HORECA
KRIJGT ORCA
1:
II
"Ij
III
AFDELIMGSUITJE
HAALT KRAHIT
ymM
24
Om in de toekomst sneller en zorgvuldiger te
kunnen werken, gaat binnenkort binnen de
Horeca-units het project 'Orca' van start. Een
aantal formulieren waar cie units intensief
gebruik van maken wordt dan niet meer op
papier de organisatie rondgestuurd, maar per
computer. Het gaat om de kortingskaarten,
crediteringsaanvragen, klachtenformulieren,
aanvragen voor de RSD buitenreclame en aan
vragen voor het Bouwadviesbureau. Voor een
landelijk verspreide organisatie zoals Horeca
is het elektronisch doorsturen van de formu
lieren een grote verbetering. Op dit moment
wordt er getest in Rijssen. Eind juli 1999
wordt verwacht dat Orca is afgerond en de
elektronische formulieren binnen alle horeca-
units in gebruik zijn.
De formulieren waar we over pra
ten moeten een bepaald traject
doorlopen voordat ze helemaal afge
handeld zijn", vertelt projectleider
Wilma van Diemen. "Een kortings
kaart bijvoorbeeld, start bij de horeca-
vertegenwoordiger, wordt dan weer
ter goedkeuring naar
iemand anders gestuurd
en moet uiteindelijk
terechtkomen bij een
administratie die de kaar
ten verwerkt. Het duurt
een tijd voordat dat alle
maal afgehandeld is. Het- 'l\)
zelfde geldt voor bijvoor
beeld aanvragen voor de
Reclame Service Dienst of
een klachtenformulier."
Met de invoering van Orca worden
veel problemen opgelost. De horeca-
vertegenwoordiger kan bijvoorbeeld
op ieder gewenst tijdstip zien waar het
formulier zich bevindt zodat hij steeds
op de hoogte blijft van de stand van
zaken. Bovendien raken formulieren
minder snel zoek en wordt er be
spaard op een forse papierstroom.
Klanten kunnen door de invoering
van Orca nog beter en sneller worden
geholpen.
lotus motes
Bij de nieuwe manier van werken
wordt gebruikgemaakt van Lotus
Notes. Een groot voordeel hiervan is
dat de formulieren nu in een bestand
worden opgeslagen. Henk Oolbek-
kink, Unitcontroller in Rijssen: "In de
oude situatie worden bijvoorbeeld de
kortingskaarten nadat ze door de
administratie zijn verwerkt, opgesla
gen in een map. Er bestaat dus alleen
maar een fysiek bestand. Omdat we
nu de formulieren aanmaken en
opslaan met Lotus Notes kunnen we
de gegevens selectief benaderen. We
kunnen de formulieren bijvoorbeeld
selecteren naar verantwoordelijke
vertegenwoordiger, maar ook naar
verkoopvoorwaarden. Die selectie
mogelijkheid is belangrijk. Als we bij
voorbeeld willen weten of er bij de
klachtenformulieren veel structurele
klachten zitten, kunnen we dat straks
heel makkelijk opzoeken."
Naast het gebruik van de elektroni
sche formulieren op Lotus Notes, zal
op de werkplek ook worden overge
gaan op Windows 95. Dit betekent dat
tijdens het project ongeveer 500 com
puters moeten worden voorzien van
nieuwe software. De DIM kan hier
door in de toekomst een nog betere
service verlenen en bovendien kent
Windows 95 geen millennium-pro
bleem. Tevens wordt het huidige mai
lingsysteem CC-mail vervangen door
Notes Mail. De horeca-medewerkers
krijgen een training om alle nieuwe
programma's onder de knie te krijgen.
Bij 'proefkonijn' Rijssen is de training
inmiddels getest en zijn de kinderziek
tes eruit gehaald.
alphem aam dem rijn/zoeterwoude - Afscheid nemen
van je actieve loopbaan bij Heineken, dat doen velen met een recep
tie. Maar lang niet iedere aanstaande vutter of pensioengerechtigde
kiest voor een officieel afscheid. Zo ook Herman Verheul en Arie
Sterk van Heineken Technical Services. Zij namen hun afdeling met
aanhang een dag mee op stap, bij wijze van alternatief afscheid. Dit
overigens niet in de wetenschap dat een van de meegekomen part
ners als journaliste werkt voor het Alphens Nieuwsblad. Zij schreef
een verslag en liet er een actiefoto bij plaatsen van Herman Ver
heul, gemaakt tijdens een golfclinic, een van de onderdelen van de
afscheidsdag. Hoe een afdelingsuitje de krant kan halen...
