Exportteams nemen kosten
onder de loep
In lijn met een nieuwe inkoopstrategie binnen Heineken Export
en Heineken USA (het realiseren van kostenbesparingen door het aangaan van partnerships met een beperkt aantal rede
rijen), heeft de afdeling Inkoop binnen Export acht zogenoemde 'improvementteams' (verbeterteams) opgezet. Dit zijn
multidisciplinaire teams, die uit medewerkers van Heineken en de betrokken rederijen bestaan. Elk team houdt zich met
een ander onderwerp bezig. Een daarvan, het zogenoemde 'invoicing team', buigt zich over de facturering.
Dit team is 8 oktober
1997 van start gegaan
met de opdracht te onder
zoeken hoe en waar kos
tenbesparingen gereali
seerd kunnen worden op
het gebied van facturering.
Dat heeft onder meer geleid
tot een andere manier van
factureren. "In plaats van
na elke verscheping, krij
gen we nog slechts eenmaal
per maand een vrachtnota.
Wij hoeven nog maar een
maal per maand nota's te
controleren. Dat is adminis
tratief minder bewerkelijk.
Bovendien besparen beide
partijen administratiekos
ten bij de bank en porti,
doordat de nota's nu per E-mail
(Internet) worden doorgestuurd", legt
Yvonne de Jong uit.
heen te kijken. Het gaat om het
gemeenschappelijk belang met kos
tenbesparing als centrale en gemeen-
René Roest, Ger Oosterom, Eric Zoet,
Sharita Ramharakh, Yvonne de Jong
(niet aanwezig op de foto: Lia Vlaming)
van de afdeling Inkoop van Export in
het WTC-gebouw te Schiphol
Theo van Ravesteijn en Edwin Zwaai van Sealiner
Nederland B. V. in Rotterdam
Eric Zoet, senior medewerker Speciale
projecten Export Financial Depart
ment, vult aan: "Bij het zoeken naar
besparingen is het de kunst om over
de grenzen van je eigen onderneming
schappelijke doelstelling van de rede
rijen en van Heineken. Als zowel Hei
neken als de rederij geld kunnen
besparen met de manier waarop
vrachtkosten doorberekend worden,
dan moeten wij dit niet tot morgen
uitstellen."
Gedurende het project zijn problemen
besproken over de aanlevering en het
formaat van gegevens, zoals vrachtta
rieven, ordernummers, container
soort, etc. Goede afspraken over de
wijze waarop onze beider systemen
(factuur)gegevens lezen, leggen de
basis voor een financiële afhandeling
van de transactie door het gebruikma
ken van EDI (Electronic Data Inter
change): de elektronische manier om
via een strak patroon allerhande gege
vens uit te wisselen. Nu wordt er bin
nen EF AD-administratie (Export
Financial Accounting Department)
nog niet gewerkt met betaling via EDI,
maar het is mogelijk om over een
periode van één tot drie jaar met onze
vier grote verschepers te komen tot
het betalen van rederijnota's met onze
eigen order-entry als gegevensbron.
