"Een heel leger van tekstleveranciers" zo luidt het korte, krachtige antwoord van mr.
J.Th. Kappelle (Hoofd Concern Public Relations) op de vraag wie de schrijvers zijn
van het Heineken jaarverslag. Op 10 april wordt het jaarverslag over 1984 openbaar
gemaakt als in de namiddag de Raad van Bestuur aanwezig is bij een persconferentie
waarbij dat verslag centraal staat. Iets meer dan twee weken later vindt de jaarlijkse
algemene vergadering van aandeelhouders plaats en daar vormt het verslag over het
boekjaar 1984 het voornaamste agendapunt.
TOTSTANDKOMING HEINEKEN JAARVERSLAG
"Met een heel leger
Die twee gebeurtenissen -
aandeelhoudersvergadering
èn persconferentie - worden
halverwege het jaar geëva
lueerd door de jaarverslagcommissie
(waarover straks meer) die dan alweer
aan het werk gaat voor het volgende
jaarverslag. Want hoewel dat circa vijf
tig pagina's tellende boekwerk maar
eenmaal per jaar verschijnt, gaat er
aanmerkelijk meer werk en organisa
tie schuil achter de totstandkoming
dan menigeen vermoedt. Om die
reden heeft Heineken, zoals trouwens
veel grote ondernemingen, een jaar
verslagcommissie in het leven geroe
pen waar dat werk wordt gepland,
gecoördineerd en uitgevoerd.
Vijf personen hebben zitting in deze
commissie. De al eerder genoemde
heer Kappelle, mw. F.N. Tjaarda
(plaatsvervangend Hoofd Concern
PR), H.A.H. Verlinden (Hoofd Con
cern Verslaggeving), J.C. van de Mer-
bel (Hoofd Externe Verslaggeving en
Concern Administratie) en drs. H.
Mock, een externe adviseur die aan
het hoofd staat van een bureau voor
public relations op financieel gebied.
Reacties
Zoals eerder al aangegeven komt de
jaarverslagcommissie kort na de aan
deelhoudersvergadering alweer bijeen
om zich te buigen over de verschijning
van het eerstvolgende jaarverslag.
Dan wordt vooral bekeken hoe het net
verschenen jaarverslag is ontvangen
door alle belanghebbendenMet name
de reacties van de aandeelhouders en
de artikelen die naar aanleiding van
het jaarverslag zijn verschenen in de
fianciële pers wegen zwaar voor de
commissie. In de volgende uitgave pro
beert men zoveel mogelijk rekening te
houden met die opmerkingen.
Tijdschema
Zo halverwege de zomer stelt de jaar
verslagcommissie het tijdschema op.
De totstandkoming van het jaarverslag
doorloopt namelijk zowel intern als
extern zoveel stappen - denk daarbij
aan o.a. de drukkerijde zetters, vorm
gevers, illustratoren, vertalers, foto
grafen etc. - dat een strak tijdschema
een eerste vereiste is. En het opstellen
van dat schema is vooral een kwestie
van terugrekenen. Vast uitgangspunt is
de datum waarop de aandeelhouders-
De jaarverslag
commissie bijeen.
Overigens niet
compleetwant
extern adviseur
drs. H. Mock ont
breekt op de foto.
Vooraan zitten
H.A.H. Verlinden
(rechts) en J.C.
van de Merbel.
Daarachter zitten
mw. F.N. Tjaarda
en J.Th. Kappelle.
vergadering wordt gehouden. Statu
tair is vastgelegd hoeveel dagen vóór
die vergadering het jaarverslag open
baar moet zijn, zodat de aandeelhou
ders de mogelijkheid hebben om het
jaarverslag en vooral de cijfers te
bestuderen voorafgaande aan de jaar
vergadering.
Die ene datum is bindend voor de
drukkerij, want dan moet het druk
werk klaar zijn. Voor tal van anderen
ligt de sluitingtermijn waarop hun aan
deel klaar moet zijn al veel eerder. De
drukker immers kan pas met het eigen
lijke drukken aan de slag als het kant
en-klare manuscript bij hem is aangele
verd. Dus als hij de beschikking heeft
over de goedgekeurde en correcte tek
sten, en de juiste vertalingen daarvan
(het jaarverslag verschijnt ook in een
Engelse en een Franse versie). Ook de
foto's en illustraties en de gehele vorm
geving moeten 'persklaar' zijn als ze
voor de definitieve versie van het jaar
verslag aangeleverd worden.
Concepten
Voordat het sein voor de drukker op
groen wordt gezet, zijn er al heel wat
concepten door de commissie
gemaakt. Naast coördineren, afstem
men, eenheid aanbrengen, afwegingen
maken en zorgen voor één stijl en cor
rect Nederlands is het ook een taak
voor de commissie om tekst weg te
laten. Dat lijkt op het eerste gezicht
wat vreemd, maar dat is het allerminst.
De oorzaak daarvan zit 'm in het feit
dat er ontzettend veel tekstmateriaal
wordt aangedragenwaarvan maar een
klein gedeelte wordt gebruikt.
Voor het Heineken jaarverslag wordt
de basistekst aangeleverd door een
tiental 'hoofdleveranciers' die binnen
hun eigen organisatie verder afdalen
om alle informatie te vergaren. Export
levert een deel aan, zoals ook Marke
ting dat doet evenals Financiën en
Sociale Zaken. De grootste leveran
ciers zijn echter de verschillende 'geo-
120