Wat doen de medewerkers van
ETA om die orders te verwer
ken? Wat gebeurt er tussen het
moment dat een order binnen
komt en het ogenbbk dat de
klant de produkten ook daad
werkelijk ontvangt? Een vraag
die niet eenvoudig te beant
woorden is.
Spin in het web
Je zou ETA kunnen vergelijken
met een spin in het web wat be
treft de export van Heineken-
produkten. Bij ETA komen alle
draden van het web, te weten
de klanten, commercie en pro-
duktie, samen. De activiteiten
van Export kunnen ruwweg
worden opgedeeld in twee gro
te disciplines: de commercie en
ETA.
Werkwijze
"De belangrijkste taak van
commercie is ervoor te zorgen
dat de verkopen worden gesti
muleerd. Dat gebeurt uiteraard
in nauwe samenwerking met
onze lokale agenten. Daarnaast
houdt commercie zich bezig
met het aanboren van nieuwe
markten. De commerciële af
deling is bovendien degene die
bijvoorbeeld de voorwaarden
van levering en betabng met de
klant afspreekt. Wij, de mede
werkers van ETA, verwerken
vervolgens de door commercie
binnen gebrachte orders op ba
sis van de overeenkomst die
door hen is gemaakt. Dat be
tekent dat vanaf het moment
dat de order binnenkomt tot
het versturen van de factuur bij
na alles gedaan wordt door
ETA. Voor elke klant hebben
we een dossier waarin gegevens
staan zoals het type fles, etiket
ten en welke documenten no
dig zijn zodat een snelle leve
ring mogelijk is," legt de heer
Fred Holvast, hoofd ETA, uit.
Twee afdelingen
ETA is onderverdeeld in een
operationele en een ondersteu
nende afdebng.
Twee secties binnen de opera
tionele afdeling houden zich
bezig met verschepingen. De
een verzorgt het transport per
schip binnen Europa en voor
het Verre Oosten en Afrika, ter
wijl de andere zich concen
treert op verschepingen naar
Amerika en het Midden Oos
ten. Ook is er een sectie die zich
bezig houdt met wegtransport
binnen Europa, luchtvracht en
vervoer per spoor.
De ondersteunende afdeling
binnen ETA kan gezien worden
als dienstverlenend voor de
eerder vermelde secties. De
diensten die zij verlenen zijn
onder meer gegevensbeheer en
de controle op inkomende
en uitgaande facturen. Het
bedrijfsbureau berekent de
vrachtkosten per doos en con
tainer ten behoeve van com
mercie. Bovendien is er een af
deling die zich bezig houdt met
alle douanezaken en andere
exportdocumentatie. Holvast:
"Het werk van deze dienstverle
nende afdelingen is van zeer
groot belang voor export. De
mensen die hier werken zijn
minder 'zichtbaar' dan onze
operationele medewerkers,
maar zij zijn het die het mo
gelijk maken dat er in de uit
voering snel en adequaat op de
wensen van de klant gerea
geerd kan worden."
Veel papierwerk
De hierboven al genoemde
douaneformaliteiten zijn trou-
tekent dat met één druk op de
knop de juiste formulieren uit
de printer rollen.
Nauw contact
Om verzekerd te zijn van een
goede stroomlijning van de vele
orders, is het noodzakelijk dat
er regelmatig en nauw contact
is tussen de brouwerijen en
ETA. Als er bijvoorbeeld op een
bepaalde dag in de haven aan-
ETA in cijfers
De grootte van de Export Transport Afdeling van Heineken
kan het beste worden weergegeven op basis van de volgende
feiten en cijfers.
Aantal landen waarnaar wordt geëxporteerd: 120
Aantal bestemmingen: 2000
Aantal sets douaneformaüteiten bestaande uit
gemiddeld 15 documenten per jaar: 50.000
Inkomende en uitgaande telex- en telefax-
berichten per jaar: 50.000
Totaal aantal facturen per jaar: 50.000
wens een verhaal apart. Elk jaar
worden er 750.000 documen
ten gemaakt, die onderbng
sterk verschillen. Sommige lan
den verlangen een certihcaat
van oorsprong andere vragen
om een zogenaamde gezond
heidsverklaring. Gemiddeld
moet er het niet geringe aantal
van vijftien documenten per or
der gemaakt worden. Docu
menten die er voor moeten zor
gen dat de klant onder de beste
en voordeligste voorwaarden
Heineken, Amstel bier en de
andere produkten kan impor
teren.
Om enige orde te brengen in de
ze massa papieren heeft ETA
aan elk exportland een code ge
geven en dat opgeslagen in een
gegevensbestand. De per land
benodigde papieren zijn daar
weer aan gekoppeld. Dit be-
De verscheping van de export-
produkten in de Rotterdamse
haven
geleverd moet worden, dan
dient die order al een aantal da
gen van te voren klaar te zijn op
de brouwerij. Minstens één
keer per week is er formeel
overleg, de microplanning, tus
sen produktie en ETA. Elke
maandag wordt er een week-
plan gemaakt naar aanleiding
van de orders die de week daar
voor binnen zijn gekomen.
Daar worden dan, in overleg
met Export, prioriteiten gesteld
en de brouwerijen maken ver
volgens hun eigen planning
De afdeling ETA in
Rotterdam
voor het gereed maken van de
orders.
Tussen de binnenkomst van
een order en uitlevering zit
meestal een periode van onge
veer drie weken. Het exacte
leveringstijdstip hangt van ver
schillende factoren af.
Uiteraard speelt daarbij de
grootte van de order een rol, net
als de vraag om welk produkt,
welke markt het gaat. Ook
de verschepingsmogelijkheden
zijn van groot belang. Als bij
voorbeeld een schip met een
bepaalde bestemming slechts
een keer in de vier weken vaart,
dan betekent dat een vertraging
van de leveringstij d. De meeste
klanten die ons bier importeren
weten dat en houden daar dan
rekening mee. Maar soms
werkt het ook anders. Sommige
orders moeten in recordtij duit-
gevoerd worden. Dit kan be
tekenen dat een schip dat
slechts enkele uren in de haven
van Rotterdam ligt bijna on
middellijk beleverd moet
worden. Geen eenvoudige
zaak, maar één waartegen Ex
port wel opgewassen is. Mede
dankzij het dit jaar volledig
operationeelgeworden Export
2000 systeem.
Een volgende keer meer over
wat export betekent voor de
brouwerijen.
