SLIM: INKOPEN
OP WERELDNIVEAU
INKOOP
Onderdelen voor machines, tonercartridges, blikjes, mout...
Iedere werkmaatschappij van HEINEKEN, waar ook ter wereld,
heeft dit soort spullen nodig. De inkoop hiervan gebeurt dan ook
in toenemende mate wereldwijd. Dat levert direct voordeel op.
NIET ALLEEN GRONDSTOFFEN
NIET EFFICIËNT
INKOOPVOORDEEL
MASTERDATA
Manager Purchasing HEINEKEN, Werner
Vogt, en zijn team hebben er een volle
dagtaak aan. Werner: "HEINEKEN is een grote,
wereldwijde speler die scherp wil concurreren
met de beste producten. Als organisatie let je dan
niet alleen op de productie en verkoop, ook de
inkoop is van belang. Die inkoop organiseren we
steeds meer op wereldwijde schaal. We hebben nu
eenmaal een schaalomvang die we volledig willen
benutten. Door de inkoop mondiaal te organise
ren en zo kortingen te bedingen, besparen we op
onze uitgaven."
In wezen is de inkoop op wereldwijde schaal
al een aantal jaren geleden gestart. Werner:
"Jazeker, maar we beperkten ons lange tijd tot
de producten die met ons kernproduct bier te
maken hebben. Denk aan grondstoffen als mout
en hop. Aan allerlei verpakkingen, zoals flessen,
blik, etiketten en aan de machines die in de
productie nodig zijn. We breiden dit nu uit naar
producten en diensten die niet direct met de
productie te maken hebben, maar wel met onze
organisatie. Voor de hand liggende zaken zijn
energie, leaseauto's, adviesbureaus, reclame
materialen, software et cetera."
Het aantal producten waarvoor de inkoop
centraal werd geregeld, nam op deze manier de
afgelopen jaren enorm toe. Daarbij werd ook de
manier van werken grondig aangepakt. Werner:
"Lange tijd hebben we het zo georganiseerd dat
de werkmaatschappij aan de centrale inkoper
aangaf wat men nodig had aan bijvoorbeeld
glas of blik. De inkoper deed dan namens de
werkmaatschappij de onderhandelingen en
sloot met de leverancier een overeenkomst. Die
overeenkomst moest bij iedere werkmaatschap
pij in het eigen informatiesysteem gezet worden
om de materialen te kunnen bestellen. In wezen
had je wel één overeenkomst, toch had men er bij
iedere werkmaatschappij nog evenveel werk aan.
Niet echt efficiënt! Bovendien bleef de informatie
over de daadwerkelijke bestellingen in al die
lokale informatiesystemen zitten. De wereldwijde
inkoper had geen overzicht. Daarmee laat je een
enorme kans liggen om in te spelen op markt-
veranderingen."
Het besef dat er meer inkoopvoordeel te halen was,
bracht de inkopers op het idee om zaken wezenlijk
anders te organiseren. Besloten werd een centrale
inkoopunit in te richten. Die unit kreeg de naam
HEINEKEN Global Procurement (HGP). Werner:
"Dit levert ons juist heel veel op aan slagkracht en
inkoopvoordeel. Vorig jaar zijn wij als HEINEKEN
Nederland begonnen om de bestaande lokale
contracten van grondstoffen en verpakkingen
om te zetten naar wereldwijde contracten in ons
nieuwe wereldwijde informatiesysteem. De inko
pervan HGP maakt nu in dat systeem één centraal
contract aan. Dat contract komt vervolgens in het
informatiesysteem van de lokale werkmaatschap
pijen te staan. HGP verzamelt vervolgens eenvou
dig de informatie over alles wat is afgenomen.
Een ander groot voordeel is dat we veel van elkaar
leren. We kunnen de inkopen van verschillende
landen met elkaar vergelijken. Waarom bestelt
een brouwerij in Nederland een bepaald onderdeel
vaker dan een vergelijkbare brouwerij in het bui
tenland? We kijken kritischer naar onze uitgaven
en vinden voortdurend nieuwe mogelijkheden
voor kostenbesparingen."
Bovenstaande klinkt eenvoudiger dan het in de
praktijk is. Werner: "We zijn uiteraard één we
reldwijde speler, maar al die werkmaatschappijen
en landen hebben andere tradities en gebruiken.
Wereldwijd inkopen werkt alleen als je allemaal
dezelfde gegevens gebruikt, we noemen dat de
26 HEINEKEN NL magazine download nu de app-versie van hnl magazine