ven, was hun informatie de vol
gende ochtend aanwezig bij de
applicatiebeheerders van Thuis-
verbruik. Hadden de nationale
en regionale accountmanagers
of de regionale verkoopleiders
bepaalde managementinforma
tie nodig, dan moesten zij deze
opvragen bij de applicatiebe
heerders Folkert Jan Geertsma
en Hans Caspers. "Dat is niet
handig", zegt Haverlag. "Een
verkoopleider zou vanachter
zijn eigen bureau direct een ant
woord moeten kunnen krijgen
op zijn vragen.
Een andere moeilijkheid was
dat we naast Bezoek ook met
andere systemen werkten, zo
als Oef en Grootboek. Elk sys
teem bevat zijn eigen specifie
ke informatie. Wij wilden, om
het simpel te zeggen, één sys
teem, waarbij je op één knop
zou hoeven te drukken om de
verlangde informatie te verkrij
gen."
Goede samenwerking
Het verlanglijstje van het
Thuisverbruikmanagement be
vatte nog meer punten. Een van
de belangrijkste voorwaarden
was dat het nieuw te ontwik
kelen systeem gebruikersvrien
delijk zou zijn. "We zouden er
zoveel in investeren, dat we
ook wilden dat optimaal ge
bruik van het systeem zou wor
den gemaakt. De gebruikers
moeten er graag mee willen
werken. Daarmee staat of valt
het systeem", licht Haverlag
toe. Vanzelfsprekend zou het
nieuwe systeem ook snel moe
ten zijn. Bovendien zou het de
mogelijkheid moeten bieden
gegevens in grafieken weer te
geven. Voor de Dienst Informa
tie Management (DIM) brak
een drukke tijd aan. Om precies
te weten wat ieders wensen wa
ren, hield de DIM met alle ge
bruikers interviews. Ook in
een later stadium, toen de DIM
het systeem aan het inrichten
was, bleef Thuisverbruik erbij
betrokken. Want Thuisver
bruik wilde weten hoe de in
formatie op het scherm er uit
zou zien. Dat kon gelukkig.
Door een grotere kennis van au
tomatisering bij de klanten zelf
en door betere technische hulp
middelen, is de DIM meer dan
vroeger in staat informatiesys
temen te bouwen die goed aan
sluiten op de eisen en wensen
van de klanten. Doordat de
twee groepen naar elkaar toe
zijn gegroeid, kan DIM nog
klantgerichter werken.
Onafhankelijk systeem
Peter van Kruistum is een van
de twee applicatie-ontwikke
laars van de DIM die zich met
Mithras hebben beziggehou
den. "Het was moeilijk uit ver
schillende systemen informa
tie te halen en die vervolgens te
combineren tot management
informatie. Daarvoor moesten
we zelf een koppeling bouwen.
Het was vooral moeilijk in or
ganisatorisch opzicht. De ge
bruikers van de verschillende
systemen werken met ver
schillende codes. We hebben er
naar gestreefd de bronsystemen
onaangetast te laten. Alleen de
procedures zijn gewijzigd. Dat
is vooral een kwestie van goede
afspraken maken over het ge
bruik."
Bij het ontwikkelen van Mithras
is voor een deel gebruik ge
maakt van bestaande software.
Een belangrijk uitgangspunt bij
de ontwikkeling was dat de
Thuisverbruikorganisatie met
Mithras zou moeten kunnen
werken, zonder daarbij voor el
ke kleine wijziging direct af
hankelijk te zijn van de DIM.
"Om op marktontwikkelingen
te kunnen inspelen, heeft
Thuisverbruik behoefte aan
een flexibel systeem. Dat is ge
lukt. De applicatiebeheerders
van Thuisverbruik zijn verant
woordelijk voor het operatio
neel houden van het informa
tiesysteem. Het aantal vragen
dat ik nu krijg, enige maanden
nadat Mithras officieel opera
tioneel is geworden, is miniem.
Dat is een goed teken", aldus
Peter van Kruistum.
Besturingsmiddel
Sinds 1 mei is Mithras volledig
met Mithras
dere informatie geïnteresseerd.
Nationaal accountmanager voor
de groot winkelbedrijven, Egbert
Reerink: "Een deel van de gege
vens hadden wij vroeger wel ter
beschikking, maar voor de tij
digheid ervan was je afhanke
lijk van anderen. Nu kan ik ach
ter mijn bureau zelf snel
gegevens opvragen over bij
voorbeeld het afzetverloop van
een klant op week- of maand-
basis in een periode vóór, tijdens
en na een actie. Zo kan ik het
effect van een actie meten. Ik
kan er een afdruk van maken,
of mijn notebook meenemen
om het resultaat aan de klant te
laten zien." De accountma
nagers kunnen nu sneller het
verband leggen tussen bepaalde
zaken. "Zo kunnen we bijvoor
beeld zien hoe de ontwikkeling
is van een veelheid van pro-
dukten bij één klant, maar ook
hoe een enkel produkt zich bij
een aantal klanten ontwikkelt.
Ook wordt gemakkelijk zicht
baar hoe de kosten zich ont
wikkelen ten opzichte van de
budgetten. Of ten opzichte van
de kosten die in het jaar ervoor
zijn gemaakt. Het voordeel van
al die informatie is dat we nu
analyses kunnen maken met
veel meer diepgang dan voor
heen. En daardoor kunnen we
onze klanten effectiever bewer
ken en onze middelen beter in
zetten."
operationeel. Fred van Leeu
wen is een van de gebruikers
die dankbaar gebruik maken
van het systeem. Als regionaal
verkoopleider Thuisverbruik
voor Noord-Nederland moet hij
goed op de hoogte zijn van de
verrichtingen van de vertegen
woordigers uit zijn regio. "Ik
kijk bijvoorbeeld heel vaak
naar het onderwerp Openstaan
de acties van de rayonvertegen
woordigers. Op het scherm
staat precies welke zaken of
groothandels de door mij opge
geven vertegenwoordiger nog
niet heeft bezocht. Ik check dat,
om te zien of de afspraken die
wij met marketing en de ac
countmanagers hebben gemaakt,
worden nagekomen. Omdat de
vertegenwoordiger na elk be
zoek zijn informatie moet in
brengen in zijn notebook, zijn
de gegevens heel actueel. Als
een vertegenwoordiger ziek
wordt, kan ik precies zien wat
hij allemaal nog moet doen en
wie mimte heeft hem zonodig
te vervangen. Misschien voelen
enkele vertegenwoordigers zich
hierdoor op de vingers gekeken.
Maar de controle is pure bijzaak.
Mithras biedt het voordeel dat
ik snel kan bijsturen, als dat no
dig is. Dat is vooral nuttig bij
nieuwe vertegenwoordigers, aan
wie ik op deze manier tips kan
geven om nog efficiënter te
werken. Want het zo goed mo
gelijk plannen van het werk
voor de buitendienst is bij ons
toch de grootste drijfveer."
Diepgaande informatie
De nationaal opererende ac
countmanagers zijn in weer an-
Applicatiebeheerder A
Peter van Kruistum (links)
toont Egbert Reerink hoe
gemakkelijk met Mithras
een grafiek kan worden
gemaakt op het notebook