Deadline
Declaraties
Controles
Heineken kent twee soorten salaris
administraties, een plaatselijke en een
centrale. In totaal werken op deze af
delingen 20 mensen. De Plaatselijke
Salarisadministratie verwerkt de sala
rissen van de CAO-medewerkers, die
onder de bedrijfsleider vallen. Het sa
laris van de overige medewerkers die
onder de CAO of onder de CAVO val
len, wordt op de Centrale Salarisadmi
nistratie verwerkt. Ook de niet-actie-
ve medewerkers die onder de VUT,
HIR of ROWOR-regeling vallen, krij
gen hun betalingen via de Centrale Sa
larisadministratie
Hoe gaat de betaling in zijn werk?
Henk Plass, hoofd van de Centrale Sa
larisadministratie: "Wij kennen, net
als Vers van 't Vat, elke maand een
'deadline'. Een dag waarop alle wijzi
gingen van de gegevens van de mede
werkers binnen moeten zijn in ver
band met invoer in het decentrale
computersysteem en de controles
hierop. Deze veranderingen krijgen
we binnen via de personeelsdiensten."
De eerste stap ligt dus bij de perso
neelsdiensten. Deze afdelingen geven
de mutaties door. Van veranderingen
in het huisadres tot en met een wijzi
ging van salarisgroepen. Deze infor
matie is nodig voor de berekening
van het salaris en de aanmaak van
de inkomstenspecificaties, die elke
Heineken-medewerker maandelijks
krijgt.
Henk Plass: "We leggen deze mutaties
vast in de decentrale computers van
de Centrale en of Plaatselijke Salaris
administratie. Eén persoon voert de
veranderingen door, een ander kijkt
ze na. Daarna worden alleen de gewij
zigde gegevens verzonden naar de
centrale computer in Zoeterwoude.
De medewerkers van de salarisadmi
nistratie noemen deze computer ook
wel gekscherend 'Het Grote Beest'.
Daar worden alle berekeningen uit
gevoerd, overzichten gemaakt, alle
inkomstenspecificaties afgedrukt en
diverse grootboekrekeningen bijge
werkt."
Het salaris verwerken is één taak van
de salarisadministratie. Er is natuur
lijk meer bij Heineken dat via het sala
ris wordt verrekend. Inkopen via het
Personeels Uitgiften Magazijn (PUM)
en bezinepomp-afnamen worden ver
werkt van de eerste tot en met de laat
ste van de maand. Wat bijvoorbeeld in
juni in het PUM gekocht is, wordt van
het salaris in juli afgetrokken. Maar
maandelijks worden ook declaraties
ingeleverd. Hoe worden die verwerkt?
"Bij de Plaatselijke Administratie
wordt bepaald of datgene dat wordt
gedeclareerd belast of onbelast is",
legt Henk Plass uit. Bijvoorbeeld de
kilometervergoeding. "In de compu
ter zit een invoercode die het bedrag
tot 44 cent 'onbelast' laat. Alles wat er
Henk Plass
boven zit, wordt door de computer er
uit gehaald en belast. Die mutaties
worden eveneens aan de centrale
computer doorgegeven, waarna ze op
de inkomstenspecificatie komen te
staan. De computer vertaalt aan de
hand van de code het gedeelte dat in
rekening moet worden gebracht."
Om ervoor te waken dat er niets mis
gaat met de uitbetaling van het salaris,
zijn diverse controles op de in
komstenspecificaties ingebouwd. "Er
wordt gecontroleerd of alle mutaties
verwerkt zijn; er vindt controle op de
juistheid van de inkomstenspecifica
ties plaats. Daarnaast houden we een
steekproef op het bruto-netto traject
en vindt er ook bij iedere vestiging de
bruto-netto controle plaats. Boven
dien zijn er controles op de computer
tapes, voordat die naar de bank gaan.
Je kunt het eenvoudigweg niet 'ma
ken' dat daar een foutje in zit. Als die
er onverhoopt toch nog in mocht zit
ten, wordt alles opnieuw uitgedraaid.
Daarnaast zit er nog een controle in
het computersysteem zelf, waardoor
bijvoorbeeld dubbelbetalingen niet
kunnen voorkomen."
ons motto"
Via de afdeling Centraal Betalingsver
keer wordt vervolgens het salaris op
bank- of girorekening gestort. Henk
Plass: "Juist en tijdig is daarbij ons
motto. De juistheid van de gegevens
komt daarbij op de eerste plaats. Want
iets kan wel 'tijdig' zijn, maar als de ge
gevens niet 'juist' zijn, ontstaan er pro
blemen. Medewerkers moeten erop
kunnen vertrouwen dat er een juiste
verwerking plaatsvindt en dat het
juiste salaris wordt betaald."
