verschuiving van de deadline een tegen
valler? 1 oktober 2001 wordt nu niet gehaaid...
"De oorspronkelijke planning was inderdaad 1 okto
ber 2001 met alle betrokken werkmaatschappijen
live te gaan. In feite doen we dat ook. Alleen de
brouwerijen volgen pas in februari 2002. Je kunt bij
dit project niet praten over tegenvallers of meeval
lers. Van tevoren viel niet precies in te schatten hoe
veel werk we zouden moeten verzetten en welke
zaken we gaandeweg het proces allemaal zouden
tegenkomen. Wel stond vast dat we onze klanten
service moesten verbeteren. En dat bestaande sys
temen volstrekt ongeschikt waren om aan toekom
stige behoeften, met mogelijkheden als elektronisch
zakendoen, te voldoen. En het verbeteren daarvan is
nog steeds ons uiteindelijke doel."
Wat is volgens u de kracht van STAR Chain?
"We zijn onze onderneming aan het inrichten voor de
toekomst, voor ontwikkelingen als elektronisch
zakendoen. En daarmee corrigeren we onze eigen
achterstand. Door de verbetering van onze klanten
service, met name voor Export, worden we concur
rerend, zo niet vooroplopend. Bovendien is STAR
Chain een gezamenlijk project: voor en door de
betrokken werkmaatschappijen."
De afgelopen periode is voor u een bijzonder
drukke geweest met betrekking tot STAR Chain.
Ik denk aan de presentatie van de adviesaan
vraag Grofstructuur STAR Chain aan de Centrale
Ondernemingsraad, de reactie daarop, het rond
je STAR Chain langs de verschillende vesti
gingen... Hoe kijkt u op die afgelopen periode
terug?
"Met een goed gevoel. Het contact met de medezeg
genschap is zeer constructief verlopen en er was een
goede onderlinge samenspraak. Ook de presentaties
verliepen goed en er werden veel vragen gesteld."
Welke reacties kreeg u zoal?
"Vragen als: 'Wat betekent STAR Chain voor ons?'
'Verandert er iets aan mijn functie-inhoud?' Een an
dere zorg die geuit werd, betrof de vraag of er ge
dwongen ontslagen zouden vallen. Dat is dus nooit
de bedoeling geweest. Het doel van STAR Chain is
het verbeteren van de klantenservice, niet een kos-
tenrationalisatie. Ook werd de zorg, met name van
uit de brouwerijen, geuit of STAR Chain de vrijheid
van handelen van de teams gaat beperken. Dat is
zeker niet de bedoeling. STAR Chain bouwt voort op
wat er met het proces Mensen Maken Heineken is
bereikt. Wel zal er een strakkere aansturing moeten
komen van de productiestromen op de verkoopver
wachtingen, om zo groot mogelijke efficiëntie te be
reiken. Dit betekent in de praktijk dat er op centraal
niveau prioriteiten worden gesteld en dat daar dus
ook de volgorde en tijd waarin wat moet gebeuren,
worden bepaald. Dus 'Performance to plan' voor de
brouwerijen en DCS voor wat betreft de logistieke
productiestroom. Vandaar dat het ook zo belangrijk
is dat we, nu de COR de Grofstructuur STAR Chain
(over de splitsing van Heineken Nederland en wijzi
gingen bij Heineken Nederlands Beheer) heeft goed
gekeurd, snel aan de slag gaan met de fijnstructuur.
Dan wordt duidelijk hoe de afdelingen er na de in
voering van STAR Chain uitzien, welke taken en me
dewerkers moeten verhuizen en wie wanneer voor
SAP moet worden getraind, duidelijkheid voor ieder
een dus."
De COR had bij de bespreking van de advies
aanvraag Grofstructuur STAR Chain met name
veel commentaar op de geplande SAP-trainin-
gen in de zomermaanden. Is daarnaar nog
geluisterd?
"Uiteraard hebben wij die kritiek ter harte geno
men. De training moet echter kort voor het live
gaan van de verschillende SAP-modules plaats
vinden. Dit betekent dat er ook in de zomer
maanden moet worden getraind, met name voor
de systemen die per 1 oktober live gaan."
Speciaal voor dit traject zijn sinds september
2000 alle STAR Chain-medewerkers bij elkaar
gehuisvest in Roelofarendsveen. Om hoeveel
mensen gaat het nu en waarom is voor deze
plaats gekozen?
"Op dit moment werken er zo'n 120 medewerkers,
van wie de helft afkomstig is van Heineken. De an
dere helft betreft externe consultants. Het kantoor
pand ligt vrij centraal, aan de snelweg, en is daarom
ideaal als standplaats voor STAR Chain-medewer-
kers. De andere vestigingen zijn hierdoor gemakke
lijk bereikbaar en doordat iedereen bij elkaar in een
pand zit is onderlinge afstemming erg eenvoudig.
Het is met name ontzettend belangrijk dat de ver
schillende werkstromen goed op elkaar worden af
gestemd qua inhoud en voortgang. Het kan natuur
lijk niet zo zijn dat het ene team STAR Chain-mede
werkers met het werk moet wachten tot een ander
klaar is", aldus Marien Kakebeeke.
Hij vervolgt: "De bezettingsgraad is nu maximaal. Na
afronding van de eerste fase zal een aantal mede
werkers terugvloeien in de operatie. Voor de
Heineken-medewerkers onder hen wordt een pas
sende werkplek gezocht. Daarmee is vanaf het begin
rekening gehouden. Ik denk dat die plaatsing niet al
te veel problemen zal opleveren, gezien de ervaring
die deze mensen in de afgelopen periode hebben
opgedaan."
Tot slot: is Heineken koploper op het gebied van
ketenmanagement of een goede volger?
"Dat is moeilijk te zeggen. Zeker geen koploper, want
ketenmanagement wordt al veel toegepast in ande
re industrieën (bijvoorbeeld de auto-industrie). Maar
we lopen zeker niet achter. Eigenlijk vind ik dat feit
ook niet zo belangrijk. Het is veel beter om te kijken
hoe effectief en concurrerend we straks werken door
STAR Chain. Daarom gaat het."
Marguerite de Ruijter