Een opgeruimd kantoor: netter en veiliger
Tussen kwart over vier en half zes 's middags stromen lang
zaam de kantoren leeg. De kantoormedewerkers hebben
hun bureaus opgeruimd en de kasten afgesloten. Het licht
van de kamer gaat uit, de kamerdeur wordt dichtgetrok
ken: de dagtaak zit erop. In de praktijk blijkt er echter nogal
het een en ander te schorten aan het 'opruimen' van de ka
mer. Toch is het achterlaten van een 'schone' kamer heel
belangrijk. Voor u èn voor het bedrijf.
Het is de heer J.W. Croese, hoofd
van de Interne Dienst kantoor
Zoeterwoude, een doorn in het oog dat
er in vele kamers informatie 'open en
bloot' blijft liggen wanneer de bewoner
zijn kamer voor langere tijd verlaat.
"Persoonlijke bezittingen en bedrijfsge
gevens behoren opgeborgen te worden"
zegt de heer Croese met klem. "Al was
het alleen maar omdat het schoonmaak
bedrijf dan beter zijn werk kan doen.
Maar veel belangrijker is het nog dat ver
trouwelijke gegevens niet voor derden
toegankelijk zijn. Men heeft bij onze on
derneming veel hoogwaardige kennis in
huis. Je moet je altijd afvragen: 'in hoe
verre heb ik spullen die voor een ander
interessant zijn?' Ieder moet zich terde
ge realiseren dat het voorkomt dat der
den in jouw gegevens geïnteresseerd
zijn. Geef daarom geen aanleiding,
's Avonds niet, maar ook overdag niet.
De bekende stapelbare bakjes horen
niet op het bureau te blijven staan, even
min als ordners op de vensterbank.
Als u uw kamer voor langere tijd verlaat,
bijvoorbeeld voor een bespreking,
plaats dan de informatie achter slot en
grendel. En laat ook persoonlijke bezit
tingen niet zomaar achter."
Clean desk
De heer S.W. de Vries, hoofd Interne
Dienst van de Amsterdamse kantoren,
onderschrijft het verhaal van zijn colle
ga. Ook hij pleit voor een 'clean desk',
zoals dat in het vakjargon van de interne
dienst heet. Maar: "Clean desk houdt
meer in dan een opgeruimd bureau", al
dus de heer De Vries. "Het betekent ook
dat schrijfmachine- en printerlinten ver
nietigd moeten worden. Vertrouwelijke
gegevens mogen bovendien niet op de
harde schijf van een (wat oudere) PC
blijven staan. Zet die gegevens op een
diskette en berg die op. Dat moet net
zo'n routinezaak worden als het gebrui
ken van de papiervernietiger voor ver
trouwelijke stukken. Wees er constant
attent op dat een ander belangstelling
kan hebben voor de informatie die jijzelf
tot je beschikking hebt. Berg ook de
kast- of bureausleutel op een veilige
plaats op en laat deze niet in de dichtst
bijzijnde bierpul liggen. En, het zou
overbodig moeten zijn om te vermelden,
sluit ramen en deuren wanneer u uw ka
mer voor langere tijd verlaat."
Netter en veiliger
Al lijkt een kantoorkamer een veilige
werkplek, de medewerkers van de inter
ne dienst hebben toch een aantal advie
zen om uw persoonlijke veiligheid te ver
hogen. Want ook al gebeuren 'thuis' re
latief gezien de meeste ongevallen, ook
op kantoor kunnen ongelukjes gebeu
ren. Doordat men op een (draaiende)
bureaustoel gaat staan bijvoorbeeld, of
doordat men struikelt over snoeren die
soms kriskras door de kamer liggen. Om
deze laatste situatie te voorkomen, raadt
de Interne Dienst aan vooral tijdig de
komst van pc's of andere apparatuur
door te geven en benodigd meubilair
daarvoor aan te vragen.
'Noodmaatregelen' als verlengsnoeren
van de ene naar de andere zijde van een
kamer hoeven dan niet meer genomen te
worden.
Wat te doen bij alarm
De heer E.D. Veen, hoofd Interne
Dienst Den Bosch, noemt bekendheid
met de instructie 'ontruiming bij alarm'
als hèt belangrijkste feit in het kader van
ieders veiligheid. "Ken de verschillende
alarmmeldingen, ken de vluchtwegen en
de verzamelpunten" luidt zijn advies.
"Maak ook nieuw- of tijdelijk personeel
attent op de instructie en wijs hen de
vluchtroute."
"Stel de portier ervan op de hoogte wan
neer u van plan bent over te werken"
voegt de heer Croese daaraan toe.
"Mocht er brand uitbreken of mocht zich
een andere calamiteit voordoen, dan we
ten de portiers- en bewakingsdiensten
dat er nog mensen in het gebouw zijn."
"Het is hetzelfde als met de andere huis
regels en adviezen: wanneer iedereen
deze wil volgen, werken we mee aan net
heid en veiligheid, die in ons aller belang
zijn."
10