Audits op administratieve
bedrijfsprocessen: Als je
vraagt: 'Zou een tijdelijke
kracht dat kunnen doen?
ziet men ineens het veilig
heidsrisico'
Pottenkijkers?
Chantal Gillon
"Je zou kunnen zeggen dat managers dankzij ons beter kunnen
slapen," glimlacht Chantal Gillon, senior auditor van de afdeling
Internal Audit. "We onderzoeken de administratieve bedrijfs
processen. Zijn de risico's afgedekt met controlemaatregelen?
Zo verklein je bijvoorbeeld het risico dat financiële stromen
ongewenst de organisatie verlaten." Jaarlijks neemt de afdeling
een aantal processen onder de loep. Onderzoek wordt verricht
in opdracht van Group Internal Audit die op holdingniveau
opereert, maar ook voor de externe accountants. In 2007 is er
veel aandacht geweest voor het inkoopproces. Binnen Heineken
worden acht verschillende inkoopprocessen onderscheiden.
Variërend van inkoop van grondstoffen tot inkoop van verpak
kingsmaterialen. Die processen worden langs de meetlat van de
afdeling Internal Audit gelegd. "Wij hebben een achtergrond als
auditor. Daardoor zijn we goed thuis in methodieken en proces-
Chantal: "Wij kijken wantrouwig naar het proces. Dat is voor
collega's wel eens lastig. Je vraagt vaak dingen waar ze niet
eerder over hebben nagedacht. Als je aan een manager vraagt
of hij een fictieve leverancier kan invoeren, voelt zo iemand
zich al snel onheus bejegend. Als je het anders formuleert - 'zou
een tijdelijke kracht dat kunnen doen?' - ziet men ineens het
veiligheidsrisico. Ieder proces wordt getoetst aan een zo
genaamd normenkader, een raamwerk met controlemaatrege
len die je mag verwachten. De risico's die we signaleren, krijgen
van ons een rating. Na een onderzoek van een aantal maanden
worden de bevindingen in een rapport aangeboden aan de
betreffende manager, maar ook aan het management- en
directieteam. Er is regelmatig discussie over de hoogte van het
risico. Wij rapporteren onafhankelijk. Als de business het niet
met ons eens is, vermelden we dat in het managementcommen-
taar. Er wordt heel verschillend tegen ons werk aangekeken.
Sommigen vinden ons pottenkijkers. Anderen zijn juist benieuwd
waar zij hun proces nog kunnen verbeteren."
HET OORDEEL VAN MIRANDA BOS:
"Het woord 'audit' valt regelmatig op
onze afdeling. Dat is eigenlijk een klein
deel van de gehele audit binnen Heineken
Brouwerijen. Erg interessant om te lezen
op welke niveaus ook audits worden
gehouden en wat dat betekent."
Heineken nl magazine [17]
stappen. Is er bijvoorbeeld een procedure rondom de invoer
van leveranciers in het systeem? En wordt die ook nageleefd?"
