Kantoorautomatisering:
hèt hulpmiddel van de toekomst?
Kantoorautomatisering is een woord dat steeds meer
opduikt in gesprekken, tijdschriften- en krante-artikelen.
Wat het eigenlijk is, wat we er mee kunnen doen of wat
het met ons doet, kunt u hieronder lezen. Het artikel is
geschreven door de heren P.M. Lakeman (hoofd
algemene kantoorzaken) en H.P. van Gent (projecten
manager van de Heineken Automatiserings Groep).
Beide maken deel uit van de commissie kantoorautomati
sering. Deze heeft onder meer tot taak de ontwikkelingen
rondom kantoorautomatisering te begeleiden.
Het woord 'Teledata processing' was
nog niet uitgevonden. 'Kantoorauto
matisering' ook nog niet. Toch waren
we daar al een beetje mee bezig. Bij
Amstel deed de good old Flexowriter
al zijn intrede. Getypte tekst werd in
een papieren ponsband vastgelegd en
kon later weer worden gebruikt. Het
'geheugen' was er dus ook al.
Alleen de hele entourage er om heen
was wat anders. De begrippen 'ergo
nomie' (juiste houding bij het werk)
en arbeidsomstandigheden waren
eveneens nog niet zo populair. Dat
was trouwens de eerste ballpoint ook
niet. Daarmee mocht je de eerste jaren
geen cheques uitschrijven
De bierschrijver pakte 's mor
gens om zeven uur zijn kopte
lefoon, hing een microfoon om
zijn nek en stopte de zakken van zijn
overall vol met naam- en woonplaats
kaartjes van de klanten die op die dag
hun bier moesten ontvangen. Een ver
se pot lijm met een haak aan de riem
en als een haas naar het perron volDe
lange kabel van de microfoon en kop
telefoon ging in een van de vele stek
kerdozen en de verbinding was tot
stand gebracht. Want aan de andere
kant van die lijn zat een collega achter
eeniBurroughs faktureermachine die de
opdrachten gaf. "50 halve hecto's pils
voor Baggerman Haarlem". Daar
ging de bierschrijver, klauterend over
de houten fusten (toen nog zonder vas
te literinhoud) terwijl hij de fusten
nummers met de daarbij behorende li
terinhoud opdreunde. Ondertussen
was hij druk in de weer met lijmkwast
en naamkaartjes. Dat was in 1940.
Voorts wordt er getelefoneerd en gete-
lexed. Er wordt informatie (gegevens)
gecreëerd, opgeborgen, teruggezocht,
getransporteerd. Er wordt geschre
ven. getypt, gekopieerd. Post wordt
ontvangen en verzonden. Voor een
aantal van deze werkzaamheden zijn
specifieke functies en afdelingen ont
staan zoals:
- telexist(e), telexkamers
- typist(e), typekamers
- reproductie afdelingen
- postkamers
- telefonist(e). telefooncentrales
- archiefdiensten
- documentatiecentra
In het kort gezegd komt het er op neer
dat een kantoor informatie verwerkt,
waarbij communicatie centraal staat.
Automatisering in kantoren
Zoals in het begin van dit artikel al is
gezegd, wordt automatisering in niet-
administratieve produktieprocessen al
lang toegepast. Ook in de administratie
is automatisering van gegevensver
werking (in hoofdzaak cijfers) via de
computer niet meer weg te denken.
Deze vorm van automatisering startte
bij Heineken al in 1965 met het zoge
naamde 'integraal': een bij ingewij-
Kortom, de evolutie op het gebied van
technische en automatiseringshulp
middelen op kantoren is al lang aan de
gang en weerstand tegen nieuwe din
gen is er altijd al geweest. Trouwens,
vergeleken bij de enorme technische
vooruitgang in de produktiesector en
in de landbouw bijvoorbeeld, is de
ontwikkeling op de kantoren, zelfs
met inbegrip van de computer, nog
maar bescheiden.
Het kantoor
Er zijn nogal wat hele en halve waarhe
den over deze ontwikkelingen in om
loop. Daarom is het goed te weten waar
het nu, anno 1982, eigenlijk overgaat.
Wat kunnen die dingen en op welke
plekken kunnen ze wat betekenen. En
hoe blijven we ze de baas, want we wil
len het wel prettig houden. Daarvoor
richten wij de schijnwerper op de dage
lijkse handelingen, op produktiepro
cessen, die zich afspelen binnen die
grote verzamelnaam Het kantoor'
Een groot aantal handelingen wordt
verricht met woorden, cijfers, beelden
en geluiden. En met papier, nog
steeds belangrijk als informatiedrager.
