Het werk achter de schermen van een personeelsfeest Zoals bekend, wordt dit jaar weer op alle vestigingen een personeelsfeest georgani seerd. De medewerk(st)ers die aan de uitnodiging gehoor geven het personeelsfeest bij te wonen, weten uit ervaring dat ze een goed georganiseerde en bovenal een gezellige avond kunnen verwachten. Nauwelijks staat men er echter bij stil dat een klein groepje collega 's tevoren veel werk heeft verzet, en vaak in de vrije tijd, om dit resultaat te bereiken. Om u een indruk te geven wat er allemaal geregeld moet worden voor zo'n personeelsfeest spraken wij met de heer J .HVoogel, voorzitter van de personeelsvereniging Zoeterwoude. Zoeterwoude opende op zater dag 26 mei de rij van perso neelsfeesten. Een uur voor het geplande aanvangstijdstip van 20.00 uur stonden de vijf bestuursleden van personeelsvereniging Zoeterwoude klaar voor het feest. Twaalf uur latei- keerden zij huiswaarts. De feestgan gers hadden al enige uren eerder het terrein verlaten, de overgebleven drank, het meubilair, de kraampjes en het keukenmateriaal waren uit de tenten opgehaald: het feest was voorbijDe feestavond was prima en tot tevredenheid van velen verlopen, de zucht van verlichting dat 'het er op zat' kon terecht worden geslaakt. Hoewel het personeelsfeest 'slechts' enige uurtjes duurde, namen de voorbereidingen enige maanden in beslag. Hoofdzaken "In november van het vorig jaar zijn we met de voorbereidingen begon nen", vertelt de heer Voogel. "Omdat het de vierde keer was dat het feest in deze vorm plaatsvond, hadden we al wat routine verkregenAnders hadden we nog eerder moeten beginnenVoor iedere vestiging geldt dat een aantal grote zaken vooraf goed geregeld dient te worden. Het budget dient bij Personeelszaken aangevraagd te worden op basis van het aantal te verwachten personen, er moet een locatie worden gezocht, hapjes en drankjes moeten geregeld worden, de muziek en artiesten moeten gecontrac teerd worden en er moet worden bepaald hoe het feest aangekleed zal worden." Van waterleiding tot E.H.B.O. "In dat eerste stadium hebben we voor ons zelf vastgelegd wat we ongeveer wilden en met wie we daarover contact moesten opnemen. Specifiek voor Zoeterwoude is het 'tentenfeest'. Dat houdt voor ons bijvoorbeeld in dat er lantaarnpalen van het terrein verwij derd moeten worden om de tenten te kunnen plaatsen. Voorts moet een waterleiding worden aangelegd en dient er voldoende energie te zijn. Voor controle bij de toegangsweg en bescherming van het terrein moet (externe) bewaking worden aange trokken. Daarnaast zorgen we ervoor dat brandweer en E.H.B.O. paraat staan en dat de medische dienst oproepbaar is. Uniek bij de organisatie van een personeelsfeest zijn ook de bussen, die ingezet worden om de mensen naar en van het feest te vervoeren." Kwestie van kiezen Toen de eerste gedachten over het feest op papier waren gezet, was het zaak deze ideeën te realiseren. De bestuursvergaderingen volgden elkaar steeds sneller op. Zo kwam men vanaf half april twee maal per week bijeen om de vorderingen te bespreken. Het bestuur bracht verslag uit van de zaaloptredens die waren bijgewoond om de door het theaterbureau voorge stelde artiesten te bekijken. "Artiesten kunnen nog zo bekend zijn of goed overkomen op de televisie, ze moeten het ook in een grote tent voor een groot publiek goed kunnen doen. Om te kijken of ze gezelligheid uitstralen en de toehoorders er leuk bij betrek ken, gaan wij naar hun zaaloptredens toe. En natuurlijk moeten wij in onze keuze rekening houden met ons budget. Een bekende, en dus dure, artiest heeft tot gevolg dat je ergens anders op moet beknibbelen", licht Voogel toe. Smaakmakers Omdat ieder ook zijn eigen smaak heeft, is het op een feest van belang dat er verschillende soorten hapjes zijn. Daarom moet een goed cateringbe drijf worden ingeschakeld, dat de hapjes niet alleen lekker kan bereiden, maar ze ook aantrekkelijk uitstalt en zorgt voor goed personeel om te serverenDe sfeer tijdens een feest ligt voor een groot deel aan de gasten zelf. Hoe de locatie - in Zoeterwoude De Hooiberg en de tenten - er uit ziet speelt daarbij een grote rol. Het bestuur van de Zoeterwoudse perso neelsvereniging heeft dan ook veelvul dig overleg gevoerd over de 'aankle ding' van het feest met het standbouw bedrijf, het cateringbedrijf, veilig heidsfunctionarissen en de afdeling reclame service. "In Zoeterwoude verwachtten wij circa 2900 mensen. Gemiddeld komt namelijk 70% van de medewerk(st)ers van een vestiging naar een feest, waarbij ieder één introduce(e) mag meenemen. Een vuistregel is dat ieder ongeveer 1 tot 1,2 m2 ruimte nodig heeft. Met dat getal moet je rekening houden bij het bestellen van het aantal tafelsstoelen kraampjes, buffetten en podia." Nadat gedurende de week vooraf gaand aan de 26e mei de vele werk zaamheden waren verricht om de tenten en het ontvangstgebouw zodanig aan te kleden om de vele gasten te ontvangen, was op de dag zelf 's avonds alles gereed. De eerste gasten kwamen al om tien over zeven, waarna nog zeer velen hen volgden. De twee volgende pagina's geven u een beeld van het feest. Het blijkt duidelijk dat men heeft genoten. Ongetwijfeld zullen degenen die in de komende maanden op een van de andere vestigingen naar een perso neelsfeest gaan, ook een geslaagde avond hebben. Het is dan aardig als u er aan denkt dat een handjevol mensen er lange tijd mee bezig is geweest om het u naar de zin te maken. En dat een bedankje aan hen zeker op zijn plaats is. 19

Jaarverslagen en Personeelsbladen Heineken

Vers van 't Vat | 1984 | | pagina 19