Jetze van Veen, Information Services
V.l.n.r.: Peter Leemhuis (medewerker Administratie),
Fred Klein Hemmink (logistiek monoger), Peter Tuinhof
(logistiek monoger, boven), Lo Veldmon (medewerker
Magazijn, onder), Micha Koster (groepsleider Expeditie),
Jon Sijbring (medewerker Expeditie) en Jetze von der
Veen (eerste informaticus)
Sinds juni wordt binnen de Regionale Unit Horeca 'Heineken Brouwerijen
Groningen' hard gewerkt aan het project 'Dolfijn'. De eerste drie letters
van deze naam staan voor 'Data Op Locatie', wat is aangevuld tot
'Dolfijn'. Data op Locatie zegt direct al iets over de inhoud van het
project, namelijk het invoeren van draagbare handterminals bij de
expeditieafdeling van de Regionale Unit.
Het doel hiervan is het laten vervallen van
handmatig invoerwerk van retourgoederen en
retouremballage. Op dit moment hebben de af
delingen Magazijn, Expeditie en Administratie
nog altijd een dagtaak aan het verwerken van
de stroom afleverbonnen. Door handterminals
te gebruiken, kunnen chauffeurs goederen die
bij de klant retour worden genomen, door scan
ning direct registreren. Na terugkomst op de
Unit worden deze gegevens automatisch ver
werkt in het logistieke- en administratieve au
tomatiseringssysteem van de Regionale Units
'Proost'. Daarnaast wordt het mogelijk om bij
de klant een correct en volledig afleverings
document te printen.
Brede vertegenwoordiging
De oorsprong van het project ligt al in 1997,
toen een aantal medewerkers uit de horecaor-
ganisatie mogelijkheden zag tot verbeteringen
ten aanzien van het logistieke proces. Na een
periode van oriëntatie, is een selectietraject
met diverse leveranciers doorlopen. Uiteindelijk
is een firma uit Gorinchem als partner voor het
project geselecteerd. 'Dolfijn' is dus een sa
menwerkingsverband tussen dit bedrijf,
Heineken Brouwerijen Groningen en de IT-afde-
ling van Heineken Nederland;
'Information Services'. Zowel pro
jectmedewerkers als projectleiding
zijn werkzaam vanuit een van deze or
ganisaties. Daarnaast is er een stuur
groep, waarin een brede vertegenwoor
diging van de horecaorganisatie is opge
nomen. Deze stuurgroep houdt de koers van
het project in de gaten, als het gaat om het
bereiken van de uiteindelijke doelstellingen. Dit
alles is georganiseerd volgens de projectma-
nagementmethodiek van Information Services,
genaamd 'Prince'.
Aangezien het project verbeteringen in het lo
gistieke proces nastreeft, is het niet verwonder
lijk dat een chauffeur en een magazijnmede
werker aan een van de werkgroepen hebben
deelgenomen. Zo konden ze, samen met de
groepsleiding, administratiemedewerkers en
automatiseringsdeskundigen, de problematiek
en mogelijke oplossingen hiervoor verder uit
werken. Hieruit blijkt al dat 'Dolfijn' niet alleen
een zogenoemd IT (automatiserings)-project is.
Natuurlijk vormt dit wel een groot deel van het
uiteindelijke resultaat van het project.
Om te komen tot dit resultaat, is de werkgroep
Voor meer informatie kunt u ook terecht op
het BrowseHuis, op de projecten pagina van
Information Services (via 'Units en afdelingen').
Proefopstelling
Momenteel werkt de werkgroep IT hard aan het
maken van deze software en het testen ervan.
Daarna zal er een proefopstelling in Groningen
worden geplaatst. Als blijkt dat het systeem
naar behoren functioneert, volgt de opleiding
van de chauffeurs. Hierna kan het systeem ge
leidelijk worden ingevoerd. Voor het zover is,
moet er echter nog het nodige gebeuren. Zo
moet bijvoorbeeld alles wat voortkomt uit het
project worden beschreven en gedocumenteerd
(denk bijvoorbeeld aan procedures en handlei
dingen).
Na de invoering van handterminals binnen de
Regionale Unit Groningen, wordt een evaluatie
opgesteld voor het horecamanagement. Hieruit
moet blijken of de vooraf gestelde doelen ook
daadwerkelijk kunnen worden gerealiseerd. Op
basis van de evaluatie zal het management be
oordelen of een landelijke uitrol wenselijk is.
Logistiek begonnen met het kritisch be
kijken van het huidige proces en het op
sommen van mogelijke verbeteringen hierin.
Vervolgens is er over nagedacht of deze ver
beteringen in de praktijk en op het gebied van
automatisering haalbaar zouden zijn. Dit heeft
uiteindelijk geleid tot een ontwerp van de nieu
we werkwijze en hierop aansluitende appara
tuur en software.