"Door samen te
bouwen aan het
systeem, hielden
we elkaar scherp"
INFORMATIETECHNOLOGIE
Toen er tien collega's van Retail en IT een jaar geleden bij elkaar
kwamen in de Heineken Experience, wisten zij nog niet dat zij
aan het begin stonden van een spannende samenwerking: het
nieuwe informatiesysteem voor Retail Field Sales van HEINEKEN
én Vrumona. "Een prachtig voorbeeld van hoe leuk het kan zijn
om samen te werken met partijen die gewoonlijk weinig met
elkaar te maken hebben", aldus Bart Bosma.
GEEN KINDERZIEKTES
VAN LAST NAAR LUST
SPANNENDER
DAN JE DENKT
Sinds mei is het in gebruik: het nieuwe Cus
tomer Relationship Management (CRM)-
systeem Dynamics van Microsoft. "In Dynamics
leggen de vertegenwoordigers de gegevens en
afspraken met vierduizend retailers vast", zegt
Gerrit Jan van de Grift, IT-er bij Vrumona. "Van
wie contactpersoon is en hoe de winkels en
schappen eruitzien tot wanneer er promoties
lopen. Het oude administratiesysteem Market-
Maker stamde uit de jaren tachtig en was verou
derd." Er moest dus een nieuw systeem komen.
Business-projectleider Bart Bosma: "Onze busi
ness draait voor een groot deel om de klantrelatie.
En bij het managen van deze klantrelatie wordt
informatietechnologie steeds belangrijker."
Het duurde even om de juiste mensen bij elkaar
te vinden en alle neuzen dezelfde kant op te
krijgen. Bart: "Iedereen had zijn eigen ideeën
en we moesten de overeenkomsten daartussen
zoeken. Gelukkig bleken die er volop te zijn." En
toen lag het plan er ineens: er zou één systeem
komen voor HEINEKEN én Vrumona Retail. Een
hele uitdaging, geeft IT-projectleider Leonie Ham
toe. "Vanuit IT-perspectief is één systeem voor
iedereen het handigst. Maar gebruikers willen
liever een op maat gemaakt programma." Daarom
werd besloten om de gebruikers zoveel mogelijk
te betrekken bij het bouwen van het systeem.
Er werd een speciale projectkamer ingericht bij
Vrumona in het kantoor van Evelien Sanders,
directeur Retail. Gedurende vijf maanden werkte
een team van HEINEKEN- en Vrumona collega's
samen met softwareontwikkelaar Avanade.
Dat de gebruikers zelf steeds betrokken waren,
was de kracht van dit project, vindt Bart. "We
maakten samen de keuzes in hoe het systeem
eruit moest gaan zien. Dat kostte wel veel tijd. De
extra speling van twee weken die we inbouwden,
hadden we ook nodig. Dat had trouwens ook te
maken met het overzetten van alle gegevens van
vierduizend supermarkten."
In oktober 2012 werd begonnen met bouwen,
begin mei 2013 is Dynamics bij Retail gelanceerd.
Binnen de tijd én binnen het budget. De gebrui
kers kregen twee dagen training in de Heineken
Experience. Nu nog is er elke maand een uur 'col
lege' over het systeem. Bart: "Zo leren we steeds
dingen bij en maken we het systeem nog beter.
Zodat iedereen straks zegt: 'Het oude systeem
was een last, het nieuwe is een lust'."
De reacties zijn inderdaad positief. "Het is fijn
werken en het scheelt me een hoop tijd met het
inboeken", meldt Vrumona-vertegenwoordiger
Rijk de Bie. En HEINEKEN-vertegenwoordiger
Ronald van der Waart zegt: "Het is eenduidiger
en overzichtelijker. Sommige details kunnen nog
iets handiger, maar je ziet dat het bij elke update
beter wordt."
Bart kijkt met een goed gevoel op het project
terug. "Leuk is dat Vrumona en HEINEKEN Retail
werkwijzen van elkaar hebben overgenomen.
Door samen te bouwen aan het systeem hielden
we elkaar scherp: waarom doen jullie dat zo, wat
is de beste manier? Dat was een bonus, we zijn er
allebei beter van geworden."
12 heineken NL magazine
