bijvoorbeeld wel zien of er nog
een RVS buffet beschikbaar
was, maar niet wélk buffet. En
als het na een evenement terug
gekomen was, kon je moeilijk
zien waar eventuele beschadi
gingen waren ontstaan en of alle
bijbehorende artikelen zoals
een spoelborstel en parasols er
nog bij zaten. We werkten ook
met drie verschillende syste
men. Planning had zijn eigen
systeem om de orders te ver
werken. Voor het voorraadbe
heer van de magazijnen werk
ten we met een systeem dat ook
in het PUM wordt gebruikt.
Daarnaast waren er pc's nodig
om inzicht in financiële gege
vens te hebben. Om bijvoor
beeld jaaroverzichten te kunnen
maken. Op die manier was het
proces niet erg overzichtelijk."
Snel project
In het Informatieplan voor de
RSD was in 1993 ruimte gere
serveerd bij de Dienst Informa
tie Management (DIM) voor het
starten van een nieuw Evene
menten Beheer Systeem. In het
najaar van 1993 is in overleg
met de DIM het project opge
start. Samen werden alle wen
sen en eisen voor een nieuw in
gebruik te nemen systeem op
een rij gezet. Wilma van Die-
men en Peter van Kruistum,
medewerkers van de DIM heb
ben alle betrokkenen bij de RSD
geïnterviewd. Uit dit vooron
derzoek kwamen de diverse
knelpunten en de eisen en wen
sen voor een nieuw informatie
systeem naar voren. Via een uit
gebreide pakketselectie is
samen met de RSD voor een spe
cifiek softwarepakket gekozen,
dat ruimschoots voldeed aan de
eisen en wensen van de RSD.
"Het is heel snel gegaan", vertelt
Ton Oostrum. "In oktober heb
ben we onze wensen op een rij
gezet en op 18 april werd het
nieuwe systeem al operationeel.
Een systeem waarbij aan onze
belangrijkste eisen en wensen is
voldaan. Peter van Kruistum en
Wilma van Diemen hebben na
het voortraject vijf weken op
onze afdeling gezeten om het
systeem met ons verder te
bespreken en in te richten. In
De RSD zet honderden A
tapbuffetten in bij
evenementen in het land.
Met ENORM is het
eenvoudiger bij te houden
waar ze precies zijn
de tussentijd kon onze afdeling
Planning gewoon doorwerken.
Dat was ideaal. Tot slot hebben
we een week schaduwgedraaid
met ENORM en het oude sys
teem. Op 18 april zijn we ten
slotte overgegaan op ENORM.
Dankzij een goede voorberei
ding is die overgang prima ver
lopen. We hebben tot nu toe
gelukkig nog niet met kinder
ziektes te kampen gehad."
Meer mogelijkheden
Als een vertegenwoordiger nu
belt voor een aanvraag, wordt
zijn order direct in het systeem
ingetypt. De dag daarna heeft hij
een offerte, die tevens als beves
tiging geldt. Hij hoeft alleen te
paraferen en de offerte terug te
zenden. Op dit moment worden
bij de leverancier nog twee
modules ontwikkeld. Met de
ene zal de planning mogelijk
worden van de RSD-medewer-
kers die ingezet worden bij eve
nementen. Dit zal naar ver
wachting in juni operationeel
worden. De andere zal pas na de
zomer worden geïmplemen
iee\ bij RSD
teerd, wanneer de drukste
periode voorbij is. Met die
module is een beter voorraad
beheer door middel van scan
ners en streepjescodes mogelijk.
Er is dan precies te zien welke
artikelen worden ingezet, wan
neer ze terugkomen en in wel
ke staat ze verkeren. Verder
biedt ENORM ondermeer de
mogelijkheden om in de toe
komst automatisch te kunnen
faxen en om koppelingen te
leggen met het door horeca-
vertegenwoordigers gebruikte
systeem HOMERUS.
Landelijke coördinatie
Met behulp van ENORM zijn
ook de kosten per opdracht
gever zichtbaar te maken. "Tot
nu toe werkten we met een
totaalbudget. Per 1 januari 1995
zullen de kosten echter wor
den doorbelast aan de opdracht
gevers.
Een ander aspect is dat de RSD
al jaren met externe bedrijven
werkt, die voor ons materiaal
inzetten bij evenementen. Op
dit moment moet Planning
vaak nog bellen naar die bedrij
ven of ze een bepaald artikel
beschikbaar hebben en of ze dat
dan kunnen uitzetten. In de toe
komst ligt het in de bedoeling
de artikelen van die bedrijven in
ons systeem op te nemen. Die
bedrijven worden dan ook van
uit Amsterdam door Planning
aangestuurd. Het is te vergelij
ken met de manier waarop Phy-
sieke Distributie de externe ver
voerders aanstuurt. Gelijktijdig
vindt de financiële afwikkeling
plaats. Voor Lia van Wel en
Bernhard van der Pols van de
afdeling Planning zal de nieuwe
werkwijze meer verantwoorde
lijkheid met zich meebrengen.
Maar alles wordt veel beter
beheersbaar", voegt Ton Oos
trum daaraan snel toe.
Goede uitstraling
"Daarnaast hebben we ervoor
gezorgd dat onze materialen in
goede staat zijn en een goe
de uitstraling hebben. Sinds
vorig jaar hebben we een afde
ling Technisch Onderhoud. Al
het materiaal dat terugkomt,
wordt eerst schoongemaakt en
vervolgens door Technisch
Onderhoud nagekeken en zono
dig gerepareerd. Zo weten we
dat de artikelen die in onze
magazijnen staan, in goede
staat verkeren. Ook aan de uit
straling werken we. Al het rij
dend materieel is bijvoorbeeld
pas geheel opnieuw gespoten.
En alle RVS bierbuffetten zijn
gerenoveerd. Ze hebben bij
voorbeeld nieuwe koelers, ande
re bovenbladen en nieuwe front
platen. Andere artikelen, zoals
koelkasten, zullen vaker dan
voorheen worden vervangen
om een goede kwaliteit te kun
nen garanderen. Ook de mate
rialen die we via de externe
bedrijven inhuren, zullen in de
toekomst dezelfde kwaliteit en
uitstraling moeten hebben als
onze eigen artikelen. Dankzij
een landelijke coördinatie, con
trole en financiële afwikkeling
zijn wij zelf in staat efficiënter
te werken. En naar onze klan
ten toe kunnen we snellere en
betere service bieden. En daar
gaat het uiteindelijk om."
