Het werk achter de schermen
van een personeelsfeest
Zoals bekend, wordt dit jaar weer op alle vestigingen een personeelsfeest georgani
seerd. De medewerk(st)ers die aan de uitnodiging gehoor geven het personeelsfeest
bij te wonen, weten uit ervaring dat ze een goed georganiseerde en bovenal een
gezellige avond kunnen verwachten. Nauwelijks staat men er echter bij stil dat een
klein groepje collega 's tevoren veel werk heeft verzet, en vaak in de vrije tijd, om dit
resultaat te bereiken. Om u een indruk te geven wat er allemaal geregeld moet
worden voor zo'n personeelsfeest spraken wij met de heer J .HVoogel, voorzitter
van de personeelsvereniging Zoeterwoude.
Zoeterwoude opende op zater
dag 26 mei de rij van perso
neelsfeesten. Een uur voor het
geplande aanvangstijdstip van 20.00
uur stonden de vijf bestuursleden van
personeelsvereniging Zoeterwoude
klaar voor het feest. Twaalf uur latei-
keerden zij huiswaarts. De feestgan
gers hadden al enige uren eerder het
terrein verlaten, de overgebleven
drank, het meubilair, de kraampjes en
het keukenmateriaal waren uit de
tenten opgehaald: het feest was
voorbijDe feestavond was prima en
tot tevredenheid van velen verlopen,
de zucht van verlichting dat 'het er op
zat' kon terecht worden geslaakt.
Hoewel het personeelsfeest 'slechts'
enige uurtjes duurde, namen de
voorbereidingen enige maanden in
beslag.
Hoofdzaken
"In november van het vorig jaar zijn
we met de voorbereidingen begon
nen", vertelt de heer Voogel. "Omdat
het de vierde keer was dat het feest in
deze vorm plaatsvond, hadden we al
wat routine verkregenAnders hadden
we nog eerder moeten beginnenVoor
iedere vestiging geldt dat een aantal
grote zaken vooraf goed geregeld
dient te worden. Het budget dient bij
Personeelszaken aangevraagd te
worden op basis van het aantal te
verwachten personen, er moet een
locatie worden gezocht, hapjes en
drankjes moeten geregeld worden, de
muziek en artiesten moeten gecontrac
teerd worden en er moet worden
bepaald hoe het feest aangekleed zal
worden."
Van waterleiding tot E.H.B.O.
"In dat eerste stadium hebben we voor
ons zelf vastgelegd wat we ongeveer
wilden en met wie we daarover contact
moesten opnemen. Specifiek voor
Zoeterwoude is het 'tentenfeest'. Dat
houdt voor ons bijvoorbeeld in dat er
lantaarnpalen van het terrein verwij
derd moeten worden om de tenten te
kunnen plaatsen. Voorts moet een
waterleiding worden aangelegd en
dient er voldoende energie te zijn.
Voor controle bij de toegangsweg en
bescherming van het terrein moet
(externe) bewaking worden aange
trokken. Daarnaast zorgen we ervoor
dat brandweer en E.H.B.O. paraat
staan en dat de medische dienst
oproepbaar is. Uniek bij de organisatie
van een personeelsfeest zijn ook de
bussen, die ingezet worden om de
mensen naar en van het feest te
vervoeren."
Kwestie van kiezen
Toen de eerste gedachten over het
feest op papier waren gezet, was het
zaak deze ideeën te realiseren. De
bestuursvergaderingen volgden elkaar
steeds sneller op. Zo kwam men vanaf
half april twee maal per week bijeen
om de vorderingen te bespreken. Het
bestuur bracht verslag uit van de
zaaloptredens die waren bijgewoond
om de door het theaterbureau voorge
stelde artiesten te bekijken. "Artiesten
kunnen nog zo bekend zijn of goed
overkomen op de televisie, ze moeten
het ook in een grote tent voor een
groot publiek goed kunnen doen. Om
te kijken of ze gezelligheid uitstralen
en de toehoorders er leuk bij betrek
ken, gaan wij naar hun zaaloptredens
toe. En natuurlijk moeten wij in onze
keuze rekening houden met ons
budget. Een bekende, en dus dure,
artiest heeft tot gevolg dat je ergens
anders op moet beknibbelen", licht
Voogel toe.
Smaakmakers
Omdat ieder ook zijn eigen smaak
heeft, is het op een feest van belang dat
er verschillende soorten hapjes zijn.
Daarom moet een goed cateringbe
drijf worden ingeschakeld, dat de
hapjes niet alleen lekker kan bereiden,
maar ze ook aantrekkelijk uitstalt en
zorgt voor goed personeel om te
serverenDe sfeer tijdens een feest ligt
voor een groot deel aan de gasten zelf.
Hoe de locatie - in Zoeterwoude De
Hooiberg en de tenten - er uit ziet
speelt daarbij een grote rol. Het
bestuur van de Zoeterwoudse perso
neelsvereniging heeft dan ook veelvul
dig overleg gevoerd over de 'aankle
ding' van het feest met het standbouw
bedrijf, het cateringbedrijf, veilig
heidsfunctionarissen en de afdeling
reclame service. "In Zoeterwoude
verwachtten wij circa 2900 mensen.
Gemiddeld komt namelijk 70% van
de medewerk(st)ers van een vestiging
naar een feest, waarbij ieder één
introduce(e) mag meenemen. Een
vuistregel is dat ieder ongeveer 1 tot
1,2 m2 ruimte nodig heeft. Met dat
getal moet je rekening houden bij het
bestellen van het aantal tafelsstoelen
kraampjes, buffetten en podia."
Nadat gedurende de week vooraf
gaand aan de 26e mei de vele werk
zaamheden waren verricht om de
tenten en het ontvangstgebouw
zodanig aan te kleden om de vele
gasten te ontvangen, was op de dag
zelf 's avonds alles gereed. De eerste
gasten kwamen al om tien over zeven,
waarna nog zeer velen hen volgden.
De twee volgende pagina's geven u
een beeld van het feest. Het blijkt
duidelijk dat men heeft genoten.
Ongetwijfeld zullen degenen die in de
komende maanden op een van de
andere vestigingen naar een perso
neelsfeest gaan, ook een geslaagde
avond hebben. Het is dan aardig als u
er aan denkt dat een handjevol
mensen er lange tijd mee bezig is
geweest om het u naar de zin te
maken. En dat een bedankje aan hen
zeker op zijn plaats is.
19