DE AFSTAND
IS GEEN ISSUE
VRAGENVUUR
&A w
Sinds begin september 2013 is gefaseerd een
aantal financiële processen van HEINEKEN Nederland
overgegaan naar HEINEKEN Global Shared Services
(HGSS) in het Poolse Krakau. Vijf vragen aan Transitie
Manager Sabine van Lieshout.
Waarom? Voldeed het huidige systeem niet (meer)? "Er was zeker geen
sprake van disfunctioneren. In Nederland hadden we al een Financial Shared
Services Center, maar bij het nieuwe centrum in Polen worden de transactionele
financiële processen van maar liefst 24 landen ondergebracht. Waaronder
Nederland. Door centralisatie van de werkzaamheden willen we onder andere
meer zicht en controle op de financiële processen realiseren. Daarnaast moet
dit ook leiden tot een grote kwaliteitsverbetering en verlaging van de totale
kosten."
Niet alle processen verhuizen naar Polen. Welke criteria zijn bepalend
geweest? "We hebben ervoor gekozen alleen de 'rule-based' financiële proces
sen over te brengen naar HGSS. Processen waarbij in elke situatie dezelfde
toepasbare regels gelden. Zoals de afwikkeling van leveranciersfacturen, klant-
facturatie, ontvangst en betalingen. Complexere financiële processen die in elke
situatie een andere (specialistische) aanpak vragen, houden we in eigen beheer.
Bijvoorbeeld wanneer er niet (op tijd) betaald wordt en we hiervoor met hulp
van de commerciële organisatie in dialoog met de klant moeten."
Waarom Krakau? "Allereerst vanwege de beschikbaarheid van goed ge
schoolde professionals die hun talen spreken. In Polen zijn veel bedrijven op
het gebied van Shared Services, dus er is veel ervaring en expertise aanwezig.
Een prima basis dus. Daarnaast de geografisch handige ligging en de goede
verhouding in kosten versus kwaliteit."
■rtC::
Is samenwerken met collega's in een ander land niet juist lastiger? "Met de
huidige technologische communicatiemiddelen is afstand geen issue. De taal
zou een barrière kunnen vormen, maar daar wordt in de selectie van mensen
nauwgezet rekening mee gehouden. Er is wel sprake van enig cultuurverschil.
Nederlanders zijn direct, transparant, zeggen wat ze denken. In Polen is dat
anders. Het is onze verantwoordelijkheid goed inde gaten te houden of de
boodschap overkomt en te voorkomen dat men zich onbedoeld beledigd of
aangevallen voelt. De ervaringen met de landen die ons voorgingen zijn overi
gens positief."
Wat kan beter? "Met uitzondering van enkele opstartproblemen is de kwaliteit
goed. We kunnen zeker verbeteringen realiseren in de bestaande processen
die bijdragen aan een hogere efficiëntie en kwaliteit. Het tempo moet omhoog,
maar dat komt met ervaring. Het is cruciaal om in Krakau voldoende gekwalifi
ceerde medewerkers beschikbaar te hebben. Voor de achterblijvende orga
nisatie in Nederland is het een uitdaging ervoor te zorgen dat iedereen met
hernieuwde energie aan de slag is in zijn nieuwe rol na de reorganisatie."
download nu de APP-VERSIE van hnl magazine heineken NL magazine 9
