Telefoneren geeft tal
van problemen
4
Dat het hanteren van de telefoon iets is
wat niet een ieder goed afgaat, maken
wij dagelijks mee. Op het eerste gezicht
lijkt telefoneren erg eenvoudig, maar dat
het meer eist dan spreken en luisteren
alleen, werden wij ons bewust toen wij
een kleurenfilm zagen die was vervaar
digd in opdracht van een Amerikaanse
telefoonmaatschappij. Het was een speel
film die ongeveer 20 minuten duurde en
die speciaal was vervaardigd om de
kijkers te laten zien hoeveel fouten men
maakt wanneer de hoorn van de haak
gaat. Wij weten niet wat dit Technicolor
produkt gekost heeft, maar het moet
een indrukwekkend bedrag zijn.
Wij halen deze film niet aan om te gaan
beschrijven wat er zich in afspeelt, maar
willen er slechts mee aantonen dat één
van de grote maatschappijen in de
wereld zich veel moeite en geld heeft
getroost om het telefoneren te ver
beteren.
Het zal dan ook ongetwijfeld de moeite
lonen om onze eigen telefoonmanieren
eens op de korrel te nemen. Hieronder
laten wij een paar punten volgen die
belangrijk zijn wanneer u met een ander
belt.
HOE HEET U?
Wanneer men begint te spreken, is het
eerste wat men moet doen, zijn naam
noemen. Dit is eigenlijk vanzelfsprekend,
maar het wordt nog vaak vergeten. Zegt
men niet hoe men heet, dan zal degene
aan het andere eind van de lijn de eerste
seconden niet kunnen luisteren naar het
geen u te vertellen heeft, want zijn
hersens zijn druk bezig met zich af te
vragen wie de spreker kan zijn. Een
kwalijke zaak, want het bericht zal dan
maar half overkomen en veel van zijn
effect verliezen tenzij er vragen worden
gesteld door de verraste opgeroepene.
Vertrouw er niet op dat men uw stem
wel kent. Vaak is dat niet zo en al is
het wel het geval dan duurt het toch nog
even voordat men zich realiseert wie
spreekt.
Heel wat mensen vergeten dat hun
naam voor velen een nieuw geluid is.
Zij hebben hun naam duizenden malen
gezegd en het is een sleur geworden,
ook aan de telefoon. Zij raffelen hun
naam af of mompelen binnensmonds.
Dat dit zeer vervelend is voor de
luisteraar behoeft geen betoog. Vooral
als u een korte naam hebt, is het aan te
bevelen om te beginnen met: ,,U spreekt
met Dit vormt dan een soort in
leiding voor de ander, die hierdoor de
tijd krijgt om zich te realiseren dat er
gesproken wordt.
Heeft u iemand die u niet kent aan de
lijn, geef hem dan wat meer informatie
dan alleen uw naam. Noem het bedrijf
waar u werkt en de afdeling. Doe dit
vooral rustig en duidelijk, zodat de
hersenen van de ander de tijd krijgen
om de inlichtingen te verwerken. Bent u
niet goed verstaanbaar, dan gaat de
ander zoeken zoals hierboven beschreven
en uw bericht gaat gedeeltelijk verloren.
WANDELT U WEG?
Het werken met eigen centrales heeft
natuurlijk vele voordelen, maar er zitten
vanzelfsprekend ook nadelen aan. Wij
weten allemaal dat wanneer wij een
nummer hebben aangevraagd, wij niet
moeten weglopen, want dat heeft tot
gevolg dat de opgeroepene onnodig moet
wachten. Wij maken ons allemaal wel
eens schuldig hieraan. Heeft u er erg
veel last van dat u op dit punt vergeet
achtig bent, zet dan een papiertje op uw
draaischijf direct na het aanvragen. In
de meeste gevallen zult u het zien wan
neer u op het punt staat weg te
wandelen.
WORDT U VERGETEN?
U hebt via onze centrale een ander
bedrijf aangevraagd. Daar gaat de tele
foon. U pakt de hoorn op en hoort
niets. Ga dan niet „hallo" brullen,
maar blijf even wachten, want wat is er
gebeurd? Onze centrale kreeg de ver
binding met de centrale van het opge
roepen bedrijf; u werd opgeroepen,
maar u nam niet onmiddellijk de hoorn
op. De telefoniste had echter geen tijd
meer om te Vachten en heeft u even
op de wachtlijn gezet, zodat zij andere
telefoontjes van allemaal zenuwachtige
mensen kan afhandelen. U wordt heus
niet vergeten, want uw lampje flikkert
op haar schakelbord. Bent u weer door
haar uit het niet te voorschijn gehaald,
blijf dan vriendelijk, want het beroep
van telefoniste is zenuwslopend en erg
vermoeiend. Langer dan een paar uur
achter elkaar is het niet vol te houden.
WEG? LAAT HET WETEN
Het helpt het telefoonverkeer bevor
deren om onze telefonistes even een
seintje te geven wanneer u voor langere
tijd weggaat en er niemand is om uw
telefoon aan te nemen. Dat voorkomt
dat zij die van buiten het bedrijf u op
bellen onnodig moeten wachten totdat
zij eindelijk van de telefoniste te horen
krijgen dat u er niet bent.
Vergeet niet te laten weten dat u terug
bent!
U STOORT!
Laten wij eraan denken dat de handige
en onmisbare telefoon een onding is van
het zuiverste water. Op alle mogelijke
tijden komt hij storen. Hij trekt zich
nergens iets van aan. Hij jengelt, rinkelt,
schreeuwt en wij zijn zijn slaaf. Of we
willen of niet, bijna altijd voelen wij ons
gedwongen om de telefoon te beant
woorden. Of wij nu in een bespreking
zitten waar wij onze hersens hard bij
nodig hebben, of wij onder de douche
(zie verder pagina 5)
