ven, was hun informatie de vol gende ochtend aanwezig bij de applicatiebeheerders van Thuis- verbruik. Hadden de nationale en regionale accountmanagers of de regionale verkoopleiders bepaalde managementinforma tie nodig, dan moesten zij deze opvragen bij de applicatiebe heerders Folkert Jan Geertsma en Hans Caspers. "Dat is niet handig", zegt Haverlag. "Een verkoopleider zou vanachter zijn eigen bureau direct een ant woord moeten kunnen krijgen op zijn vragen. Een andere moeilijkheid was dat we naast Bezoek ook met andere systemen werkten, zo als Oef en Grootboek. Elk sys teem bevat zijn eigen specifie ke informatie. Wij wilden, om het simpel te zeggen, één sys teem, waarbij je op één knop zou hoeven te drukken om de verlangde informatie te verkrij gen." Goede samenwerking Het verlanglijstje van het Thuisverbruikmanagement be vatte nog meer punten. Een van de belangrijkste voorwaarden was dat het nieuw te ontwik kelen systeem gebruikersvrien delijk zou zijn. "We zouden er zoveel in investeren, dat we ook wilden dat optimaal ge bruik van het systeem zou wor den gemaakt. De gebruikers moeten er graag mee willen werken. Daarmee staat of valt het systeem", licht Haverlag toe. Vanzelfsprekend zou het nieuwe systeem ook snel moe ten zijn. Bovendien zou het de mogelijkheid moeten bieden gegevens in grafieken weer te geven. Voor de Dienst Informa tie Management (DIM) brak een drukke tijd aan. Om precies te weten wat ieders wensen wa ren, hield de DIM met alle ge bruikers interviews. Ook in een later stadium, toen de DIM het systeem aan het inrichten was, bleef Thuisverbruik erbij betrokken. Want Thuisver bruik wilde weten hoe de in formatie op het scherm er uit zou zien. Dat kon gelukkig. Door een grotere kennis van au tomatisering bij de klanten zelf en door betere technische hulp middelen, is de DIM meer dan vroeger in staat informatiesys temen te bouwen die goed aan sluiten op de eisen en wensen van de klanten. Doordat de twee groepen naar elkaar toe zijn gegroeid, kan DIM nog klantgerichter werken. Onafhankelijk systeem Peter van Kruistum is een van de twee applicatie-ontwikke laars van de DIM die zich met Mithras hebben beziggehou den. "Het was moeilijk uit ver schillende systemen informa tie te halen en die vervolgens te combineren tot management informatie. Daarvoor moesten we zelf een koppeling bouwen. Het was vooral moeilijk in or ganisatorisch opzicht. De ge bruikers van de verschillende systemen werken met ver schillende codes. We hebben er naar gestreefd de bronsystemen onaangetast te laten. Alleen de procedures zijn gewijzigd. Dat is vooral een kwestie van goede afspraken maken over het ge bruik." Bij het ontwikkelen van Mithras is voor een deel gebruik ge maakt van bestaande software. Een belangrijk uitgangspunt bij de ontwikkeling was dat de Thuisverbruikorganisatie met Mithras zou moeten kunnen werken, zonder daarbij voor el ke kleine wijziging direct af hankelijk te zijn van de DIM. "Om op marktontwikkelingen te kunnen inspelen, heeft Thuisverbruik behoefte aan een flexibel systeem. Dat is ge lukt. De applicatiebeheerders van Thuisverbruik zijn verant woordelijk voor het operatio neel houden van het informa tiesysteem. Het aantal vragen dat ik nu krijg, enige maanden nadat Mithras officieel opera tioneel is geworden, is miniem. Dat is een goed teken", aldus Peter van Kruistum. Besturingsmiddel Sinds 1 mei is Mithras volledig met Mithras dere informatie geïnteresseerd. Nationaal accountmanager voor de groot winkelbedrijven, Egbert Reerink: "Een deel van de gege vens hadden wij vroeger wel ter beschikking, maar voor de tij digheid ervan was je afhanke lijk van anderen. Nu kan ik ach ter mijn bureau zelf snel gegevens opvragen over bij voorbeeld het afzetverloop van een klant op week- of maand- basis in een periode vóór, tijdens en na een actie. Zo kan ik het effect van een actie meten. Ik kan er een afdruk van maken, of mijn notebook meenemen om het resultaat aan de klant te laten zien." De accountma nagers kunnen nu sneller het verband leggen tussen bepaalde zaken. "Zo kunnen we bijvoor beeld zien hoe de ontwikkeling is van een veelheid van pro- dukten bij één klant, maar ook hoe een enkel produkt zich bij een aantal klanten ontwikkelt. Ook wordt gemakkelijk zicht baar hoe de kosten zich ont wikkelen ten opzichte van de budgetten. Of ten opzichte van de kosten die in het jaar ervoor zijn gemaakt. Het voordeel van al die informatie is dat we nu analyses kunnen maken met veel meer diepgang dan voor heen. En daardoor kunnen we onze klanten effectiever bewer ken en onze middelen beter in zetten." operationeel. Fred van Leeu wen is een van de gebruikers die dankbaar gebruik maken van het systeem. Als regionaal verkoopleider Thuisverbruik voor Noord-Nederland moet hij goed op de hoogte zijn van de verrichtingen van de vertegen woordigers uit zijn regio. "Ik kijk bijvoorbeeld heel vaak naar het onderwerp Openstaan de acties van de rayonvertegen woordigers. Op het scherm staat precies welke zaken of groothandels de door mij opge geven vertegenwoordiger nog niet heeft bezocht. Ik check dat, om te zien of de afspraken die wij met marketing en de ac countmanagers hebben gemaakt, worden nagekomen. Omdat de vertegenwoordiger na elk be zoek zijn informatie moet in brengen in zijn notebook, zijn de gegevens heel actueel. Als een vertegenwoordiger ziek wordt, kan ik precies zien wat hij allemaal nog moet doen en wie mimte heeft hem zonodig te vervangen. Misschien voelen enkele vertegenwoordigers zich hierdoor op de vingers gekeken. Maar de controle is pure bijzaak. Mithras biedt het voordeel dat ik snel kan bijsturen, als dat no dig is. Dat is vooral nuttig bij nieuwe vertegenwoordigers, aan wie ik op deze manier tips kan geven om nog efficiënter te werken. Want het zo goed mo gelijk plannen van het werk voor de buitendienst is bij ons toch de grootste drijfveer." Diepgaande informatie De nationaal opererende ac countmanagers zijn in weer an- Applicatiebeheerder A Peter van Kruistum (links) toont Egbert Reerink hoe gemakkelijk met Mithras een grafiek kan worden gemaakt op het notebook

Jaarverslagen en Personeelsbladen Heineken

Vers van 't Vat | 1993 | | pagina 27