mers beletten dat de bezittingen van de
onderneming de poort uitgedragen
worden. Nu is het niet de taak van de
interne accountantsdienst naast de be
wakers te gaan staan om te controleren
of ze hun werk wel goed doen. Nee, de
maatregelen, getroffen om een goede
poortbewaking te garanderen, moeten
door de interne accountantsdienst
steeds nagechecked worden om na te
gaan of deze wel waterdicht zijn en goed
worden opgevolgd. „Je zou kunnen
zeggen," volgens de heer Steneker,
„dat wij ervoor moeten zorgen dat in de
gang geen deuren op een kier blijven
staan waar de mensen niet doorheen
mogen. Anders voelen wij ons daar mo
reel verantwoordelijk voor, want dan
geven wij gelegenheid."
Benzinestation
Nog vrij actueel is de hele procedure
rond het begin januari geopende benzi
nestation voor Heineken personeel in
Zoeterwoude. „Voordat het zover was,
diende onze afdeling ervoor te zorgen
dat de procedure om daar benzine te
kunnen tanken zodanig was uitgewerkt,
dat er bijvoorbeeld niemand op ander
mans mannummer kan gaan tanken of
zoiets. Ook in dit geval moet het sys
teem waterdicht zijn en controleren wij
of dat inderdaad ook zo is."
Het spreekt vanzelf dat al deze maatre
gelen niet alleen voor de onderneming
zelf van belang zijn, maar dat de werk
nemers er zelf ook wel bij varen als ze in
een bedrijf werken, waar alles loopt
zoals het behoort te lopen. Weinigen
weten echter dat het de taak van de in
terne accountantsdienst is om ervoor te
zorgen dat al deze, ook de werknemer,
beschermende maatregelen worden
genomen en worden uitgevoerd.
Salarisbetaling
Een andere controlemaatregel is dat
iedere chef elke drie maanden het be
zettingsoverzicht van zijn afdeling te
kent als bewijs dat deze mensen er nog
werken. Anders zou het eventueel kun
nen gebeuren dat er mensen worden
uitbetaald, die niet meer bij onze onder
neming werken.
Blijkt een systeem op den duur toch niet
te voldoen, dan passen wij de maatre
gelen aan, of we verzinnen een andere
manier van controleuitoefening hierop."
Voor al deze verschillende zaken wordt
een controleplan gemaakt. In dit plan
staat de wijze beschreven waarop de
interne accountantsdienst controleert
of een bepaalde controleprocedure
goed verloopt.
Functiescheiding
„Een van de belangrijkste pijlers om
fraudes te voorkomen, is de functie
scheiding. Als je één persoon laat be
waren, de tweede over de goederen laat
beschikken en de derde alles laat ad
ministreren, dan kunnen ze zonder el
kaar in feite niets beginnen, dus zullen
ze ook niet aan het knoeien slaan. Als de
administrateur immers knoeit, dan klopt
het systeem van de bewaarder niet
meer, etcetera. Dit noemen we verdeel
en heers in de goede betekenis van het
woord. Als je de functies rationeel ver
deelt, beheers je tevens de organisatie.
Wij kijken over alle muurtjes heen bij de
afdelingen binnen. Zo weten we ook
precies wat er overal omgaat. Een be-
Een groep medewerkers van de interne ac
countantsdienst in Rotterdam
kend historisch verhaal is dat bij een
groot bedrijf voor de oorlog twee afde
lingen precies hetzelfde werk deden.
Een derde afdeling leverde kopiëen af
aan zowel de ene als aan de andere af
deling. Niemand wist echter wat die
twee afdelingen nu precies deden. Later
bleek dat hetzelfde te zijn. Kijk, als je nu
een goede interne accountantsdienst
hebt, kan zoiets moeilijker gebeuren."
Externe accountant
Behalve een interne accountantsdienst,
is er bij Heineken nog de externe ac
countant, Klijnveld Kraayenhof Co. De
functie van de externe accountant houdt
in de controle als onafhankelijk des
kundige ten behoeve van wat men
noemt het maatschappelijk verkeer. Het
hoofd van de interne accountantsdienst
maakt in overleg met de externe ac
countant een controleplan. Dit plan is
mede gebaseerd op het controleplan
van de externe accountant. De interne
accountantsdienst voert ook een ge
deelte van het controleplan van de ex
terne accountant uit. De externe ac
countant moet echter tot een zelfstandig
oordeel komen over de jaarrekening, op
grond waarvan het maatschappelijk
verkeer kan concluderen dat de in de
jaarrekening verstrekte gegevens juist
zijn. Bij het maatschappelijk verkeer
denken we aan commissarissen, aan
deelhouders en de beurs maar ook aan
andere geïnteresseerden in het bedrijf
zoals werknemers, overheid, afnemers
en leveranciers. De externe accountant
heeft dus een andere functie dan de in
terne accountant, maar in de praktijk
wordt gebruik gemaakt van dezelfde
controletechnieken. Tussen de externe
en de interne accountant bestaan ver
regaande afspraken met betrekking tot
de uitvoering van het controleprogram
ma.
Leiding
De interne accountantsdienst is een
staforgaan van de leiding van het be
drijf. „Behalve dat we het cijfermateriaal
controleren, analyseren we ook of be
voegdheden goed gebruikt worden. In
het bijzonder controleren we of de
werkzaamheden die door de leiding aan
anderen zijn overgegeven goed zijn uit
gevoerd. Leiding geven houdt immers
voor een groot deel het delegeren van
initiatief in. Naarmate meer initiatief ge
delegeerd wordt, is bij de leiding de be
hoefte groter om na te gaan of van die
gedelegeerde bevoegdheden een juist
gebruik is gemaakt. Hiervoor is dus ook
weer interne controle noodzakelijk. In
feite doen we niets anders dan afwijkin
gen van de gestelde normen signaleren.
Als alles goed gaat, zijn wij overbodig.
Maar om na te gaan of alles wel naar
behoren loopt, heb je onze dienst weer
nodig." Een accountant is overigens
niet alleen verantwoording schuldig aan
de leiding van het bedrijf waarvoor hij
werkt, vertelt de heer Steneker. „In mijn
functie ben ik tevens verantwoording
schuldig aan het Nederlands Instituut
van Register Accountants. Als ik mijn
werk niet goed uitvoer, kan ik bij dit in
stituut op het matje geroepen worden.
Zo zie je dat de interne accountant op
zijn beurt ook weer gecontroleerd
wordt, zowel door de externe accoun
tant als door bovengenoemd instituut."
Ten slotte wil de heer Steneker nog
graag iets over de hulpverlenende taak
van zijn dienst kwijt. „De interne ac
countantsdienst wil graag behulpzaam
zijn bij iedere vorm van leiding. Iedere
leider heeft immers zijn verantwoorde
lijkheid om te controleren wat er onder
hem gebeurt. Hierbij willen wij graag
helpen."
11
