'Het past als een legpuzzel'
Het interview tussen de Functie-analist en de functionaris van wie de functie beschre
ven moet wordenneemt een belangrijke plaats in de voorbereidingsfase in. De heer
R. van Giessen (links) is een van de drie medewerkers van Functieclassificatie die
zich hiermee in het kader van Hay bezighoudt.
"Bij het Hay-project wordt een gehele
afdeling of organisatie tegelijkertijd
benaderd. Dat stelt ook hoge eisen aan
de medewerkers van de desbetref
fende afdeling. Opdat wij een totaal
beeld van die afdeling krijgen, moeten
zij binnen een bepaald tijdsbestek de
vragenlijsten ingevuld hebben, ter
voorbereiding op het interview met
een. Functie-analist. Ook in een latere
ronde, wanneer de door ons opge
stelde functiebeschrijvingen door de
betrokkenen moeten worden gepara
feerd, geldt dat daarvoor een bepaalde
tijd beschikbaar is." De afdeling Func
tieclassificatie is daardoor in staat de
resultaten van de afzonderlijke func
ties in breder verband te zienDit heeft
een positief effect op de kwaliteit van
zowel opgestelde functiebeschrijvin
gen als van het evaluatieresultaat.
In twee jaar rond
De beschrijvingen van functies in de
groepen 35 en hoger worden verzorgd
door de afdeling Management
Development in Amsterdam, voor de
groepen 20, 25 en 30 door de afdeling
Functieclassificatie te Zoeterwoude.
"We zijn in januari 1984 van start
gegaan", vertelt de heer Steltenpöhl,
"en denken binnen twee jaar alle func
tiebeschrijvingen van de functies in
Nederland afgerond te hebbenOm dit
te kunnen realiseren houden drie
Functie-analisten van onze afdeling
(van wie er twee speciaal voor de duur
van dit project zijn aangetrokken van
operationele personeeldiensten) zich
specifiek bezig met de Hay-methode
Punten en stappen
De functie-beschrijving wordt opge
steld door een Functie-analist op basis
van een interview met de betrokken
functionaris en een vragenlijst die hij
of zij zelf heeft ingevuld ter voorberei
ding op het gesprek met de functie
analist. Is de functie-beschrijving voor
accoord geparafeerd door de geïnter
viewde functionaris en zijn chef(s),
dan kan de functie worden geëva
lueerd. Dit gebeurt met behulp van
evaluatiekaarten. De functie wordt
bekeken op een aantal functiekenmer
ken en aan de hand van de evaluatie-
kaart worden punten toegekend aan
de functie. Bij de Hay-methode wor
den de functies bekeken op drie hoofd
kenmerken en acht sub-kenmerken.
De hoofdkenmerken zijn: Kennis en
Kunde, Probleembehandeling en Rei
kwijdte van verantwoordelijkheid.
Essentieel in de benadering van Hay is
het 'stappenconcept'. Daarbij wordt
per kenmerk uitgegaan van het kleinst
waarneembare verschil. Hoe groter
het verschil tussen functies, hoe meer
stappen worden gegeven voor het ken
merk.
Objectiviteit gewaarborgd
De door de afdeling Functieclassifica
tie verkregen evaluatieresultaten wor
den voorgelegd aan evaluatiecommis
sies. Iedere evaluatiecommissie heeft
een eigen werkgebied (Techniek,
Commercie en E.F.I.) en is zodanig
samengesteld dat de vakdisciplines
vanuit de verschillende produktgroe-
pen in evenredige mate worden verte
genwoordigd. De evaluatiecommissies
beoordelen de resultaten aan de hand
van de informatie die over de functie
verkregen is en de Hay-evaluatiekaar-
ten. Bovendien worden de nieuw
gemeten functies vergeleken met de
zogenoemde 'referentiefuncties'. Dit
zijn circa 35 functies uit alle disciplines
en functiegroepen die voor dit doel zijn
geselecteerd en zijn beschreven. Zij
dienen als voorbeeld en uitgangspunt
bij de later te waarderen functies. Zo
hanteren de diverse evaluatiecommis
sies dezelfde uitgangspunten bij het
beschouwen van de evaluatieresulta
ten en wordt een objectieve hantering
van de Hay-methode gewaarborgd.
Een van de drie Functie-analisten die zich bezighouden met het Hay-project
is de heer J. C. Sloos. Hij is daartoe speciaal aangetrokken van de operatio
nele personeeldienst in Zoeterwoude. De eerste organisatie binnen Heine-
ken waarvoor hij te zamen met zijn collega's De Jonge en Van Giessen de
functie-beschrijvingen heeft gemaakt, is Heineken Technisch Beheer.
Tevens zijn vanaf januari de referentiefuncties opgesteld. Deze maand is
men begonnen de H. T. B. -functies voor te evalueren, waarna de resultaten
aan de evaluatiecommissie worden voorgelegd. "We werken heel gediscipli
neerd volgens een strak schemazegt de heer Sloos, "om het project binnen
2 jaar afgerond te hebben. Zouden we ons niet aan dat schema houden, dan
bestaat het gevaar dat functies ondertussen weer veranderd zijn, zodat we
achter de feiten aanlopen Over zijn ervaring tot nu toe: "de betrokkenen
zijn heel open en bereidwiiSg. Het kost hen vaak meerdere uren om de vra
genlijst consciëntieus in te vullen, maar zij ervaren het als positief om als het
ware gedwongen goed over hun eigen functie na te denken. Vaak weet je
voor je zelf wel waarom je bepaalde werkzaamheden verricht, maar kun je
het niet plaatsen in het organisatorische geheel. Het is onze taak dat plaatje
in te vullen, hetgeen als nuttig wordt ervaren.Aangezien H. T. B. diverse
specialistische functies kent - individuele functies eigenlijk - verwacht Sloos
dat het evalueren van de functiebeschrijvingen wel enige maanden in beslag
zal nemen. "H.T.B. is relatief gezien de grootste organisatie, waar de meeste
mensen in de groepen 20 of hoger werken. Het is net een legpuzzel. Je begint
met één stukje daaruit, waarvan je de plaats nog niet exact kent. Naarmate
je je er langer in verdiept, zie je beter het onderlinge verband. Langzamer
hand vallen de stukjes op hun goede plaats, wordt de legpuzzel compleet, en
ontstaat het beeld waarom die functies er zijn. Dat geldt straks voor het hele
concern.
13