m if it mi P| K! Koos Woltjes is woordvoerder voor wat betreft de internationale en financiële Heineken-zaken lijnen Mediacontacten opgesteld. Daarin staat dat alle contacten met de externe media, dus journalisten voor kranten, tijdschriften, vakbladen, radio en televisie en fotografen, via de afdeling Public Relations in Zoeter- woude moeten lopen. En om precies te zijn, via de subafdeling Externe PR. Daar werken namelijk de drie woord voerders die de contacten met de pers onderhouden. Het is hun vak. Zij zijn de professionals. Ze zijn opgeleid in het omgaan met de media, kennen de media en hebben veel informatie over Heineken tot hun beschikking of weten waar ze die kunnen krijgen. Zo zorgen ze ervoor dat journalisten snel en goed antwoord krijgen op hun vra gen, want die zijn ook niet gediend bij onjuiste of onvolledige informatie. Bovendien wordt op die manier het imago van Heineken niet geschaad door onjuiste of onvolledige bericht geving. De pers is bij bedrijven van onze omvang ook niet anders gewend dan dat de woordvoering duidelijk, een duidig en professioneel is geregeld. WOORDVOERDERS Er werken, zoals reeds gesteld, drie woordvoerders bij de afdeling Externe Public Relations: Jur Raatjes, Stépha- nie Koenders en Geraldine Schoon- derbeek. Nu is het niet zo dat zij letterlijk de enige personen zijn die met de pers mogen praten. Wordt er bijvoorbeeld bij Marketing een interview aange vraagd over een bepaald product, dan moet Marketing volgens de Richt lijnen die aanvraag doorgeven aan Externe PR. Externe PR zal die aan- vraag in behandeling nemen en na overleg met Marketing en eventueel het Management Team van Heineken Nederland een beslissing nemen. Valt de beslissing positief uit, dan kan een afspraak worden gemaakt voor een interview. Externe PR begeleidt het interview, dat de betrokken brandma- nager(s) aan de journalist geeft. En zorgt ook voor de afhandeling na af loop, want het interview wordt alleen ft im i gegeven, indien het artikel vóór publi catie door Externe PR kan worden gelezen om, in overleg met de journa list, eventuele feitelijke onjuistheden te corrigeren. OPENHEID Niet alleen de aanvraag en begeleiding van interviews hoort bij Externe PR thuis, ook het antwoord geven op ogenschijnlijk eenvoudige vragen. Juist om te zorgen dat er eenduidig heid is in de te geven antwoorden, is het belangrijk dat de woordvoerders dit doen. 'One voice, one face'. "Men sen willen vaak alleen maar behulp zaam zijn door antwoord te geven op vragen. Maar de meeste Heineken medewerkers zijn niet getraind in omgang met de media. De kans bestaat dus dat zij onbedoeld informa tie geven, die niet juist of niet volledig is. Daarom kunnen ze het beter aan ons overlaten", verduidelijkt Jur Raat jes. "Het is niet zo dat Heineken daardoor minder 'open' zou kunnen reageren. De richtlijnen werken in het belang van openheid. Openheid is niet ge diend bij onduidelijkheid. Als er geen eenduidigheid in beleid is, wordt het een warboel voor de journalisten", verklaart Jan Willem Buij, hoofd van de PR-afdeling. RICHTLIJNEN Even in het kort nog enkele zaken uit de Richtlijnen Mediacontacten op een rij: - Verzoeken over vermelding van on ze merknamen of fotografie van de door bijvoorbeeld leveranciers gele verde diensten en producten moe ten worden doorgegeven aan PR, want onze merknamen mogen niet onrechtmatig worden gebruikt. De leveranciers van producten en dien sten mogen alleen met toestemming reclame maken met het feit dat ze leverancier van de onderneming zijn. - Bij het maken van opnamen op het gebied van techniek of technologie moet altijd iemand van de product organisatie én PR aanwezig zijn. Opnamen of interviews over tech niek of technologie hebben altijd plaats in overleg met de bedrijfslei der en/of de afdelingen Technische Zaken/Technologische Zaken. PR zorgt voor afhandeling en professio nele begeleiding. - De commerciële organisatie bepaalt in welke vorm over de merken van Heineken Nederland naar buiten toe wordt gecommuniceerd. Verzoeken om het gebruik van het logo van onze merken moeten worden voor gelegd aan PR en Marketing. Bij het maken van opnamen waarbij een logo wordt gebruikt, moet een me dewerker van PR en van Marketing aanwezig zijn. CORPORATE De genoemde zaken gelden voor vra gen over Heineken Nederland. Gaan de vragen over internationale zaken, zoals buitenlandse brouwerijen, of de financiële gang van zaken van Heine ken N.V., dan is Koos Woltjes de woordvoerder. Hij houdt kantoor in Amsterdam op A/Wet. Wilt u de precieze tekst van de Richtlij nen Mediacontacten lezen, dan kunt u naar de tekst vragen bij uw hoofd van dienst of bij de afdeling Externe PR.

Jaarverslagen en Personeelsbladen Heineken

Vers van 't Vat | 1998 | | pagina 9