"Dankzij het initiatief voor de monthly review
meetingen, verloopt onze samenwerking nu
erg prettig."
HNS VISIE 2015
Transparantie
"Procurement HEINEKEN Nederland levert
Finance de tarieven aan van alle goederen die
wij inkopen," legt Manager Procurement HNL
Werner Vogt uit. "Met de prijzen van de goederen
die voor HNS van belang zijn, zoals grondstoffen
en verpakkingsmaterialen, stelt Finance ieder
jaar de HNS transferprice vast. Piet is belangrijk
dat Procurement de prijzen op tijd en nauw
keurig aanlevert. Geven wij prijzen af die niet in
orde zijn, dan factureren we te veel of te weinig
aan onze klanten. Wij streven altijd naar het
laagste kostenniveau en naar transparantie en
betrouwbaarheid naar onze klanten toe."
Business Controller Supply Chain Wouter
Winkels: "Aan het begin van het jaar wordt het
bedrag dat HNS aan verpakkingsmaterialen en
grondstoffen uit denkt te gaan geven, door ons
gebudgetteerd op artikelniveau. Als dat vast
staat, kijken we iedere maand of we de kosten die
we verwachten ook daadwerkelijk uitgeven zoals
gepland. Er gebeurt veel in de markt. Prijzen van
materialen kunnen iedere maand fluctueren
en sommige contracten met leveranciers zijn
variabel. Samen met Procurement analyseren we
aan het einde van iedere maand wat de verschil
len zijn tussen de gebudgetteerde prijzen en de
prijzen die we uiteindelijk hebben betaald."
Uitleggen
Werner: "Schommelingen gedurende het jaar zor
gen er inderdaad voor dat kosten hoger of lager
kunnen uitvallen. Samen moeten we begrijpen
waarom er eventuele verschillen zijn ontstaan bij
bepaalde leveranciers of bepaalde materialen, en
wat daarvan de oorzaak is. Zo kunnen we aan de
business uitleggen waarom het financiële resul
taat is zoals het is, en kunnen we voorspellen hoe
zich dat in de toekomst gaat ontwikkelen."
"Willem de Jonge moet aan West Europa kunnen
uitleggen wat er aan de hand is," vult Wouter
aan. "Het gaat er vooral om goed te snappen
welke route een prijs volgt en wat voor effect dat
op jaarniveau kan hebben. Zien we dat prijzen
voor bijvoorbeeld grondstoffen of verpakkings
materialen enorm omhoog gaan, dan verhogen
we de transferprijs niet direct. We brengen onze
klanten wel op de hoogte dat er volgend jaar iets
gaat veranderen. Daarover wordt heel transpa
rant gecommuniceerd."
Samenwerking
"De samenwerking met Finance verloopt
buitengewoon goed," aldus Werner. "Begin 2012
waren er nog wel strubbelingen en verliep het
vaak met horten en stoten. We begrepen eikaars
processen niet altijd. Finance wilde aan het einde
van de maand precies weten wat er was gebeurd.
Hoeveel is er ingekocht, wat was de prognose,
hoeveel is er uitgegeven, wat was de verwachting
voor de rest van het jaar? Als Inkoop voelden we
ons regelmatig opgejaagd. Dan waren wij weer
drie dagen bezig met graven om de verschillen
te kunnen verklaren. Het gevolg was - eerlijk is
eerlijk - verwijten over en weer. Nadat we onze
gezamenlijke maandelijkse meeting in het leven
hebben geroepen, is het steeds beter gegaan.
Procurement heeft een grote omslag gemaakt
en de rollen zijn nu omgedraaid. Dat ging niet
vanzelf, het hele proces heeft een paar maanden
in beslag genomen. Maar we zijn heel tevreden
over de verbeterde manier waarop we nu werken.
Wij bereiden ons nu beter voor op de meeting
en rapporteren en verklaren de afwijkingen ten
opzichte van het plan. We waarschuwen ook
en geven extra informatie. Onze medewerkers
hebben er een goed gevoel over dat ze nu op de
hoogte zijn van alles wat er speelt. Ze voelen zich
meer eigenaar van hun werk."
Joint effort
"Dankzij het initiatief voor de monthly review
meetingen, verloopt onze samenwerking nu erg
prettig," beaamt Wouter. "Als Finance zijn we
nu beter in staat om de financiële resultaten-
maandelijks te monitoren en aan te geven of
alles volgens plan verloopt of niet. Dankzij de
samenwerking is het planningsproces beter
gestructureerd en zijn er minder afwijkingen op
de plannen. Procurement werkt nu proactiever en
is meer betrokken bij haar eigen proces. Toch zie
ik het vooral als een joint effort, want we hebben
de verbeteringen samen tot stand gebracht. Wij
begrijpen ook beter hoe Procurement naar de
cijfers kijkt en wat zij belangrijk vinden. Samen
weten we nu beter waar we staan en waar we
naartoe gaan. Dat geeft veel minder stress en het
is goed voor de scherpe transferprice die onze
klanten van ons vragen."
Ze hebben een gezamenlijke monitorrol als
het gaat om kostprijseffecten op lange ter
mijn. Procurement (Inkoop) weet alles over de
ontwikkelingen in de markt en de afspraken
die zijn gemaakt met leveranciers, Finance ziet
wat er in de administratie gebeurt en wat de
financiële effecten zijn. Samen managen zij de
verwachtingen met betrekking tot de financiële
resultaten van HNS en de HNS transferprice,
de prijs waartegen wij onze producten kunnen
aanbieden aan onze klanten.
HEINEKEN NEDERLAND SUPPLY |T]
