De organisatie van een receptie: Tijdrovend maar dankbaar werk tf - "Oh leuk, Jansen viert binnen kort zijn jubileum. Daar ga ik zeker heen." Voor de recepties bij Heineken bestaat altijd veel belangstelling. Want het is leuk te horen wat er over de jubilaris of scheidende wordt gezegd, aardig te zien wat hij voor cadeau krijgt, en bovenal plezierig persoonlijk te kunnen feliciteren of afscheid te nemen. Daarnaast bieden de recepties altijd een goede gelegen heid om in informele sfeer met vele collega's in contact te komen. Dat iedereen het tijdens de receptie naar zijn zin heeft, lijkt zo vanzelfsprekend. Toch zit er veel werk in het organiseren van een receptie. "De voorbereidingen beginnen in een heel vroeg stadium" vertelt de heer J.M. de Birk van Personeelszaken Produktie in Zoeterwoude. "Vóór de maand sep tember van het lopende jaar bespreken we al bij de afdeling Ontvangsten een ruimte voor de receptiedata in het daar opvolgende jaar. Kiest de medewerker voor een alternatieve jubileumviering of wil hij liever zonder veel ruchtbaarheid vertrekken, dan kunnen we die aanvra gen altijd nog annuleren." Oog voor detail Kiest men voor een receptie, dan moet de personeeldienst vele zaken regelen. De aanstaande jubilaris geeft op door welke familieleden hij of zij vergezeld wordt in verband met het aantal te be stellen corsages. Personeelszaken infor meert zelfs naar de kleur van de kleding, zodat de kleur van de bloemen niet vloekt met de speciaal aangeschafte feestjurk. "We overleggen ook met de afdeling over het aantal sprekers", vertelt de heer De Birk, "we nodigen bijvoorbeeld de chef, de bedrijfsleider of een directeur uit en maken voor de hele receptie een draaiboek. Verder zorgen we ervoor dat de medewerker met een auto van huis wordt opgehaald. Zo zijn er vele aan dachtspunten op onze checklist. Maar het is zeker de moeite waard, want over het algemeen zijn de mensen altijd zeer enthousiast" aldus de heer De Birk. Dankbaar werk Mevrouw B.E.E. de Leeuw-Bakker van Personeelszaken in Amsterdam heeft dezelfde mening. "Het is veel te leuk om het de mensen naar de zin te maken" zegt zij"De man of de vrouw om wie het gaat, is die middag de hoofdpersoon. Of de receptie plezierig verloopt, wordt door de mensen bepaald, maar het is onze taak de omstandigheden daarvoor zo goed mogelijk te laten zijn. Er zijn na tuurlijk bepaalde regels, waaraan je je moet houden. Maar binnen die regels moet veel mogelijk zijn. Het moet een gebeurtenis zijn om op terug te kunnen kijken. Als je ziet dat de betrokkene ge niet, is dat alle moeite waard." Rampen Voor de recepties in de horecagebieden kan niet altijd met een standaard checklist worden gewerkt. De heer D. van der Bijl (personeelsfunctionaris voor de horecagebieden Amsterdam/ Utrecht, Noord-Holland en Groningen/ Friesland/Drente): "De meeste gebie den beschikken niet over een eigen, grote ontvangstruimte. Je moet dus te voren goed afwegen hoeveel gasten te verwachten zijn en of je moet uitwijken naar een externe gelegenheid. Gebeurt dat laatste, dan moeten met de exploi tant van die zaak goede afspraken wor den gemaakt. Wat ik het leukste vind? Met de jubilaris gezamenlijk het foto-al bum doornemen. En het vervelendste? Dat heb ik nog niet meegemaakt. Van horen zeggen weet ik dat er echte 'ram pen' kunnen gebeuren: bloemen die niet worden afgeleverd, een fotorolletje dat zoekraakt bij de centrale, een taxi die niet besteld is.Het zijn allemaal zaken, waarvan je hoopt dat ze je bespaard blij ven." Zelf ook nerveus Ook de heer R.H. Mak, personeelsfunc tionaris voor de commercie in Rotter dam, Den Haag en West-Brabant/Zee land, kent de angst dat er dingen mis gaan. "Natuurlijk werken we onze lijst van zaken die gedaan moeten worden, punt voor punt af. Toch ben ik net als mijn collega's altijd een beetje nerveus. Twee dagen vóór de receptie controleer ik daarom alles nog een keer." De heer Mak vindt dat er, binnen zekere gren zen, veel mogelijk moet zijn. "De men sen die voor een receptie kiezen, moeten zich niet teveel in een keurslijf laten drukken" is zijn mening. "Alle wensen zijn bespreekbaar. Want wij werken er graag aan mee dat de receptie onvergete lijk wordt." 19

Jaarverslagen en Personeelsbladen Heineken

Vers van 't Vat | 1988 | | pagina 19