Een opgeruimd kantoor: netter en veiliger Tussen kwart over vier en half zes 's middags stromen lang zaam de kantoren leeg. De kantoormedewerkers hebben hun bureaus opgeruimd en de kasten afgesloten. Het licht van de kamer gaat uit, de kamerdeur wordt dichtgetrok ken: de dagtaak zit erop. In de praktijk blijkt er echter nogal het een en ander te schorten aan het 'opruimen' van de ka mer. Toch is het achterlaten van een 'schone' kamer heel belangrijk. Voor u èn voor het bedrijf. Het is de heer J.W. Croese, hoofd van de Interne Dienst kantoor Zoeterwoude, een doorn in het oog dat er in vele kamers informatie 'open en bloot' blijft liggen wanneer de bewoner zijn kamer voor langere tijd verlaat. "Persoonlijke bezittingen en bedrijfsge gevens behoren opgeborgen te worden" zegt de heer Croese met klem. "Al was het alleen maar omdat het schoonmaak bedrijf dan beter zijn werk kan doen. Maar veel belangrijker is het nog dat ver trouwelijke gegevens niet voor derden toegankelijk zijn. Men heeft bij onze on derneming veel hoogwaardige kennis in huis. Je moet je altijd afvragen: 'in hoe verre heb ik spullen die voor een ander interessant zijn?' Ieder moet zich terde ge realiseren dat het voorkomt dat der den in jouw gegevens geïnteresseerd zijn. Geef daarom geen aanleiding, 's Avonds niet, maar ook overdag niet. De bekende stapelbare bakjes horen niet op het bureau te blijven staan, even min als ordners op de vensterbank. Als u uw kamer voor langere tijd verlaat, bijvoorbeeld voor een bespreking, plaats dan de informatie achter slot en grendel. En laat ook persoonlijke bezit tingen niet zomaar achter." Clean desk De heer S.W. de Vries, hoofd Interne Dienst van de Amsterdamse kantoren, onderschrijft het verhaal van zijn colle ga. Ook hij pleit voor een 'clean desk', zoals dat in het vakjargon van de interne dienst heet. Maar: "Clean desk houdt meer in dan een opgeruimd bureau", al dus de heer De Vries. "Het betekent ook dat schrijfmachine- en printerlinten ver nietigd moeten worden. Vertrouwelijke gegevens mogen bovendien niet op de harde schijf van een (wat oudere) PC blijven staan. Zet die gegevens op een diskette en berg die op. Dat moet net zo'n routinezaak worden als het gebrui ken van de papiervernietiger voor ver trouwelijke stukken. Wees er constant attent op dat een ander belangstelling kan hebben voor de informatie die jijzelf tot je beschikking hebt. Berg ook de kast- of bureausleutel op een veilige plaats op en laat deze niet in de dichtst bijzijnde bierpul liggen. En, het zou overbodig moeten zijn om te vermelden, sluit ramen en deuren wanneer u uw ka mer voor langere tijd verlaat." Netter en veiliger Al lijkt een kantoorkamer een veilige werkplek, de medewerkers van de inter ne dienst hebben toch een aantal advie zen om uw persoonlijke veiligheid te ver hogen. Want ook al gebeuren 'thuis' re latief gezien de meeste ongevallen, ook op kantoor kunnen ongelukjes gebeu ren. Doordat men op een (draaiende) bureaustoel gaat staan bijvoorbeeld, of doordat men struikelt over snoeren die soms kriskras door de kamer liggen. Om deze laatste situatie te voorkomen, raadt de Interne Dienst aan vooral tijdig de komst van pc's of andere apparatuur door te geven en benodigd meubilair daarvoor aan te vragen. 'Noodmaatregelen' als verlengsnoeren van de ene naar de andere zijde van een kamer hoeven dan niet meer genomen te worden. Wat te doen bij alarm De heer E.D. Veen, hoofd Interne Dienst Den Bosch, noemt bekendheid met de instructie 'ontruiming bij alarm' als hèt belangrijkste feit in het kader van ieders veiligheid. "Ken de verschillende alarmmeldingen, ken de vluchtwegen en de verzamelpunten" luidt zijn advies. "Maak ook nieuw- of tijdelijk personeel attent op de instructie en wijs hen de vluchtroute." "Stel de portier ervan op de hoogte wan neer u van plan bent over te werken" voegt de heer Croese daaraan toe. "Mocht er brand uitbreken of mocht zich een andere calamiteit voordoen, dan we ten de portiers- en bewakingsdiensten dat er nog mensen in het gebouw zijn." "Het is hetzelfde als met de andere huis regels en adviezen: wanneer iedereen deze wil volgen, werken we mee aan net heid en veiligheid, die in ons aller belang zijn." 10

Jaarverslagen en Personeelsbladen Heineken

Vers van 't Vat | 1988 | | pagina 14