Dagelijks wordt bij
evenementen in het
land materiaal van de
Reclame Service Dienst
ingezet. Van spandoeken
tot roestvrijstalen
buffetten met biertaps,
van glaswerk tot
spanwagen met
brouwerspaarden. Om
de aanvraag van al deze
materialen efficiënter te
coördineren en af te
wikkelen, heeft de RSD
onlangs het
informatiesysteem
ENORM in gebmik
genomen.
De magazijnen van de Reclame
Service Dienst aan de Amster
damse Lemelerbergweg zouden
tot de nok toe gevuld kunnen
zijn met de meest uiteenlopen
de reclame-artikelen en andere
materialen die worden ingezet
bij evenementen. Dat is echter
alleen het geval in de -niet zo
vaak voorkomende- rustige
periodes. Zo tussen begin april
en half oktober wordt zoveel
materiaal ingezet bij evene
menten dat de magazijnen soms
vrijwel leeg zijn. Juist in die tij
den is een goede coördinatie van
alle aanvragen vanzelfsprekend
van groot belang. Want een jury
bus kan maar op één plaats tege
lijk zijn. In totaal gaat het om
zo'n vijfhonderd verschillende
artikelen. Sommige van die arti
kelen worden maar een- of twee
maal per jaar gebruikt voor een
bepaald evenement. Andere
hebben juist een hoge omloop
snelheid. Voor die artikelen zijn
er zóveel aanvragen, dat er bij
voorbeeld honderden roestvrij
stalen buffetten (RVS) tegelijk
in gebruik zijn, verspreid over
het hele land.
Onoverzichtelijk
Om de administratie van het
hele proces van aanvraag van
materialen tot financiële afwik
keling ervan inzichtelijker en
beter beheersbaar te maken
heeft de RSD in april 'ENORM'
in gebruik genomen. Een infor
matiesysteem waarvan de let
ters staan voor Evenementen
Nodige Organisatie en Regis
tratie Materialen. Ton Oos
trum, chef Administratie en
Planning van de RSD, legt uit
waarom.
"Onze afdeling Planning werk
te met een systeem dat inmid
dels verouderd is. Vertegen
woordigers, ongeveer tachtig
procent van onze opdrachtge
vers, belden of schreven ons om
een artikel aan te vragen voor
een evenement op een bepaal
de datum. Planning bekeek in
het systeem of dat mogelijk was
en de schriftelijke aanvraag
werd alsnog opgestuurd. De goe
deren die werden uitgezet, kon
je maar tot een bepaald niveau
volgen in het systeem. Je kon
Staand: Ton Oostrum A
en Wilma van Diemen.
Zittend: Lia van Wel en
Bernhard van der Pols
ENORM verander!
