'DECLAREREN MOET BETER'
VRAGENVUUR
Een abonnement op een dagblad of contributiegelden
declareren? Sinds april van dit jaar is dat niet of nauwe
lijks meer mogelijk. We vroegen Karei van Veen, Team-
lead van het HRSSC (HR Shared Services Center), naar
het hoe en waarom.
Waarom moest het declaratiebeleid worden verduidelijkt en aangescherpt?
"Uit een audit van HEINEKEN Nederland eind 2010 was gebleken dat het declaratie
beleid en -proces beter moesten. Er was meer eenduidigheid en discipline nodig. Zaken
mochten op de ene afdeling wel en op de andere niet worden gedeclareerd, en veel
medewerkers spaarden hun declaraties op tot bijvoorbeeld het einde van het jaar.
Daarnaast bleek dat wij niet volledig voldeden aan de fiscale wetgeving."
Wat is er concreet veranderd?
"Alle declaraties moeten nu binnen twee maanden zijn ingediend. De formulieren
dienen volledig en correct te worden ingevuld, en alle betalingsbewijzen moeten
worden bijgevoegd, anders vergoeden wij niet en worden de formulieren terugge
stuurd. In het beleid is duidelijk aangegeven wat wel en wat niet gedeclareerd mag
worden. Uitgangspunten zijn gezond verstand, redelijkheid en transparantie.
Het is bijvoorbeeld niet logisch om een abonnement op je dagblad te decla
reren. Maar ook geschenken op persoonlijke titel vergoedt HEINEKEN
in principe niet. Omdat kennis van de fiscale wetgeving hiervoor van JBÊ
belang is, ligt de verwerking van de declaraties nu bij het HRSSC." V
Is dat niet al te streng?
"Dat valt mee. Ook in de uitvoering prevaleert gezond verstand.
Als iemand duidelijk kunt omschrijven waarom hij of zij geen
bonnetjes heeft - bijvoorbeeld omdat je alleen met muntjes kan
betalen bij grote evenementen - dan betalen we gewoon uit. Dit
doen we ook als iemand niet binnen twee maanden kan declare
ren, omdat hij bijvoorbeeld in het buitenland zit. Het is wel zaak dit
gemotiveerd aan te geven op het declaratieformulier."
Hoe reageren de medewerkers hierop?
"In het begin waren er veel klachten. Het invullen van het formulier is lastig en onjuiste
declaraties sturen we terug. Maar nu gaat het goed: declaraties worden beter inge
vuld en men declareert nu gemiddeld binnen één maand. Het is ook een kwestie van
gewenning."
Al die controles, dat betekent toch veel extra administratief werk?
"Absoluut, want zowel de leidinggevende als het HRSSC controleert iedere declara
tie. Maar je merkt dat de discipline bij medewerkers en leidinggevenden toeneemt.
Uiteindelijk moet de controle volledig bij de leidinggevenden komen te liggen en
zullen wij steekproefsgewijs controleren. Zo kunnen we ons concentreren op de
vraag of onze declaraties voldoen aan de nieuwe fiscale regels, de Werkkosten-
regeling, die bij HEINEKEN uiterlijk 1 januari 2014 wordt ingevoerd."
HEINEKEN NL magazine 17
