'Het past als een legpuzzel' Het interview tussen de Functie-analist en de functionaris van wie de functie beschre ven moet wordenneemt een belangrijke plaats in de voorbereidingsfase in. De heer R. van Giessen (links) is een van de drie medewerkers van Functieclassificatie die zich hiermee in het kader van Hay bezighoudt. "Bij het Hay-project wordt een gehele afdeling of organisatie tegelijkertijd benaderd. Dat stelt ook hoge eisen aan de medewerkers van de desbetref fende afdeling. Opdat wij een totaal beeld van die afdeling krijgen, moeten zij binnen een bepaald tijdsbestek de vragenlijsten ingevuld hebben, ter voorbereiding op het interview met een. Functie-analist. Ook in een latere ronde, wanneer de door ons opge stelde functiebeschrijvingen door de betrokkenen moeten worden gepara feerd, geldt dat daarvoor een bepaalde tijd beschikbaar is." De afdeling Func tieclassificatie is daardoor in staat de resultaten van de afzonderlijke func ties in breder verband te zienDit heeft een positief effect op de kwaliteit van zowel opgestelde functiebeschrijvin gen als van het evaluatieresultaat. In twee jaar rond De beschrijvingen van functies in de groepen 35 en hoger worden verzorgd door de afdeling Management Development in Amsterdam, voor de groepen 20, 25 en 30 door de afdeling Functieclassificatie te Zoeterwoude. "We zijn in januari 1984 van start gegaan", vertelt de heer Steltenpöhl, "en denken binnen twee jaar alle func tiebeschrijvingen van de functies in Nederland afgerond te hebbenOm dit te kunnen realiseren houden drie Functie-analisten van onze afdeling (van wie er twee speciaal voor de duur van dit project zijn aangetrokken van operationele personeeldiensten) zich specifiek bezig met de Hay-methode Punten en stappen De functie-beschrijving wordt opge steld door een Functie-analist op basis van een interview met de betrokken functionaris en een vragenlijst die hij of zij zelf heeft ingevuld ter voorberei ding op het gesprek met de functie analist. Is de functie-beschrijving voor accoord geparafeerd door de geïnter viewde functionaris en zijn chef(s), dan kan de functie worden geëva lueerd. Dit gebeurt met behulp van evaluatiekaarten. De functie wordt bekeken op een aantal functiekenmer ken en aan de hand van de evaluatie- kaart worden punten toegekend aan de functie. Bij de Hay-methode wor den de functies bekeken op drie hoofd kenmerken en acht sub-kenmerken. De hoofdkenmerken zijn: Kennis en Kunde, Probleembehandeling en Rei kwijdte van verantwoordelijkheid. Essentieel in de benadering van Hay is het 'stappenconcept'. Daarbij wordt per kenmerk uitgegaan van het kleinst waarneembare verschil. Hoe groter het verschil tussen functies, hoe meer stappen worden gegeven voor het ken merk. Objectiviteit gewaarborgd De door de afdeling Functieclassifica tie verkregen evaluatieresultaten wor den voorgelegd aan evaluatiecommis sies. Iedere evaluatiecommissie heeft een eigen werkgebied (Techniek, Commercie en E.F.I.) en is zodanig samengesteld dat de vakdisciplines vanuit de verschillende produktgroe- pen in evenredige mate worden verte genwoordigd. De evaluatiecommissies beoordelen de resultaten aan de hand van de informatie die over de functie verkregen is en de Hay-evaluatiekaar- ten. Bovendien worden de nieuw gemeten functies vergeleken met de zogenoemde 'referentiefuncties'. Dit zijn circa 35 functies uit alle disciplines en functiegroepen die voor dit doel zijn geselecteerd en zijn beschreven. Zij dienen als voorbeeld en uitgangspunt bij de later te waarderen functies. Zo hanteren de diverse evaluatiecommis sies dezelfde uitgangspunten bij het beschouwen van de evaluatieresulta ten en wordt een objectieve hantering van de Hay-methode gewaarborgd. Een van de drie Functie-analisten die zich bezighouden met het Hay-project is de heer J. C. Sloos. Hij is daartoe speciaal aangetrokken van de operatio nele personeeldienst in Zoeterwoude. De eerste organisatie binnen Heine- ken waarvoor hij te zamen met zijn collega's De Jonge en Van Giessen de functie-beschrijvingen heeft gemaakt, is Heineken Technisch Beheer. Tevens zijn vanaf januari de referentiefuncties opgesteld. Deze maand is men begonnen de H. T. B. -functies voor te evalueren, waarna de resultaten aan de evaluatiecommissie worden voorgelegd. "We werken heel gediscipli neerd volgens een strak schemazegt de heer Sloos, "om het project binnen 2 jaar afgerond te hebben. Zouden we ons niet aan dat schema houden, dan bestaat het gevaar dat functies ondertussen weer veranderd zijn, zodat we achter de feiten aanlopen Over zijn ervaring tot nu toe: "de betrokkenen zijn heel open en bereidwiiSg. Het kost hen vaak meerdere uren om de vra genlijst consciëntieus in te vullen, maar zij ervaren het als positief om als het ware gedwongen goed over hun eigen functie na te denken. Vaak weet je voor je zelf wel waarom je bepaalde werkzaamheden verricht, maar kun je het niet plaatsen in het organisatorische geheel. Het is onze taak dat plaatje in te vullen, hetgeen als nuttig wordt ervaren.Aangezien H. T. B. diverse specialistische functies kent - individuele functies eigenlijk - verwacht Sloos dat het evalueren van de functiebeschrijvingen wel enige maanden in beslag zal nemen. "H.T.B. is relatief gezien de grootste organisatie, waar de meeste mensen in de groepen 20 of hoger werken. Het is net een legpuzzel. Je begint met één stukje daaruit, waarvan je de plaats nog niet exact kent. Naarmate je je er langer in verdiept, zie je beter het onderlinge verband. Langzamer hand vallen de stukjes op hun goede plaats, wordt de legpuzzel compleet, en ontstaat het beeld waarom die functies er zijn. Dat geldt straks voor het hele concern. 13

Jaarverslagen en Personeelsbladen Heineken

Vers van 't Vat | 1984 | | pagina 13