Ook op afstand
overzicht
Sinds 1 augustus
werken de
brandteams van
Heineken en
Amstel/Buckler
met het
automatiserings
programma 'Lotus
Notes'. Vele andere
afdelingen hebben
inmiddels al
belangstelling
getoond voor dit
systeem.
%M
mz
Voor een afdeling die bezig is
met ruim 150 projecten wereld
wijd, is het moeilijk het meest
recente overzicht daarvan te
hebben. Voordat op het secre
tariaat de nieuwste gegevens
zijn ingevoerd en wijzigingen op
bestaande feiten zijn doorge
voerd, zijn de gegevens eigenlijk
vaak al weer achterhaald. Als
de afdelingsmedewerkers dan
ook nog vaak op reis gaan, is
het helemaal lastig inzicht te
hebben in eikaars projecten.
Een dergelijke situatie deed zich
voor in Amsterdam bij de afde
ling Corporate Marketing. Van
daar het verzoek van Interna
tional Marketing Manager
Heineken Ronald Voorn aan
de Informatiseringsafdeling van
het hoofdkantoor een oplossing
voor dit probleem te bedenken.
En dat deed projectleider Infor
matisering Robert van den
Bergh.
Begin 1995 ging daarom een
proef van start met het soft
warepakket Notes van Lotus.
Een systeem dat al enige jaren
bestaat, maar nog niet eerder
bij Heineken werd gebruikt.
"Notes is een Windows-appli-
catie. Alle informatie wordt
weergegeven op basis van docu
menten, op A4 formaat", legt
Robert van den Bergh uit. "Het
systeem biedt vele mogelijkhe
den. Eén van de eisen waaraan
het moest voldoen, was bij
voorbeeld dat het voor eenieder,
mits geautoriseerd, toeganke
lijk moest zijn. Een andere was
dat de mensen die er mee moe
ten werken, zelf wijzigingen
moeten kunnen aanbrengen in
de teksten. Dat kan allemaal.
De marketeers die niet op kan
toor zijn, kunnen ergens anders
op hun draagbare PC zelf nieu
we gegevens of wijzigingen
inbrengen. Als ze eenmaal terug
zijn in Amsterdam zijn de
mutaties eenvoudig op te slaan
in de centrale computer, de ser
ver, en weer terug te koppelen
naar een (draagbare) PC. Notes
controleert of er tegelijkertijd
meer wijzigingen in een en
dezelfde tekst worden aange
bracht. Je kunt dus heel goed
repliceren, ofwel gecontroleerd
kopiëren."
Overzichtelijk
Met behulp van Notes zijn alle
projecten op een overzichtelijke
manier beschreven. Wie zich
ermee bezighoudt, waarover het
gaat, wat het doel is, wanneer
het afgerond moet zijn, in welk
stadium het project zich nu
bevindt, wat er gedaan moet
worden etcetera. Symbooltjes
bij de tekst maken in één oog
opslag duidelijk hoeveel tijd er
bijvoorbeeld nog resteert of dat
de 'deadline' voor activiteiten
inmiddels verstreken is. En ook
of iemand opmerkingen heeft
geplaatst bij een bepaald project.
Zo hebben de collega's onder
ling meer inzicht gekregen in
eikaars werkzaamheden en
heeft de marketing manager
een compleet overzicht. Tevens
heeft Notes een uitgebreide
zoekfunctie. De marketeer die
zich in het vliegtuig afvraagt in
welke landen een bepaald pro
motie-artikel wordt ingezet,
kan dat gemakkelijk opzoeken.
Net zoals bijvoorbeeld heel een
voudig kan worden opgevraagd
welke projecten op een bepaal
de datum afgerond moeten zijn.
Grote belangstelling
Notes is geen moeilijk systeem.
Ervaren Windows-gebruikers
kunnen er binnen een halve dag
mee omgaan", vertelt Robert
van den Bergh.
Na een eerste proef van twee
maanden, is het systeem enigs
zins aangepast, zodat de gebrui
kers er nog beter mee kunnen
werken. Sinds 1 augustus werkt
zowel het Heineken brandteam
als het Amstel/Buckler-team
met Notes. De verwachting
is dat clusters en afdelingen
zullen volgen. Naar aanleiding
van een artikel in 'Horizon', het
blad voor (hogere) Heineken-
managers, heeft Van den Bergh
al veel verzoeken om meer
informatie gekregen. Hij heeft
inmiddels al aan diverse afde
lingen een presentatie gegeven
over de mogelijkheden van
Notes.
Nog meer mogelijk
Zoals al gezegd, biedt Notes
vele mogelijkheden. Zo is
Robert van den Bergh nu bezig
voor de beide brandteams een
Relatiebeheersysteem te ont
wikkelen. Met behulp van dit
systeem kan de gebruiker (ook
op de portable) beschikken over
allerlei gegevens (adressen, tele
foon- en faxnummers) van alle
bedrijven en contactpersonen
die voor de brandteams van
belang zijn. Dit systeem zal dan
ook de spil worden bij allerlei
toepassingen. Het samenstellen
en bijhouden van mailingbe
standen zal hierdoor sterk wor
den vereenvoudigd.
Niet op kantoor, en tóch over
zicht. Dat kan met behulp
van Notes. Projectleider
Robert van den Bergh (voorop)
en international marketing
manager Heineken Ronald
Voorn hebben dat al ervaren
