HTD werkt met
SMASH
Gebruikersvriende
lijker, informatie-
rijker en uiterst
geschikt voor het
maken van
management
rapporten. Dat is
SMASH, het
nieuwe 'Service
Middelen
Administratie
Systeem' voor de
Horeca Technische
Diensten (HTD's).
Een systeem dat
gemaakt is door de
afdeling Dienst
Informatie Manage
ment (DIM) in
Zoeterwoude.
"HM until
De HTD zorgt ondermeer voor
plaatsing van nieuwe tapinstal
laties en verhelpt eventuele sto
ringen daaraan. Binnen de HTD
werd al jaren een informatie
systeem gebruikt. "Dat systeem
was technisch verouderd en kon
niet verder worden uitgebreid",
vertelt applicatie-ontwikkelaar
Eugène Caron over SMASH.
"De wens om uit te breiden
bestond wel. Niet alleen van de
kant van de Interne Accoun
tants Dienst, maar vooral ook
vanuit de HTD zelf. Zij wilden
een onderdeel 'magazijn' in het
systeem om alle voorraden van
Regiomagazijn tot en met de
voorraden van de servicewagens
te kunnen controleren. Dat is
gebeurd. Met behulp van het
nieuwe systeem SMASH wor
den nu alle opdrachten aan het
magazijn via de pc verzonden.
De magazijnbeheerder weet
hierdoor van te voren precies
welke spullen een monteur
nodig heeft. Bovendien kan de
magazijnbeheerder de barcode
van de verschillende artikelen
met een handscanner in de com
puter invoeren in plaats van met
de hand intikken."
Naast de toevoeging van een on
derdeel 'magazijn' bestond bin
nen de HTD's de wens om het
informatiesysteem te koppelen
aan HOMERUS, het automatise
ringssysteem dat door de horeca-
Hltltl
IIHIII
Ulilll
>111:1
vertegenwoordigers wordt ge
bruikt. Ook deze wens is door
SMASH gerealiseerd. Eugène
Caron: "Wijzigingen in namen
of adressen van klanten worden
op die manier automatisch
bij de Heineken Technische
Dienst doorgevoerd. Dit voor
komt veel overtypewerk en dus
fouten."
Geen standaardpakket
DIM ontwikkelde het pakket
zelf. Eugène hierover: "Er bleken
wel standaardpakketten op de
markt te zijn, maar die voldeden
niet of nauwelijks aan de door
HTD gestelde eisen. Daarom
ben ik samen met een externe
programmeur aan de slag gegaan
om zelf een pakket te ontwik
kelen. Dat hebben we gedaan
door het oude HTD-informatie-
systeem te herschrijven en
de fouten van het oude systeem
te verbeteren. Ook hebben we
ervoor gezorgd dat SMASH ge
bruikersvriendelijker is en dat
met behulp van dit pakket ge
makkelijk managementrapporten
zijn te maken. Eveneens een
wens van de HTD."
DIM werkte een jaar aan het
nieuwe pakket. De HTD in Ber
kel en Rodenrijs was de eerste
regio die er mee ging werken.
Later volgden Hoofddorp (eind
januari), Eindhoven (eind maart)
en Zwolle (half april). Wat zijn
de ervaringen tot nu toe? Han
Knoops, magazijnmeester van
de HTD in Berkel en Rodenrijs:
"SMASH is een prima systeem.
Het heeft net als elk nieuw pak
ket nog de nodige kinderziektes,
maar daar wordt uiteraard hard
aan gewerkt. Door SMASH is
het werk er een stuk eenvoudi
ger op geworden. Alleen vergt
het in het begin wat extra werk,
omdat ik eerst de hele inventa
ris van het magazijn in het nieu
we systeem moet invoeren.
Verder biedt SMASH mij de
mogelijkheid extra snel artike
len uit te leveren. Dat is een
groot voordeel ten opzichte van
vroeger." Ook Jan Verwey,
hoofd van deze regio is tevreden.
"SMASH zorgt voor een beter
materiaal-overzicht. Verder
hebben we door SMASH een
beter inzicht in en informatie
over de financiële afwikkelin
gen. Dit betekent op alle fron
ten een verbetering van het
oude HTD-informatiesysteem."
Betere aansturing
Naast de vier regio's is er in Zoe
terwoude een centraal punt.
Daar worden alle data van de
regio's beheerd en wordt de
nodige managementinformatie
verzameld. "Door SMASH heb
ben we als management een
beter inzicht in het materiaal-
gebeuren", vertelt landelijk hoofd
HTD Jaap Dijkstra hierover.
"We kunnen per klus zien
welke materialen worden ge
bruikt. Ook kunnen we zo onze
kosten beter beheersen. Via de
planning en werkverantwoor-
dingsmodule kunnen we onze
mensen veel efficiënter bege
leiden. Daarnaast is er door
SMASH een directe samen
werking ontstaan met onze
commerciële collega's omdat
SMASH op HOMERUS is aan
gesloten. Daardoor zijn we als
HTD echt geïntegreerd in het
commerciële gebeuren."
Han Knoops zet alle magazijn-
artikelen met een hand
scanner in de computer
