De organisatie van een receptie:
Tijdrovend maar dankbaar werk
tf -
"Oh leuk, Jansen viert binnen
kort zijn jubileum. Daar ga ik
zeker heen." Voor de recepties
bij Heineken bestaat altijd veel
belangstelling. Want het is leuk te
horen wat er over de jubilaris of
scheidende wordt gezegd, aardig
te zien wat hij voor cadeau krijgt,
en bovenal plezierig persoonlijk
te kunnen feliciteren of afscheid
te nemen. Daarnaast bieden de
recepties altijd een goede gelegen
heid om in informele sfeer met
vele collega's in contact te
komen. Dat iedereen het tijdens
de receptie naar zijn zin heeft,
lijkt zo vanzelfsprekend. Toch
zit er veel werk in het organiseren
van een receptie.
"De voorbereidingen beginnen in een
heel vroeg stadium" vertelt de heer J.M.
de Birk van Personeelszaken Produktie
in Zoeterwoude. "Vóór de maand sep
tember van het lopende jaar bespreken
we al bij de afdeling Ontvangsten een
ruimte voor de receptiedata in het daar
opvolgende jaar. Kiest de medewerker
voor een alternatieve jubileumviering of
wil hij liever zonder veel ruchtbaarheid
vertrekken, dan kunnen we die aanvra
gen altijd nog annuleren."
Oog voor detail
Kiest men voor een receptie, dan moet
de personeeldienst vele zaken regelen.
De aanstaande jubilaris geeft op door
welke familieleden hij of zij vergezeld
wordt in verband met het aantal te be
stellen corsages. Personeelszaken infor
meert zelfs naar de kleur van de kleding,
zodat de kleur van de bloemen niet
vloekt met de speciaal aangeschafte
feestjurk.
"We overleggen ook met de afdeling
over het aantal sprekers", vertelt de heer
De Birk, "we nodigen bijvoorbeeld de
chef, de bedrijfsleider of een directeur
uit en maken voor de hele receptie een
draaiboek. Verder zorgen we ervoor dat
de medewerker met een auto van huis
wordt opgehaald. Zo zijn er vele aan
dachtspunten op onze checklist. Maar
het is zeker de moeite waard, want over
het algemeen zijn de mensen altijd zeer
enthousiast" aldus de heer De Birk.
Dankbaar werk
Mevrouw B.E.E. de Leeuw-Bakker van
Personeelszaken in Amsterdam heeft
dezelfde mening. "Het is veel te leuk om
het de mensen naar de zin te maken"
zegt zij"De man of de vrouw om wie het
gaat, is die middag de hoofdpersoon. Of
de receptie plezierig verloopt, wordt
door de mensen bepaald, maar het is
onze taak de omstandigheden daarvoor
zo goed mogelijk te laten zijn. Er zijn na
tuurlijk bepaalde regels, waaraan je je
moet houden. Maar binnen die regels
moet veel mogelijk zijn. Het moet een
gebeurtenis zijn om op terug te kunnen
kijken. Als je ziet dat de betrokkene ge
niet, is dat alle moeite waard."
Rampen
Voor de recepties in de horecagebieden
kan niet altijd met een standaard
checklist worden gewerkt. De heer D.
van der Bijl (personeelsfunctionaris
voor de horecagebieden Amsterdam/
Utrecht, Noord-Holland en Groningen/
Friesland/Drente): "De meeste gebie
den beschikken niet over een eigen,
grote ontvangstruimte. Je moet dus te
voren goed afwegen hoeveel gasten te
verwachten zijn en of je moet uitwijken
naar een externe gelegenheid. Gebeurt
dat laatste, dan moeten met de exploi
tant van die zaak goede afspraken wor
den gemaakt. Wat ik het leukste vind?
Met de jubilaris gezamenlijk het foto-al
bum doornemen. En het vervelendste?
Dat heb ik nog niet meegemaakt. Van
horen zeggen weet ik dat er echte 'ram
pen' kunnen gebeuren: bloemen die niet
worden afgeleverd, een fotorolletje dat
zoekraakt bij de centrale, een taxi die
niet besteld is.Het zijn allemaal zaken,
waarvan je hoopt dat ze je bespaard blij
ven."
Zelf ook nerveus
Ook de heer R.H. Mak, personeelsfunc
tionaris voor de commercie in Rotter
dam, Den Haag en West-Brabant/Zee
land, kent de angst dat er dingen mis
gaan. "Natuurlijk werken we onze lijst
van zaken die gedaan moeten worden,
punt voor punt af. Toch ben ik net als
mijn collega's altijd een beetje nerveus.
Twee dagen vóór de receptie controleer
ik daarom alles nog een keer." De heer
Mak vindt dat er, binnen zekere gren
zen, veel mogelijk moet zijn. "De men
sen die voor een receptie kiezen, moeten
zich niet teveel in een keurslijf laten
drukken" is zijn mening. "Alle wensen
zijn bespreekbaar. Want wij werken er
graag aan mee dat de receptie onvergete
lijk wordt."
19