Voor zakenreizigers onontbeerlijk
Ten behoeve van personeelsleden die een het andere in ZoeterwoudeDe bureaus
zakenreisgaan maken, kent Heineken twee zorgen ervoor dat elke zakenreiziger op de
reisbureaus. Een daarvan is op het 2e plaats van bestemming (en weerterug)
Weteringplantsoen in Amsterdam gevestigd, komt.
Heineken reisbureaus
Elke Heineken medewerker die
een zakenreis gaat maken, dient
de reis dooreen van de twee Hei
neken reisbureaus te laten regelen.
Hierbij dient men het bureau in te scha
kelen, dat geografisch gezien het
dichtst bij de eigen vestiging is gele
gen. Het accent ligt op dienstreizen
naar het buitenland, aangezien hier
voor de meeste regelingen getroffen
moeten worden. Nadat een groepsdi-
recteur de reisaanvraag van de' aspi
rantreiziger heeft goedgekeurd, han
delt het reisbureau het reisaan vraagfor-
mulieraf. In overleg met de betrokkene
wordt de reis uitgestippeld. Met behulp
van een boek waarin alle luchtvaart
maatschappijen, vluchten en lijnen
vermeld staan de meeste reizen vinden
per vliegtuig plaats) wordt een zo gun
stig mogelijke verbinding uitgezocht.
Met name wanneer meerdere plaatsen
of landen aangedaan zullen worden, is
een sluitend reisschema noodzakelijk.
Ook het bedrag aan geld dat volgens de
geldende normen meegenomen mag
worden, wordt berekend. Een op
dracht aan de kassier van de plaatselij
ke vestiging zorgt er vervolgens voor
dat men aan de kas de mee te nemen
valuta kan ophalen. In voorkomende
gevallen zorgt deze afdeling ook voor
hotelreserveringen, huurauto's en der
gelijke faciliteiten. Vluchten en ho
tels voor buitenlandse bezoekers aan
onze brouwerij worden uiteraard in het
land van herkomst geregeld.
Om reeds geboekte vluchten te annule
ren of andere te reserveren, kan de hulp
van onze bureaus worden ingeroepn
Afhandeling
Vooral wanneer er vaneen verdere be
stemming sprake is, zijn de geldigheid
van het paspoort, de visuntaanvraagen
de vereiste inentingen zeerbelangrijke
aspectenOok deze zaken worden door
de Heineken reisbureaus geregeld. Zij
verzorgende visumaanvraagformulie
ren en de bijbehorende garantiebrie ven
van Heineken ten behoeve van de am
bassades. Is er voldoende tijd tussen de
visumaanvraag en de geplande reis.
dan wordt de aanvraag ter afhandeling
gezonden aan een van de externe reis
bureaus waarmee de interne bureaus
werken. Meestal is echter de termijn te
kort. De medewerksters van onze reis
bureaus vervoegen zich dan zelfbij de
desbetreffende ambassades om te zor
gen dat de officiële documenten tijdig
worden verstrekt. Vanzelfsprekend
kan alles beter in een vroeg stadium
worden afgewikkeld dan op het laatste
moment.
Zoals al genoemd, wordt ook uitge
zocht welke inentingen voor een be
paald land noodzakelijk (en vereist)
zijn. In vele landen zijn deze vaccina
ties zelfs voor het kortste verblijf
nodig. Als men namelijk niet over de
vereiste inentingen beschikt, wordt
men bij aankomst in die landen onmid
dellijk op het vliegtuig terug gezet of
enige tijd in quarantaine gehouden
Derhalve maken de Heineken bureaus
bij de medische dienst en het Instituut
voor de Tropen in Amsterdam of het
Havenziekenhuis in Rotterdam een af
spraak voor de reizigers om gevaccin
eerd te worden.
Ook voor Tropenkeuringen wordt ge
zorgd.
Externe bureaus
Het enige dat bij ons concern niet ge
beurt, is het uitschrijven van de tickets.
Daarom werkt men nauw samen met
drie externe reisbureaus. T wee hiervan
zijn in Amsterdam gevestigd, de ander
in Leiden. Zij hebben ook een advise
rende functie, ondermeerover voorde
lige reistarie ven.
Neventaak
Naast de al beschreven werkzaamhe
den op het gebied van het regelen van
zakelijke reizen, heeft het reisbureau in
Zoeterwoude nog een andere functie.
Deze afdeling, onderdeel van de perso-
neeldienst buitenland, verzorgt tevens
de reizen van medewerkers die naarhet
buitenland worden uitgezonden of
gedetacheerdOok voor hen moeten de
diverse regelingen worden getroffen.
Een zeer belangrijk aspect hierbij is bo
vendien het regelen van een werkver
gunning en alles dat daar nauw mee sa
menhangt Het door het vertaalbureau
in Zoeterwoude) laten vertalen van di
ploma's en geboorte-uittreksels uit het
bevolkingsregister is hier een voor
beeld vanVervolgens zorgt het bureau
ervoor dat deze diploma's door het Mi
nisterie van Onderwijs en de ambassa
de of het consultaat worden gelegali
seerd. Wie met verlof naar Nederland
komt. kan op deze afdeling ook de gel
digheid van het retourvisum in zijn of
haar paspoort laten controleren. Met
name de geldigheid van in Afrikaanse
landen uitgegeven visa loopt vaak na
een dag al af. In Nederland wordt dan
terstond een nieuw visum, en zonodig
opnieuw een werkvergunning, aange
vraagd.
Advies
Bent u voornemens binnenkort voor
het eerst een dienstreis naarhet buiten
land te makendan verwijzen wij u voor
verdere informatie graag naar een van
de twee Heineken reisbureaus.
Voor beide geldt dat u hier uitsluitend
terecht kunt voorzakelijke reizen. Dus
niet voor privéreizen. Heeft u echter
vragen op reisgebied, dan zullen zij u
waar mogelijk graag van advies die
nen.
3
