als antwoord op de papierstroom
'Nederland, papierenland' is de wat wanhopige kreet die men kan optekenen uit de
mond van iemand die in zijn werk letterlijk onder de papieren bedolven dreigt te raken.
Vooral in de levensmiddelenbranche is de papierstroom gigantisch. Ir. G. Stolk, Hoofd
Physieke Distributie bij Heineken Nederland B.V.rekent voor dat onze binnenlandse
bierleveringen aan de handel op jaarbasis een stapel documenten opleveren van in
totaal zes tot zeven kilometer hoogte!
TRAN;
Die enorme papierwinkel lijkt
nu z'n langste tijd gehad te
hebben. Transcom' is daarbij
het voornaamste 'codewoord'. 'Trans
com' staat voor transactiecommunica
tie. Daarmee wordt bedoeld een snel
lere en efficiëntere uitwisseling van
gegevens tussen handelspartners.
Door een beter gebruik te maken van
computers waar men in de levensmid
delenbranche al volop mee werkt. Ech
ter, de manier waarop dat nu gebeurt
doet in feite nog ouderwets aan. Aan
de hand van een voorbeeld kan dat het
beste worden aangetoond. Groothan
del B plaatst in de huidige situatie een
bestelling bij fabrikant A en stopt die
bestelling in z'n computer. De papie
ren uitdraai wordt opgestuurd en komt
bij de fabrikant, die deze gegevens
weer overneemt in zijn systeem. A
maakt dan de order met bijbehorende
papieren zoals orderbon en factuur
klaar voor de groothandelaar. Zijn de
goederen en de papieren bij B gearri
veerd dan worden daar die gegevens
weer met de hand in de computer
gebracht om te controleren of leveran
tie en bestelling overeenkomen. Een
zelfde proces van telkens weer gege
vens invoeren en herinvoeren vindt
ook verderop weer plaats, in het han
delsverkeer tussen groothandel en de
talloze detaillisten waaraan hij levert.
Onnodig werk
Het zal duidelijk zijn dat op deze wijze
steeds opnieuw gegevens, die al een
keer zijn vastgelegd handmatig inge
voerd moeten worden. Daardoor
wordt veel onnodig werk gedaan, waar
bij soms ook - het is nu eenmaal men
senwerk - fouten worden gemaakt.
Dat alles kost tijd èn geld.
Stroomlijnen
Kan dat alles dan beter gestroomlijnd
worden? ja, luidt het antwoord en dan
komt Transcom in beeld. Letterlijk in
beeld, want Transcom is niets meer of
minder dan uitwisseling van gegevens
tussen computers, zonder tussenkomst
van de eerdergenoemde papier
stroom, maar simpelweg via het beeld
scherm. En eenvoudig gesteld komt
dat op het volgende neer. Groothandel
B voert in zijn computer de gewenste
bestelling in en stuurt die gegevens
rechtstreeks naar de computer van de
fabrikant. De fabrikant levert de
bestelling en stuurt de bijbehorende
documentatie zoals orderbon en fac
tuur via de computer weer naar de
groothandel. Dat alles razendsnel,
zonder papieren rompslomp en feil
loos. Beide partijen werken immers
met dezelfde gegevens en het steeds
weer herinvoeren daarvan -met de
kans op fouten- behoort tot het verle
den. De transacties worden op doel
treffende wijze via computers gecom
municeerd, kortom: transactiecommu
nicatie.
Uittesten
De gedachte achter Transcom is in
wezen vrij eenvoudig. De praktische
uitvoering kost echter heel wat meer
hoofdbrekens. Knappe koppen doen
daar al jaren studie naar en momenteel
worden er ook proeven mee genomen.
Daar is een aantal fabrikanten bij
betrokken waaronder ook Heineken,
die daarbij een koppel vormt met de
22
