PAPIER ALS KOSTENFACTOR, AL KOST HET NIETS
Dit klinkt gek, maar het is wel zo. Al zouden we (was het maar
waar) niets hoeven te betalen voor ons papieren gereedschap,
dan nóg kan het veel kosten.
Het kost namelijk bewerkingstijd, arbeidstijd: invullen, doorgeven,
transport, controleren, raadplegen, overnemen, opbergen,
terugzoeken. Telkens als dit onnodig gebeurt, of als dit gebeurt
met slecht gereedschap, dat fouten maken in de hand werkt,
hebben we niet alleen de kostprijs van het papier verspild, maar
ook onnodige kosten veroorzaakt. Want het werkt door in andere
zaken zoals mappen, kasten, archiefruimte, of het veroorzaakt
storingen in de informatiestroom en in de administratieve
produktie.
Twee duidelijke redenen om de papierverspilling te bestrijden
dus:
- een zekere mate van schaarste en dus stijgende prijzen,
- bron van ondoelmatigheid.
Beide factoren dragen bij tot stevige kostenverhogingen.
WAT KUNNEN WE DAAR TEGEN DOEN?
Eigenlijk is het antwoord op de vraag wat we tegen onnodige
kostenverhogingen kunnen doen nogal eenvoudig: ons gezond
verstand gebruiken, iets bewuster met papier omgaan,
verspilling ervan voorkomen.
Misschien kunnen de volgende praktische tips daarbij helpen.
- Maak geen extra kopieën 'in reserve', voor het geval dat ze
misschien wel eens gebruikt zouden kunnen worden. Informatie
veroudert snel.
- Als schriftelijke vastlegging niet is vereist en de afstand niet te
groot is, doe het dan per telefoon af, of verzend een kort
telexbericht.
- Laat van minder belangrijke brieven geen kopieën maken.
- Gebruik afvalpapier, of goedkope kladblocs voor notities of
berekeningen en niet de veel duurdere schrijfblocs.
- Gebruik als dat enigszins mogelijk is, twee kanten van een blad
papier.
- Bekijk alle namen op verzendlijsten eens kritisch en overleg
met betrokkenen of zij nog prijs stellen op de toegezonden
informatie. Als u zelf informatie krijgt die u niet (meer) nodig
hebt, of die op een andere plek ook gemakkelijk te raadplegen
is, meld het dan aan de verzender ervan.
- Maak optimaal gebruik van de genormaliseerde papierformaten.
Gebruik bijvoorbeeld ook genormaliseerde opbergmiddelen.
Het is verspilling een dossier dat uit stukken bestaat van het
formaat A4, op te bergen in een foliomap.
- Berg blanco papier, formulieren, enveloppen netjes op. Vaak
worden ze weggegooid omdat ze onbruikbaar zijn geworden
door slordigheid bij het opbergen.
- Neem niet te veel in voorraad op de afdelingen. Laat liever
regelmatig door het magazijn aanvullen.
- Gebruik voor interne post een interne postenvelop, plak of
hecht de klep niet dicht, dan kunnen anderen hem ook weer
gebruiken.
En speciaal voor typewerk:
- Verdeel de tekst over een blad papier goed en tracht te
voorkomen dat alleen de laatste zin, of de ondertekening, op
een vervolgblad moet komen.
- Maak bij een kleine typefout niet de hele brief of het hele
rapport over.
Deze opsomming is zeker niet volledig en u kunt hem zelf
misschien nog aanvullen.
TOEKOMSTONTWIKKELINGEN
Afgezien van deze papierbesparende tips zijn er structurele
ontwikkelingen die, behalve een versnelling van de informatie
stroom, ook tot doel hebben papier als hulpmiddel in dit proces
een minder belangrijke rol te geven.
Hierbij denken wij bijvoorbeeld aan bepaalde microfilm
toepassingen, in het bijzonder voor computer output, waarbij
rechtstreeks vanuit het computer-geheugen de gegevens op een
filmbeeld worden gezet, in normaal leesbaar schrift, compleet
met eventuele formulierindeling.
Dan is er de mogelijkheid tv-camera's en monitors voor
onderlinge communicatie te gebruiken waarbij geen documenten
behoeven te worden gekopiëerd en verzonden.
Deze ontwikkeling is er ook voor het raadplegen van informatie
die op microfilm is vastgelegd in archieven en documentatie
centra.
Verder de onderzoekingen rondom de schrijf- of tekstautomaten.
Hierbij wordt de getypte tekst eerst op een beeldbuis of display
unit geprojecteerd en daarna pas, als alle fouten en correcties
zijn uitgevoerd, met hoge snelheid via een intern geheugen op
papier afgedrukt; als het moet ook nog via de telefoonlijn over
lange afstanden.
Het is natuurlijk wel zo dat dergelijke hulpmiddelen en methoden
op den duur zullen moeten leiden tot een algemene kosten
besparing.
'Papier hier!' akkoord, we zullen er nooit buiten kunnen, maar we
willen wel een beetje dieet houden!
9
