Voorbereidingen voor euro
achter de schermen in
volie gang
Een leerzaam
proces
Met het ontvangen van het vakantiegeld, stijgt het vakantiegevoel; Nog even en het
is voor de meesten zover. In gedachten zien we ons al met een bière, cerveza, bier
of een birra op een zonnig terras zitten. Maar daarvoor hebben we wel francs,
peseta's, marken of lires nodig. Voorlopig nog wel tenminste. Als in 2002 de euro is
ingevoerd, behoren omwisselproblemen tot het verleden. Wat ons meteen op de vraag
brengt: 'hoe staat het eigenlijk bij Heineken met de voorbereidingen voor de euro?'
V
Systemen worden voorbereid op euro
overzicht van de punten waarop veranderin
gen zuilen plaatsvinden. Denk aan Pview, de
CAO (Tarieven) en bijvoorbeeld ook het PUM.
Bij Office-management en CBV krijgen we te
maken met een valuta-switch en omwisseling
van contant geid; allemaal kleine veranderin
gen, maar de automaten moeten de nieuwe
munt wel herkennen."
"In dit jaar 2000 wordt door een aantal afde
lingen achter de schermen hard gewerkt aan de
veranderingen die we moeten aanbrengen in
onze administratieve automatiseringssystemen
om de euro te kunnen verwerken.
In de eerste ronde maken we enkele systemen
klaar om voor een beperkte categorie van onze
klanten met euro's te kunnen werken en in een
tweede ronde maken we alles klaar om per
1 januari 2002 helemaal over te stappen.
Gedurende het overgangsjaar 2001 blijft de
kern van de financiële administratie in guldens
denken en werken. Maar naar onze klanten (die
dat willen) toe communiceren we in euro's.
van EFI Nederland
Door de commerciële units wordt via project
groepen aan voorbereidingen gewerkt.
Binnen de Stafdiensten zijn ook groepen of in
dividuen bezig met de voorbereidingen.
De Centrale Financiële Administratie is bezigde
draaiboeken uit 1998 up-to-date te maken en
aan te passen aan het nu gekozen beleid.
Bijvoorbeeld bij de achterstandsbewaking moe
ten we weten of maningen in euro's dan wel in
guldens moeten plaatsvinden.
Bij HNB is men bezig met het maken van een
Zenden
Overmant
Van Nistelri
"Het interessante van intensieve deelna
me aan het europroject is dat je delen
van de organisatie leert kennen die daar
voor nog zeer onbekend terrein vormden.
Vanuit de Horeca-organisatie wordt sa
mengewerkt met de units Food en DCS
inzake de statiegeldprijzen op kratten
en flessen. Met Information Services
bekijken we welke systemen op welke
wijze moeten worden aangepast, met
Inkoop wordt overlegd hoe we zullen
omgaan met leveranciers en met de
juridische dienst wordt bekeken hoe
we kunnen omgaan met contracten
waarbij geld een rol speelt.
Dit is een bijzonder leerzaam proces,
waarbij je bovendien vanuit een an
dere invalshoek naar bepaalde af
delingen gaat kijken. Zo is mijn
respect voor de club achter 8080
(Information Services) aanzienlijk gegroeid.
De invoering van de euro kan ook behoorlijke
implicaties hebben op aangrenzende gebieden.
Door de oprukkende euro ontstaat de noodzaak
om diverse processen en systemen zeer gron
dig te analyseren. In sommige
gevallen geeft dit zelfs aanlei
ding om over te gaan op ande
re software of zelfs om de or
ganisatie wat anders in te
richten. Zo is de euro een van
de aanleidingen voor National
Account Management om te
overwegen over te stappen van
het systeem FSZ op Proost.
Binnen Horeca is het euro-werk onderverdeeld
in zes subgroepen. De onderwerpen van deze
groepen zijn: Communicatie, Information
Systems, Emballage, Contante geldstromen,
Contracten en Prijzen. De Communicatie be
helst alle in- en externe informatie voor de me
dewerkers en klanten van Horeca. Information
Systems gaat over alle systemen waarin geld
voorkomt (ik kan vertellen dat dit er heel wat
zijn!) Wij vervullen hier voornamelijk de gebrui-
kersrol: Horeca geeft aan wat wanneer veran
derd moet worden en IS gaat hiermee aan de
slag. Bij Emballage wil men naar Europese een
duidigheid, waardoor ons werk zich vooral richt
op de praktische invulling hiervan. Contante
geldstromen zijn binnen Horeca natuurlijk een
heikel punt. In een bepaalde periode mogen
klanten zowel in euro's als in guldens betalen,
of erger nog: gedeeltelijk in beide valuta. Dit
vergt uiteraard veel voorbereidend werk. De
subgroep Contracten zal onder andere moeten
nagaan hoe klanten op de hoogte worden ge
steld van de omrekening naar euro's. De sub
groep Prijzen richt zich voornamelijk op het om
rekenen van Horecabedrijfsprijzen en eventuele
kortingen die hierop worden gegeven."
Jasper Hamaker, controller Hoofddorp