m if it mi
P| K!
Koos Woltjes is woordvoerder voor wat
betreft de internationale en financiële
Heineken-zaken
lijnen Mediacontacten opgesteld.
Daarin staat dat alle contacten met de
externe media, dus journalisten voor
kranten, tijdschriften, vakbladen,
radio en televisie en fotografen, via de
afdeling Public Relations in Zoeter-
woude moeten lopen. En om precies
te zijn, via de subafdeling Externe PR.
Daar werken namelijk de drie woord
voerders die de contacten met de pers
onderhouden. Het is hun vak. Zij zijn
de professionals. Ze zijn opgeleid in
het omgaan met de media, kennen de
media en hebben veel informatie over
Heineken tot hun beschikking of
weten waar ze die kunnen krijgen. Zo
zorgen ze ervoor dat journalisten snel
en goed antwoord krijgen op hun vra
gen, want die zijn ook niet gediend bij
onjuiste of onvolledige informatie.
Bovendien wordt op die manier het
imago van Heineken niet geschaad
door onjuiste of onvolledige bericht
geving.
De pers is bij bedrijven van onze
omvang ook niet anders gewend dan
dat de woordvoering duidelijk, een
duidig en professioneel is geregeld.
WOORDVOERDERS
Er werken, zoals reeds gesteld, drie
woordvoerders bij de afdeling Externe
Public Relations: Jur Raatjes, Stépha-
nie Koenders en Geraldine Schoon-
derbeek.
Nu is het niet zo dat zij letterlijk de
enige personen zijn die met de pers
mogen praten. Wordt er bijvoorbeeld
bij Marketing een interview aange
vraagd over een bepaald product, dan
moet Marketing volgens de Richt
lijnen die aanvraag doorgeven aan
Externe PR. Externe PR zal die aan-
vraag in behandeling nemen en na
overleg met Marketing en eventueel
het Management Team van Heineken
Nederland een beslissing nemen. Valt
de beslissing positief uit, dan kan een
afspraak worden gemaakt voor een
interview. Externe PR begeleidt het
interview, dat de betrokken brandma-
nager(s) aan de journalist geeft. En
zorgt ook voor de afhandeling na af
loop, want het interview wordt alleen
ft im i
gegeven, indien het artikel vóór publi
catie door Externe PR kan worden
gelezen om, in overleg met de journa
list, eventuele feitelijke onjuistheden
te corrigeren.
OPENHEID
Niet alleen de aanvraag en begeleiding
van interviews hoort bij Externe PR
thuis, ook het antwoord geven op
ogenschijnlijk eenvoudige vragen.
Juist om te zorgen dat er eenduidig
heid is in de te geven antwoorden, is
het belangrijk dat de woordvoerders
dit doen. 'One voice, one face'. "Men
sen willen vaak alleen maar behulp
zaam zijn door antwoord te geven op
vragen. Maar de meeste Heineken
medewerkers zijn niet getraind in
omgang met de media. De kans
bestaat dus dat zij onbedoeld informa
tie geven, die niet juist of niet volledig
is. Daarom kunnen ze het beter aan
ons overlaten", verduidelijkt Jur Raat
jes.
"Het is niet zo dat Heineken daardoor
minder 'open' zou kunnen reageren.
De richtlijnen werken in het belang
van openheid. Openheid is niet ge
diend bij onduidelijkheid. Als er geen
eenduidigheid in beleid is, wordt het
een warboel voor de journalisten",
verklaart Jan Willem Buij, hoofd van
de PR-afdeling.
RICHTLIJNEN
Even in het kort nog enkele zaken uit
de Richtlijnen Mediacontacten op een
rij:
- Verzoeken over vermelding van on
ze merknamen of fotografie van de
door bijvoorbeeld leveranciers gele
verde diensten en producten moe
ten worden doorgegeven aan PR,
want onze merknamen mogen niet
onrechtmatig worden gebruikt. De
leveranciers van producten en dien
sten mogen alleen met toestemming
reclame maken met het feit dat ze
leverancier van de onderneming
zijn.
- Bij het maken van opnamen op het
gebied van techniek of technologie
moet altijd iemand van de product
organisatie én PR aanwezig zijn.
Opnamen of interviews over tech
niek of technologie hebben altijd
plaats in overleg met de bedrijfslei
der en/of de afdelingen Technische
Zaken/Technologische Zaken. PR
zorgt voor afhandeling en professio
nele begeleiding.
- De commerciële organisatie bepaalt
in welke vorm over de merken van
Heineken Nederland naar buiten toe
wordt gecommuniceerd. Verzoeken
om het gebruik van het logo van
onze merken moeten worden voor
gelegd aan PR en Marketing. Bij het
maken van opnamen waarbij een
logo wordt gebruikt, moet een me
dewerker van PR en van Marketing
aanwezig zijn.
CORPORATE
De genoemde zaken gelden voor vra
gen over Heineken Nederland. Gaan
de vragen over internationale zaken,
zoals buitenlandse brouwerijen, of de
financiële gang van zaken van Heine
ken N.V., dan is Koos Woltjes de
woordvoerder. Hij houdt kantoor in
Amsterdam op A/Wet.
Wilt u de precieze tekst van de Richtlij
nen Mediacontacten lezen, dan kunt
u naar de tekst vragen bij uw hoofd
van dienst of bij de afdeling Externe
PR.