veert 'bier
"Per jaar wordt er
honderdvijftig
strekkende
meter afgevoerd"
"Ik heb de gehele
organisatie
vanaf 1960 in
mijn hoofd zitten"
dozen onder code bewaard.
Door deze manier van opslaan
en doordat veel op microfilm
wordt bewaard, wordt elke vier
kante meter optimaal benut."
Floppy's worden nog niet cen
traal bewaard. "Daar zijn nog
geen richtlijnen voor", legt Joop
van Dillen uit. "Nu wordt veel
van een flop nog overgezet op
papier. De afdelingen bewaren
zelf hun floppy's." Van Dillen
zorgt zelf altijd voor kopieën
van zijn eigen floppy's. "Die be
waar ik in de kluis van het re
kencentrum in Zoeterwoude.
Van tijd tot tijd zet ik daar ook
de eventuele mutaties op. Maar
ik geloof dat ik een van de wei
nigen ben die kopieën bewaard.
Het is volgens mij wel belang
rijk om van je belangrijkste
stukken kopieën te bewaren."
Ordenen
Joop van Dillen: "Als een af
deling iets bij ons wil opslaan,
bekijken we allereerst of het
qua ordening en inhoud zin
heeft om het te bewaren. Je
hoeft immers niet alles te archi
veren. Ook worden er in over
leg met de afdelingen zoge
naamde bewaartermijnlij sten
gemaakt.
Daarop moet aangegeven wor
den hoe lang iets bewaard moet
worden. Deze lijsten worden
door interne en externe ac
countants en juristen goedge
keurd. Die goedkeuring is niet
voor alle afdelingen nodig. Het
is afhankelijk van de waarde
van een bepaald archiefstuk."
Beschrijvingen, vervaldatum
en lokatie van een archiefstuk
worden in een personal compu
ter opgeslagen. Deze print één
keer per jaar alles uit wat ver
nietigd kan worden. Joop van
Dillen: "In de praktijk betekent
dat dat er ongeveer twee a drie
honderd meter per jaar aan ar
chief wordt aangevoerd en hon
derdvijftig strekkende meter
aan archiefstukken wordt afge
voerd of te wel wordt vernie
tigd. Dat laatste is maar goed
ook, anders zouden we binnen
de kortste tijd uit onze vijf ar
chiefruimten groeien."
Infowaarde
Waarom wordt iets bewaard?
"Daar zijn verschillende rede
nen voor. Allereerst is er de in
formatie waarde van een ar
chief. Het bevat informatie die
belangrijk is voor een bedrijf.
Daarnaast is er een juridisch as
pect aan verbonden. Het is no
dig om bepaalde handelingen
te kunnen achterhalen, die in
het verleden hebben plaatsge
vonden. Het archiefmateriaal
dient daarbij soms als bewijs
materiaal. Dan heb je de fiscale
waarde van een archief, de be-
drijfs-historische waarde en ar
chiefstukken van economisch-
historische waarde. Daarnaast
kun je nog bepaalde dingen be
waren die onder de noemer 'cu
riosa' vallen. Dan denk ik bij
voorbeeld aan een brief die nog
getekend is door dr. H.P.
Heineken."
Er is niet alleen een archief in
Zoeterwoude. Ook in de ande
re vestigingen worden stukken
bewaard. Daarnaast wordt er
een archief van Amstel,
Heineken en Van Vollenhoven
in het gemeente-archief van
Amsterdam bewaard. "Ik kom
ook regelmatig in de andere
vestigingen van Heineken Ne
derland. In Amsterdam werkt
mevrouw Stapel, een externe
archivaris, aan de concern-
secretariaatsarchivering. Mo
menteel ben ik bezig een deel
van het directiepersoneelar-
chief uit de periode 1900-1950
te archiveren. In principe kan
iedere afdeling mijn hulp inroe
pen bij het opzetten van een ar
chief, zoals bijvoorbeeld Perso
neelszaken in Zoeterwoude.
Deze afdeling heeft mij ge
vraagd te helpen bij een orde-
ningsopzet van hun totale per
soneelsbestand."
Toegankelijk
Niet iedereen heeft zomaar
toegang tot een archiefstuk.
Van Dillen: "In het gemeente
archief van Amsterdam kun
nen alleen stukken van ons be
drijf ingezien worden, die ouder
dan vijftig jaar zijn. In het Cen
traal Archief van Heineken in
Zoeterwoude kun je alleen
stukken inzien, die betrekking
hebben op je eigen werkterrein.
Soms komen ook verzoeken
van buiten. Iemand vroeg laatst
om informatie over de heer
Aertnijs, die van 1892 tot en
met 1899 bedrijfsleider is ge
weest van een Heineken bier-
handel in Nijmegen. Deze man
wilde een verslag maken van de
heer Aertnijs, die eveneens de
eerste in Nederland was die een
Benz (automerk) vanuit Duits
land naar Nederland heeft
In deze verrijdbare stellingen,
ook wel compactus-
stellingen, worden de meeste
archiefstukken bewaard
geïmporteerd. Tot grote vreug
de van die man konden we uit
financiële stukken uit die tijd
opmaken dat Aertnijs ook toen
al zijn zaakjes prima in de hand
had."
Wat is er nu eigenlijk zo leuk
aan archiveren? Joop van Dil
len: "Het is heel boeiend. Door
het opslaan van archiefstuk
ken, waar je voor het ordenen
zelf toch ook veel vanaf moet
weten, heb ik de gehele organi
satie vanaf 1960 in mijn hoofd
zitten. In dat jaar werd ik bij de
Amstel brouwerij aangenomen
als archivaris. Je bent dageüjks
bezig met archiefstukken uit al
le disciplines van het bedrijf,
vanaf 1870 tot heden. Op die
manier leer je van heel veel een
beetje kennen."
