h A mtJ
Deze afbeelding is een eerste schets
voor een dubbele pagina - met een col
lage van foto's, etiketten en tekeningen
- in het Heineken jaarverslag 1984.
Ook het vorige jaarverslag bevatte
enkele collages. Het jaarverslag 1982
werd geïllustreerd met aquarellen van
Mart Kempers. Foto's van de New
Yorkse fotograaf Art Kane vormden
het jaar daarvoor de illustraties. Ook
met die artistieke aankleding houdt de
jaarverslagcommissie zich bezig.
tekstleveranciers'
grafische blokken'. Europa, Azië/
Oceanië, het Westelijk Halfrond en
Afrika leveren elk hun eigen tekstbij
drage.
De reactie die ontstaat als wordt
gevraagd om de tekstuele bijdrage van
bijvoorbeeld Europa laat zich nog het
beste vergelijken met een steen die in
een vijver wordt geworpen. De cirkel
breidt zich steeds verder uit. Want de
activiteiten van Heineken in Europa
zijn legio en vinden in tal van landen
plaats. Een groot aantal mensen wordt
op alle vestigingen ingeschakeld om de
informatie van al de verschillende
onderdelen - zoals bijvoorbeeld de pro-
duktie, research, verpakken, afzet in
de horeca en in de thuisverbruikmarkt,
export, etc. - aan te dragen aan de
hoofdleveranciers die op hun beurt
weer de commissie van tekstmateriaal
voorzien.
Afstemmen
Dat verklaart ook de uitspraak van de
heer Kappelle dat een 'heel leger van
tekstleveranciers' meewerkt aan het
jaarverslag, want van alle kanten
wordt het materiaal aangedragen. En
het verklaart ook waarom de commis
sie de kunst van afwegen en afstem
men goed moet beheersen. Zo niet,
dan zou het jaarverslag zo uitgebreid
en detaillistisch worden dat het amper
meer leesbaar zou zijn.
Om juist die leesbaarheid te bevorde
ren worden veel bijdragen door de
commissie herschreven. Die bijdra
gen, aangeleverd in verschillende
talen, lopen nogal uiteen wat lengte en
stijl betreft. Die moeten dus tot één
verhaal verwerkt worden. Waarbij
enerzijds doublures door de commissie
geschrapt worden en waarbij de com
missie er tevens op moet toezien dat
alle punten van belang aan de orde
komen. Sommige zaken moeten zelfs
wettelijk verplicht in het jaarverslag
opgenomen worden.
Voordat de leiding van het concern
zich kan vinden in de uiteindelijk op te
nemen tekst, zijn er al zeker vijf con
cept-teksten besproken. Is dat stadium
eenmaal afgerond, dan worden de eer
ste drukproeven vervaardigd. Ook
daarin worden weer tal van wijzigin
gen, verbeteringen en correcties aan
gebracht alvorens ze worden goedge
keurd. Het jaarverslag heeft dan al in
grote lijnen de definitieve vorm aange
nomen, zij het dat de zo belangrijke
jaarrekening nog ontbreekt. Het stra
mien voor dat deel van het jaarverslag
is wel bekend, maar in afwachting van
de jaarcijfers zijn in alle tabellen alleen
nog maar 'nullen' opgenomen. Ook de
grafieken zijn in dat stadium nog niet
op maat gesneden.
Jaarrekening
Het vergaren van alle cijfers van de
bedrijven over de gehele wereld om de
jaarrekening samen te stellen is een
zeer intensieve bezigheid. Al halver
wege het jaar worden formulieren met
uitleg naar alle vestigingen gestuurd.
Die formulieren - verkrijgbaar in drie
talen - zijn zo opgesteld dat al rekening
is gehouden met de specifieke Heine
ken situatie en nationale en internatio
nale richtlijnen. Toch vereist het een
goede instructie en veelvuldig schrifte
lijk en mondeling contact om al die for
mulieren overal op de juiste wijze te
laten invullen. Mede doordat door de
vertaling in de eigen landstaal over en
weer interpretatie-verschillen kunnen
ontstaan. Ook de per land wisselende
wijzen waarop men bijvoorbeeld de
accijnzen vaststelt en berekent, en het
werken met verschillende valuta
maken dit werk tot een complexe
materie.
Degenen die bij Heineken dit werk ver
richten, hebben 't met name in decem
ber, januari en februari erg druk. Dan
komt al het cijfermateriaal binnen, en
dat moet op de realiteitswaarde onder
zocht worden. Alleen op die manier
kan immers een betrouwbaar jaarver
slag tot stand worden gebracht, waar
de register-accountant zijn goedkeu
ring aan kan geven. En dat een jaarver
slag met een accountants-verklaring
wordt gepubliceerd is een wettelijke
eis.
Lezerskring
Die accountants-verklaring is in feite
het laatste stukje ontbrekende tekst
voor het jaarverslag. Als dan echt al
het materiaal binnen is, kan de druk
pers in werking worden gezet. Niet
meteen in een razend tempo, want
menig jaarverslag - en ook dat van Hei
neken - is werkelijk een hoogstandje
wat betreft de druktechnische uitvoe
ring. Om al die kleurige en fraai vorm
gegeven pagina's te vermenigvuldigen
(voor Heineken hebben we het dan
over een oplage van het jaarverslag
van meer dan 10.000 stuks) vraagt de
nodige precisie en vooral vakman
schap van de drukkerij. Het zijn gespe
cialiseerde bedrijven die zich met dit
werk bezighouden. Behalve kwalita
tief hoogaangeschreven is het ook een
vertrouwensambacht waarbij een
geheimhoudingsplicht geldt. Die geldt
trouwens voor iedereen die nauw
betrokken is bij de vervaardiging van
het jaarverslag.
In het algemeen wordt nog weieens kri
tiek geuit op de luxueuze uitvoering
van jaarverslagen. Een veelgehoorde
kreet in dat kader is bijvoorbeeld 'pres
tige-object'Daar staat tegenover dat
degenen die zo een jaarverslag lezen -
aandeelhoudersbeleggings-deskundi-
gen, overheden, universiteiten, perso
neel etc. - daar toch zekere eisen aan
stellen. Van een groot concern dat kwa-
liteitsprodukten brengt verwacht men
een jaarverslag dat kwaliteit uitstraalt
en waaraan met veel aandacht en inzet
is gewerkt. En dat het daaraan niet ont
breekt, hebben we met het boven
staande willen aantonen.
21