Permanent inzage in eigen gegevens Heineken Nederlands Beheer (HNB) gaat de medewerkers in actieve dienst nog E I N E K E E D E R L A N D S BEHEER 301 I 10 meer openheid van zaken bieden. Dit gebeurt met instemming van de Centrale Ondernemingsraad. Het systeem voldoet aan het privacy-reglement. Met ingang van september 1998 kunnen alle medewerkers die over een eigen pc-werkplek beschikken, of ergens anders een pc kunnen gebruiken, inzage hebben in hun persoonsgegevens zoals die in P/View te boek staan. Dit wordt mogelijk gemaakt door een deel van de informatie uit P/View via het BrowseHUIS (intranet) te ont sluiten. Tot hoeveel informatie u toegang krijgt, is afhankelijk van uw (leidinggevende) positie in de organisatie. Deze mogelijkheid is te danken aan het feit dat er een deel van P/View is ondergebracht in een afge leide database met de naam UWM, een afkorting die staat voor: u en uw medewerkers. UWM is primair ont wikkeld om leidinggevenden snel een overzicht te verschaffen van de gege vens omtrent de medewerkers op hun afdeling. Zo krijgt de leidinggevende inzicht in bijvoorbeeld gegevens over de opleidingen, beoordelingen, sala risgroepen, de in- en externe loop baan CAVO a la carte afspraken en ook het ziekteverzuim. Deze gegevens kunnen als instrument dienen om de plannen voor de afdeling uit te zetten en de ontwikkelingen en wensen van de individuele medewerkers in kaart te brengen. VERTROUWELIJK Het spreekt voor zich dat de vertrou welijkheid van de gegevens van elke medewerker hierbij voor honderd procent gewaarborgd moet blijven. Daarom is er een waterdichte struc tuur opgebouwd. Het principe is als volgt: elke medewerker kan alleen zijn eigen gegevens bekijken, tenzij hij of zij een leidinggevende functie heeft. Elke leidinggevende heeft namelijk toegang tot de gegevens van de afde ling die onder zijn eigen verantwoor delijkheid valt én zijn eigen gegevens. Ter illustratie: in principe kan de alge meen directeur van Heineken Neder land, Eric Korthals Altes, dus gegevens opvragen over alle medewerkers van zijn werkmaatschappij, inclusief zich zelf. Een unitmanager kan bij alle gegevens van zijn unit plus zijn eigen gegevens, een teamleider heeft toe gang tot de gegevens van de leden van zijn eigen team en van zichzelf. Deze structuur is het best te vergelij ken met een boom waar elke afdeling een tak vertegenwoordigt: hoe groter de afdeling, hoe dikker de tak, hoe meer subafdelingen, hoe meer zijtak ken. In deze beeldspraak is dus elk individu een blad aan deze boom. In de structuur is ook voorzien dat medewerkers met gelijkwaardige functies, bijvoorbeeld teamleiders, eikaars gegevensgroepen niet kunnen oproepen, het blijft dus beperkt tot de medewerkers die onder hun eigen verantwoordelijkheid vallen (hun eigen tak) Zoals gezegd biedt de opzet van deze database het bijkomend voordeel dat elke individuele medewerker zijn per soonlijke gegevens via het Browse HUIS kan opvragen. Met die moge lijkheid wordt ook meteen invulling gegeven aan een onderdeel van het privacy-reglement dat medewerkers het recht geeft inzage te hebben in hun persoonlijke gegevens. Jan Biesheuvel, projectmanager bij HNB en 'architect' van het UWM-sys- teem: "Elke medewerker krijgt de beschik king over een uniek wachtwoord, dat alleen werkt in combinatie met de gebruikersnaam in de vorm van het werknemersnummer. De medewer kers kunnen dus alleen met deze com binatie toegang krijgen tot hun gege vens. Het is dan ook van belang dat de medewerker het wachtwoord strikt voor zichzelf houdt en het dus ook niet aan een ander geeft als hij bij voorbeeld met vakantie gaat." Maar hoe zit dat dan met systeembeheer ders Kunnen die wel in ieders persoonsge gevens rondneuzen Jan: "Nee, dat kunnen zij niet, want daar hebben we het volgende op bedacht: Iedereen die in dienst getreden is, of bij P/View systeembeheer om een nieuw wachtwoord gevraagd heeft, ontvangt per PTT-post een tijdelijk wachtwoord. Met behulp van dit wachtwoord krijgt de medewerker de eerste keer toegang tot UWM en wordt daar verzocht direct het wacht woord te vervangen door een zelfbe dacht wachtwoord. Vanaf het mo ment dat dat is ingevoerd is de toegang alleen nog maar mogelijk voor de medewerker in kwestie." En de leidinggevenden die toegang hebben tot meerdere gegevens, hoe is dat geregeld Jan:" Voor de leidinggevenden wor den er extra maatregelen aan toege voegd: naast het eigen wachtwoord moet de leidinggevende ook een geheimhoudingsverklaring tekenen. Pas na registratie is er toegang, zonder een handtekening onder die verkla ring zal hij nergens bij kunnen komen. Dan blijft de deur gewoon dicht." En als we de techniek induiken? Heel veel mensen weten inmiddels dat de browser een historie opbouwt van de bezochte pagi na 's. Stel dat iemand in een dienst vóór mij op de computer zijn eigen gegevens heeft bekeken en ik haal daarna het adres op in de historie, kan dat Jan: "Nee, dat kan niet. Bij de ontwik keling van deze toepassing zijn al dit soort vragen aan de orde geweest. Er is werkelijk aan alles gedacht. Zelfs als je de zogenaamde URL, zeg maar het electronische adres van de gegevens van je collega zou kunnen achterha len, dan kun je er nóg niet in. Werke lijk alles is afgeschermd, we hebben in dat kader zelfs te maken gehad met wat we het "plasprobleem" noemen: Stel een leidinggevende heeft de data bank met alle gegevens van zijn medewerkers geopend. Hij stapt ver volgens om welke reden dan ook ach ter zijn computer vandaan. Dat is niet ondenkbaar en dus is daar ook in voorzien. Het scherm sluit zichzelf als er enkele minuten geen activiteiten meer hebben plaatsgevonden. Daarna is het alleen met de juiste combinatie van gebruikersnaam en wachtwoord weer op te starten. Ook als u geen eigen pc hebt om uw gegevens op te vragen, kunt u dit volledig beschermd doen op een willekeurige vrije pc van een collega. Geen enkel opgevraagd gegeven wordt namelijk in de dan door u gebruikte pc opgeslagen." Wat kunnen de medewerkers doen als blijkt dat hun gegevens niet helemaal juist zijn Jan "Iedereen die dat opmerkt wordt van harte uitgenodigd om de verbete ringen aan de eigen personeelsdienst door te geven. Op die manier kunnen we er met zijn allen aan werken om de personeelsgegevens nóg completer te maken, dat is goed voor het bedrijf HEINEKEN NEDERLANDS BEHEER

Jaarverslagen en Personeelsbladen Heineken

Vers van 't Vat | 1998 | | pagina 10