Buitenreclame
in beelddatabank Op vele duizenden plaatsen verspreid over ons hele
Heineken
JAARKAl
SffiSBSs?» /-ï i
Het implementatie-team Maarten
Beeld uit de databank
Schuurman (links) en Toy Francisco
(zittend) van Buitenreclame en Peter
van Kruistum van DIM (2e van "CU
rechts) met twee uitzendkrachten
De afdeling die zich bezighoudt
met plaatsing en onderhoud van
de buitenreclame is de afdeling Bui
tenreclame van de Reclame Service
Dienst in Amsterdam. Daar komen
dagelijks vele aanvragen binnen van
vertegenwoordigers om buitenrecla
me te plaatsen of te vervangen bij
horecapunten of van horeca-onder-
nemers voor reparatie van bestaande
buitenreclame. Om een idee te geven,
alleen al voor reparatie wordt jaarlijks
gemiddeld bijna dertienduizend keer
een beroep gedaan op de afdeling Bui
tenreclame.
Dat geeft wel aan dat een goed auto
matiseringssysteem noodzakelijk is
om de administratie en het overzicht
goed bij te kunnen houden. Daarom is
vorig jaar in samenwerking met de
DIM (Dienst Informatie Manage
ment) voor een nieuw automatise
ringssysteem gekozen, dat het verou
derde RUIS-systeem vervangt.
OOK OP HOMERUS
Volgend jaar, naar verwachting om
streeks april, zal dit automatiserings
systeem worden gekoppeld aan Ho
merus. Dat is het systeem dat de verte
genwoordigers gebruiken. En, zoals al
gezegd, het is dan tevens toegankelijk
voor afdelingen als Marketing, Bouw-
adviesbureau en de regionale Horeca-
units. Bovendien zal iedereen die een
Heineken Intranet-aansluiting heeft,
de informatie kunnen opvragen. Op
dit moment wordt het nieuwe sys
teem gevoed met gegevens. Bijzonder
is dat het om een beelddatabank gaat.
Behalve de bekende gegevens als
naam, adres, woonplaats, soort en
maten van de buitenreclame worden
ook gegevens opgenomen over de
bezoekfrequentie en de aard van het
bezoek in verband met reparatie en
onderhoud. Hoe de buitenreclame
eruitziet, is te zien op een of meer
foto's die van de horecazaak zijn geno
men en in de computer zijn inge
bracht. Ook de aangesloten afdelingen
zullen die plaatjes kunnen bekijken.
Op dit moment staan een voorbeeld
en een uitleg over de nieuwe werk
wijze op Intranet. Voor belangstellen
den: klik achtereenvolgens aan: Units,
DIM account Commercie, Producten,
RSD buitenreclame.
PREVENTIEF ONDERHOUD
De foto's worden gemaakt door het
externe bedrijf, dat tevens het onder
houd en de reparaties aan de buiten
reclame verzorgt. Het krijgt daartoe
opdracht van de RSD, die op zijn beurt
de opdrachten voor nieuwplaatsing,
vervanging of reparatie van de verte
genwoordigers binnenkrijgt. Sinds
een jaar verricht dit bedrijf volgens
een bepaald schema ook preventief
onderhoud bij de vele duizenden
horecapunten met buitenreclame van
ons concern. Elk horecapunt wordt
voortaan eens in de twee jaar bezocht
voor het verrichten van preventief
onderhoud. Is dit gebeurd, dan kan
het horecabedrijf rechtstreeks contact
opnemen met het onderhoudsbedrijf
wanneer zich toch een storing voor
doet.Omstreeks volgend jaar april zal
elk bedrijf bezocht zijn en zullen alle
gegevens ingebracht zijn.
Een andere verandering is de invoe
ring van Lotus Notes in 1998. Daar
mee komt een einde aan een grote
papierstroom. Het grote aantal werk-
bonnen dat nu tussen vertegenwoor
digers, RSD en het externe bedrijf rou
leert, wordt in de toekomst vervangen
door elektronische formulieren via
Lotus Notes.
De veranderingen zullen leiden tot
een betere bewaking van kwaliteit,
merkuitstraling en kosten, en uitein
delijk tot de best mogelijke service aan
de klant. Om dat te bereiken is er veel
vuldig overleg tussen de afdelingen
die zich bezighouden met buitenrecla
me. Behalve de afdeling Buitenrecla
me zijn dat Marketing vanwege de
merkuitstraling en Corporate Purcha
sing, die het materiaal inkoopt.
land staat of hangt buitenreclame van een van onze merken. In de vorm van parasols, buitenlantaarns, terrasschotten én
lichtinstallaties. Om plaatsing van nieuw materiaal en onderhoud of reparatie van bestaand materiaal goed te coördineren
en te begeleiden, heeft de afdeling Buitenreclame dit jaar een nieuw geautomatiseerd systeem in gebruik genomen. Ook
andere afdelingen, zoals Marketing en de regionale Horeca-unils, worden daarop aangesloten.